Secrétaire / accueil / administratif (H/F)

MJC CHAMONIX; Chamonix-Mont-Blanc; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une association de loisirs à Chamonix-Mont-Blanc recherche un(e) secrétaire pour assurer l'accueil et la gestion administrative. Le poste nécessite des compétences en relations humaines, organisation, et maîtrise des outils informatiques. Contrat CDD de 12 mois, 35 heures par semaine.

Qualifications

• Expériences significatives dans le secteur associatif, de l'accueil et de l'administration.
• Sens de l'organisation et des relations humaines.
• Fortes capacités rédactionnelles et de synthèse.
• Maîtrise de l'outil informatique.
• Aisance auprès du public.
• Méthode, organisation, rigueur, discrétion et confidentialité.

Responsabilités

• Gérer l'accueil pour le public et les adhérents, et fournir des informations.
• Gérer les réservations et plannings.
• Rédiger des compte-rendus de réunions.
• Organiser les commandes de repas en lien avec la direction.
• Suivre les états de présence aux activités.

Connaissances

Accueillir, orienter, renseigner un public

Archiver des dossiers et documents de référence

Assurer la gestion administrative d'une activité

Classer des documents

Définir des besoins en approvisionnement

Gestion administrative du courrier

Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Mettre à jour un dossier, une base de données

Normes rédactionnelles

Renseigner, mettre à jour une documentation technique

Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Techniques de prise de notes

Utiliser les outils numériques

Formation

Bac ou équivalent en secrétariat

Outils

Logiciel d'inscription « Noé »

Description du poste

Offre n° 198MJLC - Secrétaire / accueil / administratif (H/F)

Placé sous l'autorité hiérarchique du directeur, des deux directions adjointes, ce poste de secrétariat - accueil - administratif implique des relations avec les adhérents, les usagers, les salariés permanents des différents secteurs de la MJC ainsi qu'avec le personnel associé à la MJC et tous les services hébergés dans les locaux de la MJC-Maison pour Tous.

OBJECTIFS

• Maintenir un accueil quotidien, dans une qualité et une compétence de relations avec des publics différents.
• Assurer un service d'accueil de qualité pour les habitants, les adhérents, les usagers.
• Maintenir l'espace d'accueil agréable, dynamique, vivant.
• Assurer une meilleure répartition du secrétariat, respecter les modalités administratives telles que votées.
• Tenir la communication quotidienne de la MJC en lien avec le secteur communication (aménagement des espaces, audio, affichages divers et mises à jour...).
• Valoriser les actions et projets de l'association.
• Gérer les espaces, les plannings d'occupation des équipements mis à disposition de l'association et le matériel mis à disposition des adhérents, des techniciens d'activités.
• Enregistrer efficacement les adhésions et inscriptions aux activités, tenir à jour les listes d'attente (ACM, concerts, activités).
• Filtrer les appels selon les niveaux d'importance et tenir à jour le cahier des messages.

MISSIONS PRINCIPALES

• Gérer l'accueil 35 h / semaine : accueil physique et téléphonique du public et des adhérents et usagers : information, orientation, inscriptions, encaissements.
• S'assurer en lien avec la direction, des mises à disposition des salles et des réservations occasionnelles et du planning général d'occupation de la MJC.
• Proposer les mises à jour et suivis quotidiens dont les paramétrages du logiciel d'inscription Noé.
• Tenir la gestion des clés des salles d'activités + mise à jour des fiches individuelles de mise à disposition des clés, ainsi que le paramétrage et le suivi des badges Salto, en lien avec la direction.
• Rédiger les différents compte-rendus des réunions d'équipe.
• Gérer, ouvrir, et trier le courrier : selon protocole institué.
• Enregistrer les différents paiements et transmission à la comptabilité, remise des reçus.
• Suivre les états de présence : fiches suivis par activité, listes des enfants inscrits en ACM, pointages, sous la responsabilité de la direction.
• Organiser et actualiser les informations fonctionnelles vis-à-vis des adhérents sur la vie de la MJC (internet, courrier, via les intervenants d'activités).
• Transmettre les informations aux différents interlocuteurs.
• Participer à la création des supports d'information.
• Gérer les commandes des repas (ACM) en lien avec la direction de la MJC, les équipes des différents centres et avec l'équipe de la cuisine centrale (planning, nombre, réservation, lieux, régime alimentaire) et vérification des factures correspondantes (nombre de repas facturés).
• Elaborer, mettre à jour et archiver des documents communs à l'ensemble de l'équipe.
• S'assurer de la rédaction de courriels fonctionnels en lien avec les adhérents.
• Garantir les règlements intérieurs de l'association en matière de modalités administratives et plus particulièrement de remboursements, une fois validation par la direction.
• Respecte les modalités réglementaires en cours.

PROFIL :

• Expériences significatives dans le secteur associatif, de l'accueil et de l'administration.
• Sens de l'organisation et des relations humaines.
• Fortes capacités rédactionnelles et de synthèse.
• Maîtrise de l'outil informatique.
• Maîtrise du logiciel d'inscription « Noé » ou équivalents.
• Aisance auprès du public.
• Méthode, organisation, rigueur.
• Fait preuve de discrétion et de confidentialité.
• Fait face aux situations stressantes.

CDI de remplacement à temps plein dès à présent au 30 septembre 2026, Groupe C (indice 285) de la Convention Collective « ECLAT ».

Type de contrat : CDD - 12 Mois

Contrat travail Durée du travail 35H/semaine
Travail en journée

Déplacements: Ponctuels

Profil souhaité

• Expérience: 12 Mois Cette expérience est indispensable
• Bac ou équivalent Qualité secrétariat Cette formation est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public Cette compétence est indispensable
• Archiver des dossiers et documents de référence Cette compétence est indispensable
• Assurer la gestion administrative d'une activité Cette compétence est indispensable
• Classer des documents Cette compétence est indispensable
• Définir des besoins en approvisionnement Cette compétence est indispensable
• Gestion administrative du courrier Cette compétence est indispensable
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
• Normes rédactionnelles Cette compétence est indispensable
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique Cette compétence est indispensable
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Cette compétence est indispensable
• Techniques de prise de notes Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Employeur

20 à 49 salariés

Association à but non lucratif.M. Benjamin LEYGONIE

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