Secrétaire à l' INSTITUT de FORMATION en SOINS INFIRMIERS

CHU DE MONTPELLIER; Montpellier; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Le CHU de Montpellier recrute un secrétaire administratif pour l’Institut de Formation en Soins Infirmiers. Le candidat idéal aura une solide expérience en gestion administrative, maîtrisera les outils bureautiques et assurera un accueil de qualité. Ce rôle est vital pour le bon fonctionnement de l’équipe pédagogique et le soutien des étudiants dans leur parcours de formation.

Qualifications

• Expérience équivalente dans un poste similaire requise.
• Connaissance des réglementations liées aux professions paramédicales.
• Capacité à utiliser les outils bureautiques.

Responsabilités

• Accueil des étudiants et gestion des dossiers administratifs.
• Organisation des stages cliniques et mise en œuvre de l'organisation du secrétariat.
• Participation à la démarche qualité au sein de l’IFSI.

Connaissances

Accueillir

Gestion administrative

Communication

Bureautique

Formation

Baccalauréat professionnel

BTS de secrétariat

Description du poste

Dans le cadre institutionnel, les secrétaires de l’IFSI sont chargés de l’accueil, de la gestion administrative des dossiers des étudiants et contribuent à la délivrance de renseignements d’ordre général dans leur domaine de compétence. Ils/elles concourent à l’image de marque de l’IFSI, de l’IFMS, du Centre Hospitalier Universitaire de Montpellier, et du Service Public Hospitalier. Les missions sont réalisées sous la supervision du secrétariat de direction de l’IFSI, en lien hiérarchique avec l’adjointe au directeur chargée de la formation initiale et/ou le directeur.

L’Institut de Formation en Soins Infirmiers forme 190 étudiants par promotion, dans un institut à dimension régionale. L’équipe de l’IFSI se compose de 34 personnes : secrétaires, cadres de santé chargés de formation, coordinatrices pédagogiques et directeur.

Le développement harmonieux du projet pédagogique, visant à former des apprenants futurs professionnels de qualité, repose sur la collaboration, la qualité du travail en équipe, et l’entraide, notamment lors de situations à enjeux comme la sélection, le diplôme, le suivi individuel des étudiants, ou en période de crise sanitaire.

Les responsabilités principales incluent :

1. Accueil physique, téléphonique, et gestion bureautique,
2. Traitement et coordination des opérations et informations administratives des étudiants, de la sélection au Diplôme, en collaboration avec le coordonnateur d’année, les coordinatrices pédagogiques, et, si nécessaire, le cadre de santé chargé du suivi pédagogique,
3. Participation à la permanence du secrétariat et à l’entraide entre différents secrétariats de l’IFMS,
4. Gestion des dossiers étudiants : création, transmission d’informations, classement, archivage,
5. Réalisation de la frappe de documents,
6. Participation à la démarche qualité au sein de l’IFSI,
7. Organisation des stages cliniques en liaison avec la coordinatrice des stages et les responsables de terrains, sous la supervision du directeur adjoint,
8. Mise en œuvre de l’organisation du secrétariat selon les missions définies,
9. Veille professionnelle.

Profil recherché

Le candidat doit :

• Réaliser et développer un accueil de qualité,
• Maîtriser les techniques et procédures du secrétariat,
• Avoir une connaissance globale des textes réglementaires liés aux professions paramédicales, au fonctionnement des instituts, aux droits des étudiants, et à la politique globale d’un établissement public de santé,
• Être capable de travailler en équipe,
• Savoir utiliser les outils bureautiques et s’adapter aux évolutions logicielles,
• Participer aux rencontres institutionnelles et contribuer à la simplification et à la numérisation des processus administratifs,
• Connaître et appliquer les règles de classement et d’archivage,
• Avoir le sens des priorités, faire preuve de dynamisme, de rigueur, d’adaptabilité, être autonome, disponible, responsable, respecter la confidentialité, et être force de propositions.

Les horaires sont de 8h00 à 16h00 avec une permanence d’accueil entre 12h et 14h, en alternance selon un planning. La permanence au secrétariat de la vie étudiante est fermée le mardi matin. La gestion de l’accueil, des mails, et des appels est assurée par la secrétaire de permanence, avec une organisation adaptée en période de vacances ou de télétravail.

Connaissances et évaluations attendues

• Accueil téléphonique : connaissances approfondies,
• Bureautique : connaissances approfondies,
• Classement et archivistique : connaissances approfondies,
• Réglementation de l’IFSI et de l’IFMS : connaissances générales,
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : connaissances opérationnelles,
• Secrétariat : connaissances approfondies,
• Communication et relations interpersonnelles : connaissances opérationnelles.

Le candidat doit être titulaire d’un baccalauréat professionnel, d’un BTS de secrétariat, ou justifier d’une expérience équivalente permettant de maîtriser le cadre de compétence d’une secrétaire d’Institut de Formation Sanitaire.

Description de l'établissement

180 métiers, 1 sens commun.

Rejoignez une communauté de 12 000 professionnels qui font battre le cœur du CHU de Montpellier. Classé parmi les premiers hôpitaux français, le CHU est un acteur leader en soin, recherche, enseignement et formation sur son territoire.

Intégrer nos équipes, c’est évoluer dans un environnement de pointe, et contribuer aux valeurs du service public pour offrir les meilleurs soins à chacun, quelle que soit sa situation.

191 Av. du Doyen Gaston Giraud, 34295 Montpellier, France