SECRETAIRE à l’ECOLE INFIRMIERE 50% H/F

CHU de Limoges; Limoges; Sur place; EUR 20 000 - 30 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un établissement de santé dynamique recherche un(e) secrétaire pour rejoindre son équipe au sein de l'Institut de Formation en Soins Infirmiers. Ce poste polyvalent inclut l'accueil des étudiants, la gestion des communications et l'organisation des dossiers. Vous serez un maillon essentiel dans la coordination des activités de l'institut, en assurant un service de qualité tout en travaillant en étroite collaboration avec d'autres secrétaires. Si vous êtes rigoureux(se), patient(e) et avez un excellent sens de la communication, cette opportunité est faite pour vous !

Qualifications

• Diplôme de secrétaire requis.
• Maîtrise de la communication écrite et orale indispensable.

Responsabilités

• Accueil et information des étudiants et intervenants.
• Gestion du secrétariat de direction et des dossiers étudiants.
• Participation à l'organisation du Diplôme d'État.

Connaissances

Communication écrite et orale

Rigueur

Patience

Travail en équipe

Gestion des dossiers

Formation

Diplôme de secrétaire

Outils

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Description du poste

Le CHU de Limoges a trois missions de service public : les soins, l’enseignement, la recherche et l’innovation. Nos professionnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1 , le CHU Dupuytren 2, l’hôpital de la mère et de l’enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt ) et d’un Centre de biologie et recherche en santé.

Le CHU de Limoges recrute un(e) secrétaire au sein de l’IFSI (Institut de Formation en Soins Infirmiers).

Le / la secrétaire exerce ses activités en collaboration avec les autres secrétaires de l’IFSI. Des responsabilités spécifiques lui sont confiées mais il / elle est en capacité d’effectuer l’ensemble des missions du secrétariat.

Mission d’accueil :

1. Accueil, information des étudiants, intervenants et autre personnel CHU dans les limites de ses compétences
2. Réception et traitement des messages électroniques
3. Réception et traitement des messages téléphoniques

Participation à l’organisation et au fonctionnement de l’institut :

1. Assurer le secrétariat de direction
2. Gestion du site internet (mise à jour régulière des informations et des documents mis en ligne)
3. Gestion et suivi des dossiers des étudiants
4. Participation à la gestion des stages
5. Saisie et mise en forme du courrier, des documents (attestations de présence, convention, convocation, travaux et documents pour les formateurs…)
6. Déclaration des AES et autres accidents
7. Établissement mensuel des états de frais
8. Participation à l’organisation du Diplôme d’Etat (CAC, instances de l’institut, compte-rendu…)
9. Réalisation du rapport d’activités en collaboration avec la responsable
10. Participation aux réunions d’équipe
11. Secrétaire de séance aux instances
12. Classement, archivage des dossiers
13. Participation ponctuelle aux missions des autres écoles et instituts

Sélection :

1. Gestion des dossiers (vérification des documents)
2. Gestion des convocations, des listes d’émargement et de la préparation du concours d’entrée pour une catégorie de professionnels
3. Rédaction de procès-verbaux
4. Saisie du courrier, des résultats
5. Publicité interne et externe aux établissements hospitaliers, publics et privés
6. Saisie du courrier, des conventions, des attestations de présence, des convocations, des programmes
7. Établissement des frais de formation
8. Gestion des archives
9. Classement des documents, des courriers
10. Classement et archivage des dossiers
11. Mise à jour des procédures

Poste à 50% qui pourra évoluer vers un temps plein courant 2025.

Formations – Qualifications (Savoir) :

1. Diplôme de secrétaire

Connaissances particulières (Savoir-faire) :

1. Maîtriser la communication écrite et orale (respect, discrétion, écoute et pondération)
2. Maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe
3. Rigueur et patience
4. Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
5. Rédiger et mettre en forme des notes, documents et rapports
6. Rédiger des courriers
7. Travailler en équipe
8. Utiliser les outils bureautiques

Expériences professionnelles (Savoir-faire) :

1. Maîtrise de l’outil informatique (Word [publipostage], Excel, PowerPoint)

Qualités professionnelles (Savoir-être) :