Secrétaire à dominante PMI F/H(Nouvelle fenêtre)

Département du Val d'Oise; Herblay-sur-Seine; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une administration locale à Herblay-sur-Seine recherche un(e) secrétaire à dominante PMI pour assurer le secrétariat du Chef de service et participer aux activités administratives liées à la protection maternelle et infantile. Le candidat idéal doit avoir une formation en secrétariat et le sens du service public, avec des compétences en organisation et communication. Ce poste implique également une gestion logistique et administrative des dossiers au sein d'une équipe dynamique.

Qualifications

• Capacité à planifier et organiser les activités du service.
• Aptitude à prendre des notes et rédiger des comptes rendus.
• Capacité à gérer des dossiers administratifs et le courrier.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat du médecin chef de service.
• Accueillir et orienter le public et les partenaires.
• Gérer la logistique du service PMI.

Connaissances

Planification et organisation

Communication

Gestion administrative

Utilisation de suite bureautique

Écoute active

Sens du service public

Travail en équipe

Formation

Formation de niveau IV en secrétariat

Description du poste

Contexte

TDAS HERBLAY-SUR-SEINE

Le secrétaire à dominante PMI assure le secrétariat du Médecin Chef de Service Territorialisé, de la Cadre de santé et de la Responsable d’Equipe Administrative, dans la mise en œuvre des activités départementales en matière de Protection Maternelle et Infantile. Elle participe aux activités administratives transversales du TDAS sous l'autorité hiérarchique du Responsable de Territoire.

Mission

- Accueil physique et téléphonique, renseignement, orientation des publics et partenaires

- Assure le secrétariat du médecin Chef de service territorialisé et de la Responsable d’équipe administrative

- Assiste les professionnels de l’équipe : organisation de leurs activités, plannings, rendez-vous, lien avec les partenaires

- Gestion du courrier PMI

- Retranscription, mise en forme, impression, envoi des courriers, comptes rendus, rapports médico-sociaux et documents spécifiques (tableaux de bord, statistiques, bilan…)

- Organisation, préparation, suivi des réunions et participation (réunions d'assistantes maternelles, réunions d'équipe PMI, réunions partenariales…)

- Gestion et suivi administratif des dossiers en collaboration avec la Cadre de santé :

- Agrément et renouvellement
- Formation des assistants maternels et familiaux
- Archivage

- Participation aux réunions d’équipe de secrétariat animées par le responsable du TDAS

- Gestion administrative des dossiers RH du personnel PMI

- Gestion et suivi administratif de la logistique du service PMI

- Gestion de la boîte mail générique du service PMI

- Participation à la continuité du service public

Activités Spécifiques

- Travail en binôme avec la secrétaire à dominante ASE et/ou l’Assistante de Territoire et assure l’intérim en cas d’absence

- Enfance, Vulnérabilité, Hébergement d’urgence, RH

Profil

- Planifier et organiser l'activité du service
- Organiser l'agenda et fixer des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
- Prendre des notes et rédiger un compte rendu
- Enregistrer, classer, archiver des documents
- Préparer et contrôler l'exécution d'un budget
- Utiliser une suite bureautique pour réaliser des documents courants
- Se présenter et s'exprimer convenablement
- Écouter un interlocuteur, reformuler une demande
- Recevoir, filtrer et orienter des appels téléphoniques
- Être disponible
- Avoir le sens du service public
- Avoir le sens du travail en équipe dans le cadre de la désectorisation
- Avoir la capacité d'écoute et de communication en lien avec le cadre
- Capacité d'écoute, savoir faire face à un public parfois difficile et violent

Connaissances

- Connaître les dispositifs médico-sociaux
- Connaître les procédures liées aux agréments des Assistants maternels et familiaux
- Connaître les principes du service public et les orientations du Département

Spécificités

- Formation de niveau IV en secrétariat
- Expériences professionnelles souhaitées : intérêt pour l'intervention sociale et aimer le contact avec le public