Secrétaire

Palumbo SY Refit Marseille, chantier naval spécialisé dans la réparation de superyachts, recrute !

Nous recherchons un/e secrétaire pour renforcer la coordination entre nos services internes et assurer la gestion administrative des infrastructures du chantier.

Si vous êtes à l’aise dans des environnements dynamiques, appréciez les missions transverses et souhaitez évoluer dans l’univers exigeant du nautisme haut de gamme, rejoignez-nous.

Responsabilités

Secrétaire générale : Fournir un soutien administratif général, tel que répondre aux questions des employés, gérer les réservations et les rendez-vous, et effectuer d'autres tâches de routine pour assurer le bon fonctionnement du bureau, sous la responsabilité de notre responsable administration et de notre directeur de site.

1. Gestion des communications d'entreprise

Gestion des appels téléphoniques et de la correspondance : Répondre aux appels téléphoniques, gérer les e-mails et le courrier entrant, et acheminer les communications aux départements concernés.

2. Gestion des documents et de l'archivage d'entreprise

1. Archivage et organisation des documents : Gérer l'archivage et l'organisation des documents d'entreprise, y compris les contrats, les rapports et la correspondance, pour assurer un accès facile et la récupération des informations.
2. Préparation de documents et présentations : Préparer des documents d'entreprise, des rapports, des présentations et d'autres matériaux nécessaires pour les réunions, les événements ou les communications internes.

3. Gestion de la réception du client

Accueil du client et des visiteurs pour réunion pendant les horaires d'ouverture du chantier. Service de rafraîchissement. Nettoyage des verres de la salle de réunion.

4. Gestion des salles de réunions d'entreprise et communs

Gestion des fournitures des salles de réunions et de l'état de propreté des locaux. Réapprovisionnement des consommables du coin café.

5. Gestion des fournitures et des ressources d'entreprise

Gestion des fournitures de bureau : Surveiller et gérer les stocks de fournitures de bureau, y compris le papier, les cartouches d'encre pour imprimantes, les articles de papeterie et autres matériaux nécessaires.

6. Organisation et gestion des pratiques liées aux véhicules d'entreprise

Tenir à jour une documentation précise sur les véhicules d'entreprise, y compris les registres de maintenance, les cartes carburant et les documents d'assurance. Vérifier les échéances et informer les utilisateurs et l'administration. Gestion des badges des véhicules sur site Verizone.

7. Gestion financière et administrative d'entreprise

Traitement des dépenses : Aider à la gestion des dépenses des employés, y compris la vérification et le traitement des notes de frais et la tenue de registres précis.

Qualifications :

1. Anglais requis (clientèle étrangère)
2. Une expérience en tant que secrétaire ou assistant(e) de direction est un plus
3. Gestion des documents, organisation de réunions et logistique.
4. Excellente communication orale et écrite (français, anglais requis).
5. Gestion des stocks, des fournitures et des véhicules d’entreprise.
6. Traitement des dépenses et gestion des notes de frais.
7. Maîtrise des outils bureautiques (Google Drive, Word, Excel, PowerPoint).

Qualités personnelles :

1. Ponctualité
2. Rigueur
3. Sens de l'organisation
4. Polyvalence
5. Sens du service
6. Discrétion

Si vous êtes motivé(e) par ce poste et souhaitez évoluer dans un environnement stimulant, envoyez-nous votre candidature ! Leslie est à votre disposition pour toute question et pour vous accompagner dans votre processus de recrutement.

concierge.marseille@palumbosy.com

0625098642