Secrétaire

SECRETAIRE - CDD

MISSION PRINCIPALE

La Secrétaire assiste la Direction sous la responsabilité de l’Assistante de Direction afin de contribuer à la bonne organisation administrative de l’entreprise. Elle facilite la transmission des informations, assure un soutien logistique et participe à la gestion des tâches administratives courantes.

Activités du poste

Sous la responsabilité de l’Assistante de Direction, la Secrétaire assure un appui administratif quotidien à la Direction. Elle participe à la gestion de l’agenda, à la communication interne et externe, ainsi qu’à la coordination logistique des activités de l’entreprise.

TACHES

• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques
• Gérer l’agenda de la Direction et organiser les rendez-vous
• Préparer et mettre en forme les courriers, notes et documents administratifs
• Assurer le classement, l’archivage et la gestion documentaire
• Organiser les déplacements professionnels et les réunions
• Participer à la rédaction de comptes rendus
• Suivre les commandes de fournitures et le lien avec les prestataires
• Assurer la circulation des informations entre la Direction et les services
• Appuyer ponctuellement l’Assistante de Direction dans certaines tâches spécifiques
• Gérer la flotte de véhicules de société : suivi des contrats, entretiens, assurances
• Prendre en charge l’organisation des repas de la Direction (commandes)
• Suivi de la validité des documents officiels des Dirigeants (CNI, Passeports, Diplômes) et constitutions du dossier de renouvellement
• Mettre à jour et gérer les badges d’accès et le livret d’accueil
• Effectuer les états des lieux des appartements et gérer les vestiaires.

Compétences requises

• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
• Bonne expression écrite et orale en français. L’anglais est un plus.
• Connaissance des techniques de secrétariat et d’organisation administrative.
• Rigueur, fiabilité, sens de la confidentialité.
• Organisation, gestion des priorités et autonomie.
• Capacité d’adaptation, discrétion et diplomatie.
• Bon relationnel, esprit d’équipe, sens du service.

Spécificités et conditions d’exercice du poste

• Expérience exigée de minimum 2 ans sur un poste similaire.
• Une expérience en environnement PME ou dans un secteur technique est appréciée.
• Contrat : CDD (immédiat – septembre)
• Durée hebdomadaire : 35 heures
• Horaires : Du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00
• Lieu : JJGK AERO, Istres
• Disponibilité ponctuelle en cas de pics d’activité.
• Le début de la journée de travail s’entend au poste de travail.