Secrétaire

JJGK AERO SAS; Istres; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise aéronautique recherche une secrétaire pour assister la Direction à Istres. Le poste implique la gestion de l'agenda, l'organisation des réunions et le support logistique. Le candidat idéal doit avoir au moins 2 ans d'expérience en secrétariat et une bonne maîtrise des outils bureautiques. Des compétences d'organisation et un bon relationnel sont essentiels. Le contrat est en CDI, 35 heures par semaine.

Qualifications

• Expérience d’au moins 2 ans sur un poste similaire.
• Expérience en environnement PME ou technique appréciée.

Responsabilités

• Assister la Direction dans l'organisation administrative.
• Gérer les rendez-vous et l'agenda de la Direction.
• Préparer et mettre en forme les documents administratifs.
• Organiser les déplacements professionnels et réunions.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Bonne expression écrite et orale en français

Connaissance des techniques de secrétariat

Organisation et gestion des priorités

Capacité d’adaptation

Bon relationnel et esprit d’équipe

Description du poste

MISSION PRINCIPALE

La Secrétaire assiste la Direction sous la responsabilité de l’Assistante de Direction afin de contribuer à la bonne organisation administrative de l’entreprise. Elle facilite la transmission des informations, assure un soutien logistique et participe à la gestion des tâches administratives courantes.

Activités du poste

Sous la responsabilité de l’Assistante de Direction, la Secrétaire assure un appui administratif quotidien à la Direction. Elle participe à la gestion de l’agenda, à la communication interne et externe, ainsi qu’à la coordination logistique des activités de l’entreprise.

TACHES

• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques
• Gérer l’agenda de la Direction et organiser les rendez-vous
• Préparer et mettre en forme les courriers, notes et documents administratifs
• Assurer le classement, l’archivage et la gestion documentaire
• Organiser les déplacements professionnels et les réunions
• Participer à la rédaction de comptes rendus
• Suivre les commandes de fournitures et le lien avec les prestataires
• Assurer la circulation des informations entre la Direction et les services
• Appuyer ponctuellement l’Assistante de Direction dans certaines tâches spécifiques
• Gérer la flotte de véhicules de société : suivi des contrats, entretiens, assurances
• Prendre en charge l’organisation des repas de la Direction (commandes)
• Suivi de la validité des documents officiels des Dirigeants (CNI, Passeports, Diplômes) et constitutions du dossier de renouvellement
• Mettre à jour et gérer les badges d’accès et le livret d’accueil
• Effectuer les états des lieux des appartements et gérer les vestiaires.

Compétences requises

Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

Bonne expression écrite et orale en français. L’anglais est un plus.

Connaissance des techniques de secrétariat et d’organisation administrative.

Rigueur, fiabilité, sens de la confidentialité.

Organisation, gestion des priorités et autonomie.

Capacité d’adaptation, discrétion et diplomatie.

Bon relationnel, esprit d’équipe, sens du service

Spécificités et conditions d’exercice du poste

Expérience exigée de minimum 2 ans sur un poste similaire.

Une expérience en environnement PME ou dans un secteur technique est appréciée.

Contrat : CDI

Durée hebdomadaire : 35 heures

Horaires : Du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00

Lieu : JJGK AERO, Istres

Disponibilité ponctuelle en cas de pics d’activité.

Le début de la journée de travail s’entend au poste de travail.