Secrétaire

Association Addictions France; Caen; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une organisation dédiée à la prévention des addictions recherche un(e) secrétaire de prévention formation pour travailler à Rouen ou Caen. Vous aurez un rôle clé dans l'accueil du public, la gestion administrative et le support aux formations. Le candidat idéal possède un Bac pro secrétariat ou un BTS, ainsi que des compétences en Excel. Ce poste à temps partiel offre une expérience enrichissante dans un environnement dynamique.

Qualifications

• Expérience dans un poste administratif avec des responsabilités en accueil.
• Compétence dans le traitement des données à l'aide d'Excel.
• Connaissance des normes de certification Qualiopi.

Responsabilités

• Accueillir et orienter tout public par téléphone et mail.
• Réaliser les conventions et saisir des données dans un logiciel spécialisé.
• Gérer les dossiers administratifs des formations.

Connaissances

Maîtrise d'Excel

Communication

Organisation

Formation

Bac pro secrétariat ou BTS

Description du poste

Overview

Nous recherchons une secrétaire de prévention formation, basée à Rouen ou Caen. La secrétaire de prévention formation travaille en lien avec la directrice de prévention formation, sa supérieure hiérarchique.

Responsabilités

• accueil téléphonique et par mail: accueillir et orienter tout public; assurer le premier contact entre le service et l’extérieur; filtrer ou transmettre les communications téléphoniques et les mails; saisir et présenter des documents (courriers, mails ou rapports) à l’aide des outils informatiques et en particulier du traitement de texte; dépouiller, trier, transmettre et classer le courrier/mail; organiser les déplacements et les rendez-vous de tout ou partie des membres de l’équipe; tenue d’un espace documentaire sur SharePoint.

• administratif prévention: réaliser les conventions et les saisies dans le logiciel dédié; participer à l’élaboration du projet d’activité; maîtriser Excel en vue d’extraire les données utiles à l’analyse de l’activité de prévention.

• administratif formation: relayer les demandes, envoyer les convocations et les factures, suivre le dossier administratif des formations dans le respect des règles de la certification Qualiopi en appui du logiciel dédié.

• institutionnel: participer à des évènements organisés par l’établissement: assemblée plénière dans le cadre de la vie associative, actions de prévention, journée porte ouverte…

Qualifications

• Bac pro secrétariat ou BTS
• Secteur: prévention- formation

Type d’emploi

Temps partiel 80%