SecrÃtaire de direction - IME - 2149 H/F

ARSEA - IME-SESSAD PAYS DE COLMAR; Colmar; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

9 congés trimestriels supplémentaires

CSE sorties et avantages

Indemnité kilométrique vélo jusqu’à €

Convention 66

Prime SEGUR

Repas sur site

Mercredi après‑midi libre

Congés scolaires

Job summary

ARSEA - IME-SESSAD Pays de Colmar recherche un(e) secrétaire de direction en CDI à temps plein pour le site des Artisans à Colmar. Vous coordonnez l’administration, suivez les dossiers et diffusez l’information en lien avec la Direction Générale.

Vous assurez les échanges internes et externes, préparez les dossiers et organisez les événements tout en soutenant la direction dans la prise de décision. BTS exigé, rigueur, discrétion et excellentes capacités rédactionnelles.

Qualifications

• Diplôme demandé : BTS assistant de direction, assistant manager, assistant gestion.
• Sens des responsabilités et engagement envers la qualité.
• Organisation, méthode et rigueur, et souci d'amélioration continue.
• Capacité à hiérarchiser l'information et à la transmettre de manière pertinente.
• Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse, confidentialité respectée.

Responsibilities

• Organiser et gérer les activités administratives : planifier, rédiger et suivre les dossiers, diffuser l'information et assurer leur fiabilité.
• Faciliter la communication interne et externe et assurer le traitement du courrier.
• Assister la direction du site pour optimiser l'activité et soutenir la prise de décision.

Skills

Sens des responsabilités

Organisation et rigueur

Capacité à hiérarchiser l'information

Rédaction et synthèse

Maîtrise bureautique

Discrétion

Relationnel et diplomatie

Education

BTS assistant de direction

Assistant de gestion

Assistant manager

Tools

CEGID

MS Office

Outils collaboratifs

Job description

Secrétaire de direction - IME - 2149 H/F

L?ARSEA (60 structures, 1 600 salariés répartis sur 4 départements 67, 68, 57 et 88) est une association ?uvrant dans les trois champs de la protection de l?enfance, du handicap et de l?insertion et du développement social.Les valeurs de responsabilité, de bienveillance et de compétences sont intrinsèques à notre organisation, notre management, notre recrutement, notre politique de parcours salarié, l?animation de nos équipes et l?accompagnement de nos bénéficiaires.

Le poste

L?ARSEA fédère plus de 1600 professionnels qui accompagnent au quotidien plus de 20000 personnes.

A Colmar, l?IME-SESSAD regroupe 5 sites (Site Catherinettes, site Artisans, SESSAD, dispositif d?autorégulation et UEMA). 130 professionnels (éducateurs, thérapeutes, enseignants, personnels administratifs, personnels des services généraux, équipe de direction) accompagnent environ 220 enfants et jeunes (jusqu?à 25 ans) présentant une déficience intellectuelle et/ou un trouble du spectre autistique.

L?IME SESSAD du Pays de Colmar vise à la réalisation pour chacun des jeunes, d?un projet personnalisé en adéquation avec ses possibilités, ses compétences, ses envies, et en étroits liens avec ses proches et les professionnels qui l?accompagnent à l?extérieur.

L?équipe administrative de l?IME-SESSAD est composée de 2 responsables administratif et gestion (dont un en responsabilité de l?équipe), 3 secrétaires de direction et une secrétaire.

Nous recherchons dans le cadre d?un remplacement pour départ à la retraite un secrétaire de direction en CDI à temps plein pour le site des Artisans, qui accompagne environ 70 jeunes de 14 à 25 ans présentant une déficience intellectuelle avec troubles associés (TSA...) et qui comprend environ 35 salariés.

Votre quotidien à nos côtés :

1. Organiser et gérer les activités administratives :
   • prioriser et planifier les activités du secrétariat,
   • rédiger, mettre en forme des documents,
   • garantir la mise à jour et le suivi des dossiers,
   • produire, organiser et diffuser l'information de documents en garantissant leur fiabilité,
   • travailler en lien avec les services de la Direction Générale,
   • renseigner et transmettre la facturation aux financeurs,
   • initier les améliorations de l'organisation du service,
   • faire évoluer et/ou élaborer des procédures et les mettre en ?uvre.
2. Faciliter la communication interne et externe :
   • accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur,
   • veiller au suivi des informations stratégiques,
   • communiquer et rechercher les informations liées à l?activité auprès des services de la Direction Générale,
   • garantir la réception et la transmission des informations aux différents interlocuteurs concernés,
   • assurer le traitement du courrier.
3. Assister la direction du site afin d'optimiser la gestion de son activité et faciliter sa prise de décision :
   • rechercher et communiquer les informations en lien avec l?activité,
   • préparer et constituer les dossiers en structurant leur réalisation selon les contraintes et les priorités,
   • être force de proposition dans le traitement des dossiers et assurer le suivi de la décision,
   • veiller au respect des échéances,
   • assister la direction en coordonnant et préparant ses activités quotidiennes,
   • organiser la logistique d?un événement, sa communication dans le cadre du budget alloué.

Les avantages à nous rejoindre :

• 9 congés trimestriels supplémentaires par an
• CSE ? sorties, réduction, cartes cadeaux/vacances
• Indemnité kilométrique vélo jusqu?à 400? par an
• Convention 66
• Prime SEGUR (238? bruts mensuels)
• Repas payant possible sur site
• Mercredi après-midi libre
• Congés fixes sur vacances scolaires

Le profil :

Diplôme demandé : BTS assistant de direction, assistant manager, assistant gestion...Le candidat présentera :Sens des responsabilitésOrganisation, méthode et rigueur (attachement prononcé pour la qualité et engagé dans une démarche d?amélioration continue)Capacité à hiérarchiser l'information et à la transmettre de manière pertinente en assurant un reporting à sa hiérarchie et aux cadres du siteBonnes capacités rédactionnelles et de synthèseMaitrise de l?outil informatique, logiciels bureautiques courants et si possible du progiciel CEGIDiscrétion, respect de la confidentialitéCapacités relationnelles et sens de la diplomatie affirmés