SEC-GEN Secrétaire - assistant de direction H/F

Ministère - Ministère de l'Économie; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Un poste de Secrétaire - assistant de direction est ouvert au ministère de l'Économie à Paris. Vous aurez un rôle clé dans la gestion administrative, incluant l'organisation des réunions et la coordination des activités. Recherchez un candidat sérieux, autonome et proactif, disposant d'un bon sens relationnel et des compétences en bureautique.

Qualifications

• Expérience d'assistant.e avec gestion de plusieurs tâches.
• Compétences en communication orale et écrite.
• Autonomie et proactivité exigées.

Responsabilités

• Coordination et préparation des documents.
• Organisation des informations internes et externes.
• Rédaction de supports de communication interne.

Connaissances

Bureautique

Communication

Organisation

Discrétion

Relationnel

Formation

Niveau 4 Baccalauréat

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex. : Chargé(e) de contrôle interne)

SEC-GEN Secrétaire - assistant de direction H/F

Description du poste

Domaine et métier

Relation à l'usager - Secrétaire

Intitulé du poste

SEC-GEN Secrétaire - assistant de direction H/F

Sans objet

Fonction publique de l'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Statut du poste

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Descriptif de l'employeur

« Au ministère de l’économie et des finances, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable »

Le service de l’immobilier et de l'environnement professionnel (SIEP) est chargé de l'immobilier et du fonctionnement des services (logistique, mobilités, archivage, documentation, intendance...).

Sur l'immobilier, la sous-direction de l'immobilier est chargée de concevoir la politique immobilière sur le périmètre des ministères économiques et financiers, en liaison avec les directions et services. Il apporte l’expertise nécessaire à une gestion efficiente du patrimoine immobilier des directions et services, et peut assurer pour eux la maîtrise d’ouvrage et la conduite d’opérations. Il assure pour l'administration centrale les fonctions de pilotage et de support, recouvrant notamment l’entretien, l’exploitation et la maintenance des bâtiments et des équipements ainsi que la gestion des services liés aux bâtiments

La sous-direction de l'immobilier dont son bureau immobilier et maîtrise d'ouvrage (BIMO) est particulièrement engagée dans les défis actuels de la politique immobilière de l'État dont la transition écologique du parc immobilier ministériel et l'adaptation des bâtiment et espaces de travail et du cadre de vie des agents aux nouveaux usages et besoins. Il est composé de six antennes immobilières réparties sur le territoire métropolitain et du siège basé à Paris.

Descriptif de l'employeur (suite)

Le Bureau Immobilier Maitrise d'Ouvrage (BIMO) d'un effectif de 83 personnes est composé d’un pôle coordination et pilotage de projets (PCPP) et d'un pôle méthode, qualité et synthèse (PMQS) situé au siège à Paris et de six antennes: Lyon (Antenne Alpes Centre-Est), Marseille (Antenne Méditerranée Grand-Sud), Nantes (Atlantique Grand-Ouest), Noisy-le-Grand (Antenne Nord-Ouest IdF), Strasbourg (Antenne Nord-Est) et Toulouse (Grand Sud-Ouest).

Le bureau est certifié ISO 9001 depuis 2001 et ISO 50001 management de l'énergie depuis 2025

Le bureau effectue des expertises immobilières d'ordre technique, économique, juridique ou architectural et conduit des opérations en tant que maître d'ouvrage mandaté ou comme assistant à maître d'ouvrage. Il intervient au profit des bénéficiaires du ministères (DFGIP, DGDDI, INSEE, ...) sur les territoires métropolitains et ultra-marins. Il intervient également au profit d'entités interministérielles en lien avec la DIE et l'administration territoriale (Préfets, PRIE).

Description du poste

Rattaché.e hiérarchiquement au chef de bureau et son adjointe, en support aux 6 chefs d'antenne et 2 responsables de pôle, vous assurez l’optimisation de la gestion de leurs activités.

Les missions d’assistance générale, sans être limitatives, concernent :
- la coordination, préparation et mise en forme des présentations et documents ;
- la contribution à la circulation d'informations entre les différents acteurs : antennes, collègues, pairs au sein du bureau, des autres bureaux et de la sous-direction ;
- l'organisation et la coordination des informations internes et externes liées au fonctionnement du bureau ;
- En lien avec le chef du bureau, son adjointe et le chef du pôle MSQ, la contribution à l'activité de reporting du bureau en consolidant et mettant en forme des tableaux de bord de suivi d'activité / statistiques ;
- le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, réunions de bureau élargies,etc.) ;
- la rédaction de supports de communication interne (rapport, compte rendu, note, etc.) ;
- la gestion de fournitures à l'échelle du bureau et la supervision des commandes;
- l'envoi des questionnaires satisfaction des clients dans le cadre des certifications ISO 9 001 et ISO 50 001 des activités du bureau en lien avec la responsable qualité ;
- le pilotage et la supervision de l'intranet du bureau - BIMOBOX ;
- la préparation et l'organisation de différentes réunions ;
- l'organisation du planning et des différents déplacements professionnels ;
- la gestion administrative du courrier sur le logiciel E-PARAF (suivi du courrier arrivée et départ) et la supervision de ce dernier en tant que référente à l'échelle du bureau;
- la réception d'appels téléphoniques, la gestion des agendas du chef du bureau et de son adjointe ;
- l'harmonisation des courriers et notes en fonction de la charte graphique ;
- l'organisation du classement et de l'archivage des dossiers ;
- le renseignement des interlocuteurs et relayer en tant que de besoin ;
- la gestion des déplacements à l'échelle du bureau en lien avec le bureau prestations et service, la supervision de la cohérence de ces derniers par rapport à la charte ministérielle
- référent (e ) des formations interne au bureau
- animation du réseau des assistants (e) au sein du bureau

Conditions d'exercice particulières

Organisation du travail souple avec télétravail possible pouvant aller jusqu'à 2 j. / semaine.

Poste basé à Bercy dans un environnement en Flex-office.

Permis B exigé.

Des déplacements sont possibles dans les antennes immobilières.

Maitrise des outils de bureautique classiques mais également des outils spécifiques tels que SOLON (publication des actes officiels), SILOG (suivi des frais de représentation), E-PARAF (gestion dématérialisée des courriers)

Description du profil recherché

Autonome et proactif, vous disposez d'une bonne communication orale et écrite, et d'un sens aiguisé du relationnel.

Il est également attendu un tempérament innovant et force de proposition, associé à la fiabilité, la rigueur et l'efficacité.

Une expérience d'assistant.e ou une expérience professionnelle nécessitant la gestion de plusieurs tâches simultanées dans un contexte contraint est requise.

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
• SAVOIR-FAIRE - Communiquer
• SAVOIR-FAIRE - Rechercher des données, des informations
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en réseau
• SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
• SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
• SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
• SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialisation

Formations générales

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Anglais (Intermédiaire ou de suivi)

Informations complémentaires

Fondement juridique du recrutement

Art. L332-2, 2° du code général de la fonction publique

Télétravail possible

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

120 rue de bercy 75012 Paris

Renseignements et contact - Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l'application

Date de vacance de l'emploi

Personne ou service à contacter pour obtenir plus d'informations sur l'offre

Informations générales

Référence

2025-23602

Date de début de publication

14/05/2025

Date limite d'envoi des candidatures

Documents requis pour postuler

INFORMATIONS IMPORTANTES A L'ATTENTION DES CANDIDATS : Seules les candidatures déposées via l'outil dédié PASSERELLES seront étudiées par les recruteurs. En conséquence, les candidatures transmises par courriel ne seront pas traitées.Merci de joindre un CV détaillé ainsi qu'une lettre de motivation reprenant la référence de l'offre et l'intitulé exact du poste proposé.

Directions et Services

Service de l'immobilier et de l'environnement professionnel (SIEP)

• Association touristique, sportive et culturelle des administrations financières (ATSCAF)
• Association touristique, sportive et culturelle des administrations financières (ATSCAF)