SEC-GEN : Chargé(e) / Secrétaire administratif - assistant du chef d'antenne H/F

Ministère - Ministère de l'Économie; Provence-Alpes-Côte d'Azur; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Le ministère de l'Économie recherche un(e) chargé(e) administratif(ve) pour assister le chef d'antenne. Ce poste implique des missions variées allant de la gestion logistique à l'assistance dans les processus administratifs. Le candidat idéal doit posséder des compétences organisationnelles solides et une aisance relationnelle, avec un niveau d'études minimum de Baccalauréat.

Prestations

Télétravail possible jusqu'à 2 jours par semaine

Déplacements ponctuels à envisager

Qualifications

• Profil polyvalent avec capacités d'organisation et d'adaptabilité.
• Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe.
• Expérience confirmée dans un rôle administratif.

Responsabilités

• Assistance générale au chef d'antenne.
• Gestion logistique et administrative de l'antenne.
• Suivi des processus de maîtrise d'ouvrage.

Connaissances

Bureautique et outils collaboratifs

Contrôle, audit et évaluation

Hygiène, sécurité et conditions de travail

Communication

Mise en œuvre de règles et procédures

Recherche d'informations

Travail en réseau

Aisance relationnelle

Réactivité

Sens de l'organisation

Formation

Niveau 4 Baccalauréat

Description du poste

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Mots clés (ex. : Chargé(e) de contrôle interne)

Approvisionneuse / Approvisionneur expert - Gestionnaire des contrats et marchés publics (2)

Acheteuse / Acheteur travaux, immobilier, énergies (1)

Juriste marchés publics (2)

Acheteuse / Acheteur informatique (IT, Telecom, PII) (1)

Responsable achats - marchés publics (1)

Affaires juridiques (33) Affaires juridiques (33) Assistante / Assistant juridique (2) Chargée / Chargé du contentieux (1) Conseillère / Conseiller juridique (1) Consultante / Consultant juridique (11) Juriste spécialisée / spécialisé (6) Rédactrice / Rédacteur du contentieux (1) Rédactrice / Rédacteur juridique (4) Responsable des affaires juridiques (7)

Chargée / Chargé de travaux et d'exploitation des bâtiments (1)

Chargée / Chargé de maintenance générale des bâtiments (1)

Cheffe / Chef d'unité bâtiment - construction (1)

Ingénieur travaux et patrimoine immobilier (1)

Responsable éditoriale / éditorial (2)

Chargée / Chargé de communication (8)

Chargée / Chargé de l'administration des ventes (1)

Chargée / Chargé de mécénat et des partenariats (1)

Chargée / Chargé de veille média (2)

Responsable de la communication (3)

Défense (5) Défense (5) Chargée / Chargé du guidage d'aéronef (3) Opératrice / Opérateur de surveillance aérienne (2)

Direction et pilotage des politiques publiques (153) Direction et pilotage des politiques publiques (153) Assistante / Assistant de direction (28) Cadre dirigeant d'un établissement public (2) Cadre dirigeant des administrations / services centraux (17) Cadre dirigeant d'un service territorial (3) Directrice générale ou adjointe / Directeur général ou adjoint (1) Personnel du bureau du cabinet (4) Responsable de coordination administrative (6) Responsable sectoriel / sectorielle (73) Secrétaire général (1) Sous-directrice / Sous-directeur d'administration centrale (2) Conseillère experte / Conseiller expert de cabinet (13) Chargée / Chargé de la coordination administrative (3)

Enseignement et Formation (13) Enseignement et Formation (13) Enseignante / Enseignant dans le supérieur (3) Ingénieur pédagogique de formation (1) Responsable de l'accompagnement des étudiants des établissements d'enseignement supérieur culturel (1) Chargée / Chargé d'ingéniérie de formation (1) Directrice / Directeur d'école, d'établissement artistique, de centre de formation ou d'atelier technologique (1) Enseignante / Enseignant (1) Gestionnaire de scolarité (2) Responsable de service de scolarité (1) Chargée / Chargé du pilotage de l'offre de formation (2)

Finances Publiques (260) Finances Publiques (260) Agente / Agent de laboratoirede contrôle (1) Assistante / Assistant de gestion financière (3) Chargée / Chargé de fiscalité (84) Chargée / Chargé de la comptabilité publique (39) Chargée / Chargé du cadastre et de la fiscalité foncière (3) Chargée / Chargé du contrôle et de l'exécution de la dépense publique (10) Chargée /Chargé du recouvrement (8) Comptable public (45) Coordonnatrice / Coordonnateur budgétaire et comptable (14) Gestionnaire de comptabilité (8) Gestionnaire de la fiscalité des particuliers et des professionnels (21) Gestionnaire de la fiscalité patrimoniale (6) Vérificatrice / Vérificateur (9) Chargée / Chargé de gestion financière (9)

Gestion budgétaire et financière (63) Gestion budgétaire et financière (63) Responsable budgétaire (15) Chargée / Chargé d'analyses budgétaires (23) Chargée / Chargé de contrôle interne budgétaire et comptable (4) Chargée / Chargé de la tutelle financière des organismes publics et opérateurs de l'Etat (1) Chargée / Chargé de prestations financières (8) Chargée / Chargé du pilotage et de la gestion des ressources budgétaires (6) Contrôleuse / Contrôleur budgétaire externe (5) Experte / Expert en processus financiers (1)

Chargée / Chargé de relations européennes et internationales (6)

Interprète - traductrice / traducteur (1)

Cheffe / Chef de secteur affaires étrangères (1)

Intervention technique et logistique (11) Intervention technique et logistique (11) Chargée / Chargé d'entretien des locaux (2) Gestionnaire logistique (5) Responsable de la logistique (2) Électromécanicienne / Electromécanicien (1) Responsable de production culinaire (1)

Lecture publique et Documentation (2) Lecture publique et Documentation (2) Archiviste (1) Gestionnaire de ressources documentaires (1)

Médical et paramédical (6) Médical et paramédical (6) Psychologue (2) Infirmière / Infirmier en soins généraux (4)

Numérique (172) Numérique (172) Administratrice / Administrateur d'outils, de systèmes, de réseaux et/ou de télécoms (12) Administratrice / Administratrice de bases de données (1) Analyste de données (6) Analyste en traitement d'incidents informatiques (1) Architecte technique (4) Assistante fonctionnelle / Assistant fonctionnel (3) Chargée / Chargé de relation sur l'offre de services SI (1) Cheffe / Chef de projet maitrise d'œuvre SI (17) Cheffe / Chef de projet maitrise d'ouvrage SI (9) Chief Digital Officer (1) Conceptrice / Concepteur (12) Data engineer (1) Data Scientist (4) Designer UX (2) Développeuse / Développeur (14) Directrice / Directeur de projets SI (8) Directrice / Directeur des systèmes d'information (2) Gestionnaire des systèmes applicatifs (5) Intégratrice / Intégrateur d'exploitation (2) Intégratrice / Intégrateur logiciel (5) Paramétreuse / Paramétreur logiciel (1) Pilote en détection d'intrusion (1) Pilote en traitement d'incidents informatiques (2) Responsable d'applications (5) Responsable d'entité dédiée au numérique (13) Responsable d'études SI (1) Responsable d'exploitation (3) Responsable du système d'information « métier » (4) Responsable réseaux et télécoms (2) Responsable Sécurité des Systèmes d'Information - RSSI (1) Spécialiste méthode et outils / qualité / sécurité (6) Spécialiste outils, systèmes d'exploitation, réseaux et télécoms (8) Superviseuse / Superviseur d'exploitation (2) Tech lead (5) Technicienne / Technicien d'exploitation et maintenance 1er niveau (1) Technicienne / Technicien support utilisateurs (6) Testeuse / Testeur (1)

Organisation, Contrôle et Evaluation (92) Organisation, Contrôle et Evaluation (92) Auditrice - Contrôleuse / Auditeur - Contrôleur sûreté aéronautique (2) Auditrice / Auditeur interne (16) Chargée / Chargé de collecte et d'exploitation de données (5) Chargée / Chargé de conduite des politiques publiques (37) Responsable ou Chargée / Chargé de la maîtrise des risques (2) Chargée / Chargé de la méthodologie et de l'appui à l'audit ou au contrôle (1) Chargée / Chargé de prospective (2) Chargée / Chargé d'études et d'enquêtes (2) Chargée / Chargé d'évaluation (3) Chargée / Chargé d'opérations de contrôle (4) Conseillère / Conseiller en organisation du travail et conduite du changement (2) Responsable d'audit interne (1) Responsable de l'activité de contrôle (15)

Experte / Expert en conception, fabrication et réalisation mécanique (2)

Responsable de partenariats, innovation et valorisation de la Recherche (2)

Relation à l'usager (7) Relation à l'usager (7) Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager (2) Secrétaire (5)

Renseignement (12) Renseignement (12) Analyste du renseignement (4) Chargée / Chargé de la protection du renseignement (2) Chargée / Chargé de recherche numérique (4) Conseillère / Conseiller en analyse du renseignement d'origine humaine et opérationnelle (1) Enquêtrice / Enquêteur (1)

Chargée / Chargé de la gestion prévisionnelle des ressources humaines (1)

Chargée / Chargé du dialogue social (3)

Coordonnatrice / Coordonnateur paie/primes (2)

Responsable diversité (1)

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie (8)

Chargée / Chargé de la gestion des RH de proximité (7)

Chargée / Chargé de la prévention des risques professionnels (3)

Chargée / Chargé des concours et examens professionnels (1)

Chargée / Chargé des retraites (7)

Conseillère / Conseiller en ressources humaines (3)

Conseillère / Conseiller mobilité carrière (3)

Contrôleuse / Contrôleur de gestion RH (1)

Référente / Référent Handicap (1)

Responsable des ressources humaines (10)

Chargée / Chargé SIRH fonctionnel (1)

Responsable de politique de formation (2)

Assistante / Assistant de formation (2)

Sécurité (2) Sécurité (2) Responsable ou personnel de laboratoire (1) Agente / agent d'accueil et de surveillance (1)

Social, Enfance Famille (2) Social, Enfance Famille (2) Assistante / Assistant de service social (2)

Chargée / Chargé de maintenance aéronautique (1)

Chargée / Chargé de contrôle des affaires maritimes (1)

Conductrice / Conducteur de véhicules terrestres (1)

Agence française anticorruption (AFA) (7)

Agence pour l'informatique financière de l'Etat (AIFE) (12)

Bureau des cabinets (BC) (8)

Centre interministériel de services informatiques relatifs aux ressources humaines (CISIRH) (6)

Conseil général de l'économie (CGE) (1)

Contrôle général économique et financier (CGEFI) (4)

Direction des achats de l'Etat (DAE) (4)

Direction des affaires juridiques (DAJ) (14)

Direction du Budget (DB) (44)

Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) (15)

Direction générale de l'administration et de la fonction publique (DGAFP) (14)

Direction générale des entreprises (DGE) (74)

Direction générale du Trésor (DGT) (86)

Direction interministérielle de la transformation publique (DITP) (15)

Mission de tutelle des écoles des mines et des télécom (MTE) (8)

Mission interministérielle de coordination anti-fraude (MICAF) (1)

Secrétariat général (SG) (86)

Secrétariat général des affaires européennes (SGAE) (1)

Service commun des laboratoires (SCL) (6)

Service de contrôle budgétaire et comptable ministériel des MEF (SCBCM) (1)

Services des retraites de l'Etat (SRE) (15)

Traitement du renseignement et action contre les circuits financiers clandestins (TRACFIN) (30)

Etablissements publics, AAI, autres opérateurs (31)

Agence nationale des fréquences (ANFR) (2)

Association touristique, sportive et culturelle des administrations financières (ATSCAF) (1)

Autorité de sûreté nucléaire et de radioprotection (ASNR) (1)

Autorité des normes comptables (ANC) (2)

Autorité nationale des jeux (ANJ) (3)

Groupe des écoles nationales d'économie et statistique (GENES) (9)

Institut national de la propriété industrielle (INPI) (13)

DINR - DIRECTION DES IMPÔTS DES NON RÉSIDENTS (5)

DIRECTIONS RÉGIONALES ET TERRITORIALES (242)

DFIP DES ILES WALLIS ET FUTUNA (1)

DRFIP LOIRET (2)

SERVICE DES GESTIONS PUBLIQUES LOCALES, DES ACTIVITES BANCAIRES ET ECONOMIQUES (3)

STRATÉGIE PILOTAGE BUDGET SERVICE (4)

Direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI) (35) Direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI) (35) Direction Générale (5) Sous-direction des finances et des achats (5) Directions Interrégionales (7) DI Bourgogne Franche Comté – Centre – Val de Loire (1) DI Hauts-de-France (1) DI Ile-de-France (1) DI Normandie (2) DI Occitanie (2) Services à compétence nationale (21) Direction nationale du renseignement et des enquêtes douanières (DNRED) (11) Direction nationale garde-côtes des douanes (DNGCD) (9) Office national anti-fraude (ONAF) (1)

SEC-GEN : Chargé(e) / Secrétaire administratif - assistant du chef d'antenne H/F

Détail de l'offre

Informations générales

Référence

2025-23709

Date de début de publication

20/05/2025

Date limite d'envoi des candidatures

Documents requis pour postuler

INFORMATIONS IMPORTANTES A L'ATTENTION DES CANDIDATS :
Seules les candidatures déposées via l'outil dédié PASSERELLES seront étudiées par les recruteurs. En conséquence, les candidatures transmises par courriel ne seront pas traitées.

Merci de joindre un CV détaillé ainsi qu'une lettre de motivation reprenant la référence de l'offre et l'intitulé exact du poste proposé.

Directions et Services

Service de l'immobilier et de l'environnement professionnel (SIEP)

Description du poste

Domaine et métier

Relation à l'usager - Secrétaire

Intitulé du poste

SEC-GEN : Chargé(e) / Secrétaire administratif - assistant du chef d'antenne H/F

Sans objet

Fonction publique de l'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Statut du poste

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Descriptif de l'employeur

« Au ministère de l’économie et des finances, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable »

Le service de l’immobilier et de l'environnement professionnel (SIEP) est chargé de l'immobilier et du fonctionnement des services (logistique, mobilités, archivage, documentation, intendance...).

Sur l'immobilier, la sous-direction de l'immobilier est chargée de concevoir la politique immobilière sur le périmètre des ministères économiques et financiers, en liaison avec les directions et services. Il apporte l’expertise nécessaire à une gestion efficiente du patrimoine immobilier des directions et services, et peut assurer pour eux la maîtrise d’ouvrage et la conduite d’opérations. Il assure pour l'administration centrale les fonctions de pilotage et de support, recouvrant notamment l’entretien, l’exploitation et la maintenance des bâtiments et des équipements ainsi que la gestion des services liés aux bâtiments

La sous-direction de l'immobilier dont son bureau immobilier et maîtrise d'ouvrage (BIMO) est particulièrement engagée dans les défis actuels de la politique immobilière de l'État dont la transition écologique du parc immobilier ministériel et l'adaptation des bâtiment et espaces de travail et du cadre de vie des agents aux nouveaux usages et besoins. Il est composé de six antennes immobilières réparties sur le territoire métropolitain et du siège basé à Paris.

Descriptif de l'employeur (suite)

Le Bureau Immobilier Maitrise d'Ouvrage (BIMO) d'un effectif de 83 personnes est composé d’un pôle coordination et pilotage de projets (PCPP) et d'un pôle méthode, qualité et synthèse (PMQS) situé au siège à Paris et de six antennes: Lyon (Antenne Alpes Centre-Est), Marseille (Antenne Méditerranée Grand-Sud), Nantes (Atlantique Grand-Ouest), Noisy-le-Grand (Antenne Nord-Ouest IdF), Strasbourg (Antenne Nord-Est) et Toulouse (Grand Sud-Ouest).

Le bureau est certifié ISO 9001 depuis 2001 et ISO 50001 management de l'énergie depuis 2025

L'antenne immobilière Méditerranée Grand Sud du BIMO basée à Marseille intervient sur tout le territoire de la région Provence Alpes Cote d'Azur (PACA), Corse et couvre une grande partie de la région Occitanie qu'elle partage avec l'antenne immobilière Grand Sud Ouest du BIMO (Toulouse).

Elle intervient notamment sur le périmètre de l'ex région Languedoc-Roussillon à l'exception des départements 11 et 66. Son effectif est de 9 personnes : 1 chef d'antenne, 3 chefs de projets dont le titulaire du poste , 4 ingénieurs spécialisés et 1 assistant.

L'antenne effectue des expertises immobilières d'ordre technique, économique, juridique ou architectural et conduit des opérations en tant que maître d'ouvrage mandaté ou comme assistant à maître d'ouvrage.

Il peut arriver que des opérations immobilières soient suivies par l'antenne en dehors de son territoire d'intervention.

Description du poste

Les missions d’assistance générale au chef d’antenne, sans être limitatives, concernent :

La logistique pour le bon fonctionnement de l’antenne :
- Traitement des frais de mission
- Mise à jour des documents types
- Procédure d’accueil des nouveaux arrivants
- Organisation des convocations médicales, et évaluations professionnelles (CREP)
- Gestion de la réservation de la salle de réunion
- Gestion des fournitures, du matériel informatique
- Organisation réunion antenne
- Interface avec le service informatique SNUM (GRID, photocopieur/imprimante)
- Gestion de la carte achat niveau 1 (UGAP)
- Archivage des opérations
- Interface avec la BIL pour toute intervention technique dans les locaux de l’antenne
- Gestion des véhicules de l’antenne (révision, dommages accidents, vérification carnet de bord)

Le suivi des processus en place au sein du bureau (maitrise d'ouvrage mandatée(MOM), assistance maitrise d'ouvrage (AMO) et expertises (EXP))
- Gestion des expertises (création documents support, contrôle/relecture des expertises puis envoi du rapport après visa chef d’antenne)
- Mise à jour des tableaux relatifs à l’activité de l’antenne MOM/AMO/EXP
- Classement des documents EXP en pdf dans OP_MARSEILLE_BAT
- Envoi de l’enquête satisfaction à la cellule Galiléo-Gestion des insatisfactions
- Création de la fiche PROJET
- Suivi des mises à jour des fiches d’opérations par les chefs de projet
- Création des opérations MOM/AMO dans le RIU selon la nomenclature
- Alimentation des tableaux de pilotage des opérations (Siège 1 et Antenne 2)
- Envoi de l’enquête satisfaction à la cellule Galiléo après phase études et phase Travaux ensuite classement et info à l’expert désigné
- Gestion des insatisfactions
- Archivage papier en fin d’opération
- Gestion du RIU
- Assurer les fonctions de relai qualité
-Vérification de la bonne pratique des procédures qualité (MOM-AMO-EXP) au sein de l’antenne
- Participation aux réunions des relais qualité
- Animation en antenne de la démarche qualité (fiches d’amélioration des outils de la procédure, échanges après réunions qualité, aide à la décision des chefs de projets pour une juste application des procédures)
- Organisation des audits
- Mise à jour des procédures locales (1 fois/an) en lien avec le chef d’antenne
- Organisation/suivi et mise en application des normes ISO 9001 et 50001 en lien avec le siège

Conditions d'exercice particulières

Organisation du travail souple avec télétravail possible pouvant aller jusqu'à 2 j. / semaine.

Permis B exigé.

Déplacements ponctuels à envisager notamment à Bercy

Description du profil recherché

Profil polyvalent, avec des capacités d'organisation et d'adaptabilité, aisance relationnelle, capable de travailler en équipe et en réseau dans le cadre d'un soutien administratif et logistique de proximité.

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Contrôle, audit et évaluation
• CONNAISSANCES - Hygiène, sécurité et conditions de travail
• SAVOIR-FAIRE - Communiquer
• SAVOIR-FAIRE - Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
• SAVOIR-FAIRE - Rechercher des données, des informations
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en réseau
• SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
• SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
• SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialisation

Formations générales

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Informations complémentaires

Fondement juridique du recrutement

Art. L332-2, 2° du code général de la fonction publique

Télétravail possible

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Provence-Cote d'Azur, Bouches du Rhône (13)

Renseignements et contact - Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l'application

Date de vacance de l'emploi

Personne ou service à contacter pour obtenir plus d'informations sur l'offre

• Autorité de sûreté nucléaire et de radioprotection (ASNR)