Sales Admin Assistant CDD(f/h/n)

Hublo; Paris; Hybrid; EUR 36,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance santé Benefiz (70%)

Swile Card

Pass Mobilité Durable Worklife

Parentalité et congés maintenus à 100%

Activités sportives via Gymlib

Onboarding solide

Évolution professionnelle dans une PME

Job summary

Hublo recherche un(e) gestionnaire ADV pour garantir une facturation et une administration commerciale exactes et traçables, sécurisant le chiffre d’affaires et la relation client. Vous ferez le lien entre Finance, Sales et Customer Success sur les commandes et paiements.

Vous préparerez les factures selon les conditions contractuelles, traquerez les écarts et soutiendrez les audits. CDD de 5 mois, rémunération 36k€ à 42k€ par an, environnement hybride avec possibilité de travail à distance et

Qualifications

• Garantir une facturation et une administration commerciale exactes, ponctuelles et traçables afin de sécuriser le chiffre d’affaires et la qualité de la relation client.
• Fluidifier la coordination entre Finance, Sales et Customer Success sur le traitement des commandes, les paiements et les demandes liées à la facturation.
• Préparer et émettre les factures conformément aux conditions contractuelles, puis traiter rapidement les écarts et validations manquantes.
• Sécuriser le traitement de bout en bout des commandes et des données clients dans le CRM, l’outil de facturation et l’ERP.
• Suivre les paiements en retard, fournir les justificatifs nécessaires et contribuer à la réduction du DSO avec l’équipe Finance.
• Résoudre les demandes et litiges de facturation en coordonnant les bons interlocuteurs, avec un équilibre entre satisfaction client et rigueur financière.
• Améliorer les processus ADV et Order-to-Cash, soutenir les audits et utiliser l’IA comme levier de productivité lorsque le contrôle et la qualité des données sont préservés

Responsibilities

• Préparer et émettre les factures conformément aux conditions contractuelles et traiter rapidement les écarts.
• Sécuriser le traitement de bout en bout des commandes et des données clients dans le CRM et l’ERP.
• Suivre les paiements en retard et contribuer à la réduction du DSO avec l’équipe Finance.
• Résoudre les litiges de facturation en coordonnant les interlocuteurs et en équilibrant satisfaction client et rigueur financière.
• Améliorer les processus ADV et Order-to-Cash, avec utilisation contrôlée de l’IA pour la productivité.

Skills

Facturation

Gestion administrative

Coordination inter-équipes

Attention au détail

Orientation résultats

Tools

CRM

ERP

Outil de facturation

Job description

Chez Hublo, nous croyons qu’une société en bonne santé s’appuie sur des vocations préservées.
C’est pourquoi, chaque jour, nous réconcilions les aspirations individuelles et les contraintes des organisations grâce à une plateforme RH conçue exclusivement pour les établissements de santé et ceux qui y travaillent.
Depuis 2016, nous accompagnons les établissements de santé à attirer, recruter et organiser pour assurer la continuité des soins. Et nous aidons les soignants et professionnels à se construire leur carrière.
Aujourd’hui, la plateforme Hublo est utilisée par 6 000 établissements de santé en France et à l'étranger, et plus d’1,4 millions de professionnels.
Certifiée B-Corp et entreprise à mission, nous portons une exigence d'impact autant que de performance. En 2025, l'entreprise a dépassé les 30 millions d'euros de revenus annuels récurrents, est rentable et fait partie du Next40.
L'équipe fondatrice et dirigeante est soutenue par des investisseurs français de premier plan (Five Arrows, Revaia, Bpifrance) dont l’accompagnement a notamment permis de réaliser 4 opérations de M&A.
Avec 200 collaborateurs, l’équipe continue de grandir et chaque recrutement compte.
Envie d’améliorer concrètement le secteur de la santé ? Parlons-en !

Ton rôle

• Garantir une facturation et une administration commerciale exactes, ponctuelles et traçables afin de sécuriser le chiffre d’affaires et la qualité de la relation client.

• Fluidifier la coordination entre Finance, Sales et Customer Success sur le traitement des commandes, les paiements et les demandes liées à la facturation.

Responsibilities & Expected Results :

• Préparer et émettre les factures conformément aux conditions contractuelles, puis traiter rapidement les écarts et validations manquantes.

• Sécuriser le traitement de bout en bout des commandes et des données clients dans le CRM, l’outil de facturation et l’ERP.

• Suivre les paiements en retard, fournir les justificatifs nécessaires et contribuer à la réduction du DSO avec l’équipe Finance.

• Résoudre les demandes et litiges de facturation en coordonnant les bons interlocuteurs, avec un équilibre entre satisfaction client et rigueur financière.

• Améliorer les processus ADV et Order-to-Cash, soutenir les audits et utiliser l’IA comme levier de productivité lorsque le contrôle et la qualité des données sont préservés

Success Metrics :

• Atteindre au moins 98 % de factures exactes et émises dans les délais à 6 mois.

• Réduire d’au moins 20 % les erreurs ou litiges de facturation sur les 6 premiers mois, avec analyse des causes récurrentes.

• Réduire de 10 % le délai moyen de résolution des demandes de facturation et contribuer à une amélioration mesurable du DSO à 12 mois.

• Garantir 100 % des dossiers d’audit demandés complets et traçables lors du prochain contrôle.

• Mettre en production au moins 2 améliorations de processus, dont au moins un usage d’IA documenté et contrôlé, dans les 12 premiers mois.

L'expérience que nous offrons

• Un CDD de 5 mois dans un premier temps pour renforcer notre équipe.

• Mission à impact : notre mission d’améliorer le système de santé t’offre la possibilité d’une carrière à impact.

• Rémunération compétitive : un package salarial allant de 36K€ à 42K€ par an en fonction de ton expérience.

• Évolution professionnelle : une structure dynamique à taille humaine qui valorise l'initiative et l’engagement.

• Environnement de travail responsable : nous sommes certifiés B-Corp, reconnaissant notre engagement à croître et à nous améliorer continuellement en tant qu'entreprise responsable sur le plan environnemental et social.

• Lieux dynamiques : notre bureau dynamique de la rue de Paradis offre un cadre inspirant.

• Politique de travail hybride : organisation du travail flexible : jusqu'à 10 jours à distance par mois.

• Un onboarding solide : un programme complet qui te guide tout au long de tes premières semaines chez Hublo.

• Cohésion d'équipe : crée des liens solides avec tes collègues grâce à des événements d'équipe réguliers et à un séminaire annuel, garantissant un environnement de travail connecté et collaboratif.

Nous nous soucions également de ton bien-être avec des avantages tangibles :

• Assurance santé Benefiz prise en charge à 70% par Hublo pour les Hublees et leurs enfants

• Une Swile Card : te donnant accès à 11 €/jour en titres-restaurant, pris en charge à 50 % par l'entreprise

• Pass Mobilité Durable Worklife : enveloppe annuelle de 550€ pour participer à vos frais de déplacement domicile-travail réalisés en mobilité douce (exemple : abonnement Navigo, location/achat ou entretien/réparation de vélo, etc.)

• Une politique de parentalité pour prendre soin des tiens : maintien à 100% du salaire sans condition d'ancienneté pour le congé maternité, maintien à 100% du salaire pour le congé supplémentaire de naissance (vs 70% le premier mois et 60% le second par la CPAM), Jours Enfants Malades remboursés à 100%, et plein d'autres ajustements pour vivre sereinement cette nouvelle étape

• Accès à une variété d'activités sportives grâce à notre partenaire Gymlib

Ton processus de recrutement

• Screening Lucie (1h)

• Skill test avec Lucie (1h)

• Cultural Add avec Rémy et Thibault (1h min)

Hublo s'engage à créer un environnement inclusif pour tous les individus, quels que soient leur origine ethnique, leur sexe, leur orientation sexuelle, leur âge, leur situation de handicap ou leur origine. Au cours de notre processus de recrutement et en interne, nous favorisons l'égalité des chances et célébrons la diversité.

Nous savons que postuler à un nouvel emploi peut être à la fois excitant et intimidant, mais ne t’inquiète pas, nous le savons et en tenons compte dans notre accompagnement candidat. Notre équipe de recrutement sera présente à chaque étape du processus.