Sales Admin Assistant CDD(f/h/n)

Hublo; Paris; Hybrid; EUR 36,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Swile Card

Mutuelle santé Benefiz 70% prise en Ch

Pass Mobilité Durable Worklife

Rémunération 36K€-42K€ par an

Job summary

Hublo, acteur de la plateforme RH Santé, recherche un responsable ADV pour assurer la facturation et l’administration commerciale. Vous sécuriserez le chiffre d’affaires et faciliterez la relation client en collaboration avec les équipes Finance, Sales et Customer Success.

Vous préparerez et émettrez les factures selon les conditions contractuelles, suivrez les paiements et soutiendrez les audits tout en optimisant les processus Order-to-Cash et en explorant l’usage de l’IA pour gagner en

Qualifications

• Expérience en facturation et en administration commerciale.
• Maîtrise des outils CRM et ERP, et bonne gestion des données clients.

Responsibilities

• Garantir une facturation exacte et traçable, sécuriser le chiffre d’affaires et la relation client.
• Fluidifier la coordination entre Finance, Sales et Customer Success pour les commandes et paiements.
• Préparer et émettre les factures conformément aux conditions contractuelles et traiter les écarts.
• Sécuriser le traitement des commandes et des données clients dans le CRM et des ERP.
• Suivre les paiements en retard et contribuer à réduire le DSO avec l’équipe Finance.
• Améliorer les processus ADV et Order-to-Cash, et soutenir les audits.

Skills

Facturation

Administration commerciale

CRM

ERP

Job description

Chez Hublo, nous croyons qu’une société en bonne santé s’appuie sur des vocations préservées.

C’est pourquoi, chaque jour, nous réconcilions les aspirations individuelles et les contraintes des organisations grâce à une plateforme RH conçue exclusivement pour les établissements de santé et ceux qui y travaillent.

Depuis 2016, nous accompagnons les établissements de santé à attirer, recruter et organiser pour assurer la continuité des soins. Et nous aidons les soignants et professionnels à se construire leur carrière.

Aujourd’hui, la plateforme Hublo est utilisée par 6 000 établissements de santé en France et à l'étranger, et plus d’1,4 millions de professionnels.

Certifiée B-Corp et entreprise à mission, nous portons une exigence d'impact autant que de performance. En 2025, l'entreprise a dépassé les 30 millions d'euros de revenus annuels récurrents, est rentable et fait partie du Next40.

L'équipe fondatrice et dirigeante est soutenue par des investisseurs français de premier plan (Five Arrows, Revaia, Bpifrance) dont l’accompagnement a notamment permis de réaliser 4 opérations de M&A.

Avec 200 collaborateurs, l’équipe continue de grandir et chaque recrutement compte.

Ton rôle

• Garantir une facturation et une administration commerciale exactes, ponctuelles et traçables afin de sécuriser le chiffre d’affaires et la qualité de la relation client.

• Fluidifier la coordination entre Finance, Sales et Customer Success sur le traitement des commandes, les paiements et les demandes liées à la facturation.

Responsibilities & Expected Results :

• Préparer et émettre les factures conformément aux conditions contractuelles, puis traiter rapidement les écarts et validations manquantes.

• Sécuriser le traitement de bout en bout des commandes et des données clients dans le CRM, l’outil de facturation et l’ERP.

• Suivre les paiements en retard, fournir les justificatifs nécessaires et contribuer à la réduction du DSO avec l’équipe Finance.

• Résoudre les demandes et litiges de facturation en coordonnant les bons interlocuteurs, avec un équilibre entre satisfaction client et rigueur financière.

• Améliorer les processus ADV et Order-to-Cash, soutenir les audits et utiliser l’IA comme levier de productivité lorsque le contrôle et la qualité des données sont préservés

Success Metrics :

• Atteindre au moins 98 % de factures exactes et émises dans les délais à 6 mois.

• Réduire d’au moins 20 % les erreurs ou litiges de facturation sur les 6 premiers mois, avec analyse des causes récurrentes.

• Réduire de 10 % le délai moyen de résolution des demandes de facturation et contribuer à une amélioration mesurable du DSO à 12 mois.

• Garantir 100 % des dossiers d’audit demandés complets et traçables lors du prochain contrôle.

• Mettre en production au moins 2 améliorations de processus, dont au moins un usage d’IA documenté et contrôlé, dans les 12 premiers mois.

L’expérience que nous offrons

• Un CDD de 5 mois dans un premier temps pour renforcer notre équipe.

• Mission à impact : notre mission d’améliorer le système de santé t’offre la possibilité d’une carrière à impact.

• Rémunération compétitive : un package salarial allant de 36K€ à 42K€ par an en fonction de ton expérience.

• Évolution professionnelle : une structure dynamique à taille humaine qui valorise l'initiative et l’engagement.

• Environnement de travail responsable : nous sommes certifiés B-Corp, reconnaissant notre engagement à croître et à nous améliorer continuellement en tant qu'entreprise responsable sur le plan environnemental et social.

• Lieux dynamiques : notre bureau dynamique de la rue de Paradis offre un cadre inspirant.

• Politique de travail hybride : organisation du travail flexible : jusqu'à 10 jours à distance par mois.

• Un onboarding solide : un programme complet qui te guide tout au long de tes premières semaines chez Hublo.

• Cohésion d'équipe : crée des liens solides avec tes collègues grâce à des événements d'équipe réguliers et à un séminaire annuel, garantissant un environnement de travail connecté et collaboratif.

• Assurance santé Benefiz prise en charge à 70% par Hublo pour les Hublees et leurs enfants

• Une Swile Card : te donnant accès à 11 €/jour en titres-restaurant, pris en charge à 50 % par l'entreprise

• Pass Mobilité Durable Worklife : enveloppe annuelle de 550€ pour participer à vos frais de déplacement domicile-travail réalisés en mobilité douce (exemple : abonnement Navigo, location/achat ou entretien/réparation de vélo, etc.)

• Une politique de parentalité pour prendre soin des tiens : maintien à 100% du salaire sans condition d'ancienneté pour le congé maternité, maintien à 100% du salaire pour le congé supplémentaire de naissance (vs 70% le premier mois et 60% le second par la CPAM), Jours Enfants Malades remboursés à 100%, et plein d'autres ajustements pour vivre sereinement cette nouvelle étape

• Accès à une variété d'activités sportives grâce à notre partenaire Gymlib

Ton processus de recrutement

• Screening Lucie (1h)

• Skill test avec Lucie (1h)

• Cultural Add avec Rémy et Thibault (1h min)

Hublo s'engage à créer un environnement inclusif pour tous les individus, quels que soient leur origine ethnique, leur sexe, leur orientation sexuelle, leur âge, leur situation de handicap ou leur origine. Au cours de notre processus de recrutement et en interne, nous favorisons l'égalité des chances et célébrons la diversité.

Nous savons que postuler à un nouvel emploi peut être à la fois excitant et intimidant, mais ne t’inquiète pas, nous le savons et en tenons compte dans notre accompagnement candidat. Notre équipe de recrutement sera présente à chaque étape du processus.