Responsable Pôle Numérisation - Services Généraux

PRÉVOIR; Paris; Sur place; EUR 100 000 - 125 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise pionnière dans le secteur de l'assurance populaire recherche un Responsable pour le pôle Numérisation. Ce rôle clé consiste à organiser, manager et coordonner les activités du pôle, tout en assurant la formation des opérateurs et le respect des procédures. Vous serez au cœur d'une équipe dynamique, où votre expertise en management opérationnel et votre sens du service seront essentiels. En rejoignant cette société familiale, vous contribuerez à la protection de l'avenir des individus et des familles, tout en évoluant dans un environnement stimulant et humain.

Qualifications

• 5 ans d'expérience en management opérationnel dans un environnement similaire.
• Bac +2 / 3 requis avec compétences en gestion et communication.

Responsabilités

• Organiser et coordonner l'activité du Pôle Numérisation.
• Assurer la formation et le suivi des opérateurs.
• Proposer des améliorations des procédures et gérer les plannings.

Connaissances

Management opérationnel

Communication

Organisation

Réactivité

Formation

Bac +2 / 3

Outils

Logiciels de gestion

Description du poste

Contexte du recrutement et définition de poste

Pionnier de l'assurance populaire, PRÉVOIR, créé en 1910, reste fidèle à sa vocation : protéger l'avenir et la famille de chacun.

Groupe familial, à dimension humaine, spécialiste de la Prévoyance pour les particuliers et les professionnels TNS, PRÉVOIR est aujourd'hui référent sur l'assurance dépendance.

Nous recherchons un(e) Responsable pour le pôle Numérisation de notre site d’Aubervilliers. Rattaché(e) au Responsable des Services Généraux de notre société, vous organisez, managez et coordonnez l’activité du Pôle. Vous contribuez à la formation sur la préparation, le typage vidéo codage et l’archivage, ainsi que sur la traçabilité des courriers ou colis.

Suivre les flux :

• Veiller au respect des process de traçabilité et de préparation des dossiers;
• Veiller au respect des délais des traitements du courrier à numériser;
• Veiller au respect des engagements de service pris avec les différentes directions;
• Assurer la fluidité de l’activité en faisant respecter les plannings.

Assurer la fluidité de l’activité du pôle Numérisation :

• Proposer des solutions d’amélioration des procédures si nécessaire, les rédiger et les mettre à jour ;
• Remplacer le cas échéant un collaborateur des activités du pôle Numérisation ;
• Répondre aux mails (interne et externe);
• Traiter les anomalies GED et MerciYanis;
• Gérer les congés et absences du personnel.

Être expert en numérisation :

• Maitriser le traitement du courrier à numériser ;
• Assurer les formations des opérateurs et s’assurer régulièrement de leurs acquis;
• Réaliser les tableaux de bords de l’activité;
• Rédiger et mettre à jour les procédures nécessaires à l’activité;
• Réaliser les entretiens annuels d’évaluation (EAA);
• Faire des propositions à sa hiérarchie d’amélioration et de formation;
• Organiser / participer aux réunions et comités;
• Etablir et diffuser les comptes-rendus;
• Soutenir les positions décidées par sa hiérarchie dans les projets.

Organiser les moyens matériels pour l’activité :

• S’assurer du bon fonctionnement technique des matériels et logiciel du pôle;
• Gérer les problèmes logiciel ou / et matériel avec les services compétents ;
• Veiller à la bonne tenue des locaux et matériels affectés aux activités du pôle Numérisation;
• Participer au développement et alimenter les outils de gestion des activités du pôle Numérisation.

Organiser et coordonner les activités des opérateurs internes et des prestataires externes :

• S’assurer de la présence d’effectif suffisant et nécessaire aux activités et fait appel le cas échéant aux ressources (internes ou externes) nécessaires pour respecter les engagements de délais.

Réaliser le suivi de l’activité, le reporting et s’assurer du bon fonctionnement de la chaîne de numérisation :

• S’assurer de la diffusion et la compréhension de l’information;
• Proposer au responsable de services et de site des évolutions de process, moyens et effectifs afin d’améliorer la qualité du service rendu.

Profil recherché

De formation Bac +2 / 3, vous avez une expérience professionnelle d’environ 5 ans sur un poste similaire et êtes reconnu(e) pour votre management opérationnel. Vous avez une communication fluide, une envie de faire mieux, un sens fort du service, et êtes organisé(e) et réactif.