Responsable Opérationnel - Coordinateur des Secrétariats Médicaux (H/F)

Hôpitaux Saint-Joseph & Marie-Lannelongue; Paris; On-site; EUR 70,000 - 100,000; Full time

Benefits offered by this job

Congés annuels avantageux

Restaurant d’entreprise

Mutuelle avantageuse

Aide au logement et transport

Job summary

Les Hôpitaux Paris Saint-Joseph et Marie-Lannelongue recrutent un(e) manager du secrétariat médical. Vous garantissez la continuité et la qualité des services, coordonnez les secrétariats et pilotez les projets d’optimisation tout en veillant à la sécurité et à la confidentialité des dossiers.

Vous assurerez l’organisation des plannings, la supervision des équipes et le dialogue avec les médecins et services supports, dans un cadre hospitalier exigeant et orienté patient.

Qualifications

• Formation supérieure Bac+3 à Bac+5 en management, gestion des établissements de santé ou domaine équivalent.
• Expérience confirmée en management d'équipes et coordination d'activités administratives dans un établissement de santé.
• Bonne connaissance du parcours patient et du fonctionnement hospitalier.
• Maîtrise des indicateurs de performance et conduite de projets d'amélioration.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.

Responsibilities

• Encadrer et animer les équipes de secrétaires médicaux et organiser les plannings.
• Superviser le parcours patient: prise de rendez-vous, hospitalisation et suivi.
• Piloter les indicateurs de performance et assurer la qualité des dossiers.
• Conduire des projets d’optimisation et de digitalisation des parcours.
• Participer à la vie institutionnelle et aux équipes pluridisciplinaires.

Skills

Management d'équipes

Coordination admin

Parcours patient

Outils bureautiques

Gestion de projets

Education

Formation sup. en management (Bac+3 à Bac+5)

Tools

Logiciels métiers

Gestion RDV

Job description

Les Hôpitaux Paris Saint-Joseph (Paris 14e) et Marie-Lannelongue (Le Plessis-Robinson - 92) forment un groupement hospitalier privé à but non lucratif, rattaché à la Fondation Hôpital Saint-Joseph, reconnue d’utilité publique depuis 1977.

Notre mission de santé publique s’appuie sur :

• Une excellence médicale reconnue, avec des établissements régulièrement classés parmi les meilleurs en France (Le Point) et dans le monde (Newsweek) ;
• Un fort engagement dans l’innovation et la recherche médicale, en partenariat avec les universités Paris Cité et Paris-Saclay ;
• Une certification HAS avec la meilleure mention « Haute Qualité des Soins » (98 % de conformité).

Accessibles à tous sans dépassement d’honoraires, nos hôpitaux offre une prise en charge complète en médecine, chirurgie, obstétrique et urgences, s’appuyant sur un plateau technique de pointe (blocs opératoires, imagerie de dernière génération, robotique, laboratoires spécialisés...).

Rejoindre nos équipes, c’est contribuer à un projet de santé ambitieux, au service de tous, dans un environnement porteur de sens, d’expertise et d’innovation.

Les Hôpitaux Paris Saint-Joseph (Paris 14e) et Marie-Lannelongue (Le Plessis-Robinson - 92) forment un groupement hospitalier privé à but non lucratif, rattaché à la Fondation Hôpital Saint-Joseph, reconnue d’utilité publique depuis 1977.

Notre mission de santé publique s’appuie sur :

• Une excellence médicale reconnue, avec des établissements régulièrement classés parmi les meilleurs en France (Le Point) et dans le monde (Newsweek) ;
• Un fort engagement dans l’innovation et la recherche médicale, en partenariat avec les universités Paris Cité et Paris-Saclay ;
• Une certification HAS avec la meilleure mention « Haute Qualité des Soins » (98 % de conformité).

Accessibles à tous sans dépassement d’honoraires, nos hôpitaux offre une prise en charge complète en médecine, chirurgie, obstétrique et urgences, s’appuyant sur un plateau technique de pointe (blocs opératoires, imagerie de dernière génération, robotique, laboratoires spécialisés...).

Rejoindre nos équipes, c’est contribuer à un projet de santé ambitieux, au service de tous, dans un environnement porteur de sens, d’expertise et d’innovation.

Description du poste

Rattaché(e) à la Direction du Parcours Patient, vous garantissez la continuité, la qualité et la performance des secrétariats médicaux de votre pôle. Véritable relais entre les équipes médicales, soignantes et administratives, vous pilotez l'organisation des secrétariats afin d'assurer un parcours patient fluide, efficient et de qualité.

Vos principales missions :

Management des équipes

• Encadrer, accompagner et animer les équipes de secrétaires médicales.
• Organiser les plannings et adapter les ressources à l'activité afin d'assurer la continuité de service.
• Piloter le recrutement, l'intégration et le développement des compétences.
• Réaliser les entretiens professionnels et accompagner la montée en compétences des collaborateurs.
• Favoriser la cohésion d'équipe et gérer les situations complexes.

Organisation et coordination des activités

• Superviser les activités des secrétariats médicaux de consultation et d'hospitalisation.
• Veiller à la fluidité du parcours patient, de la prise de rendez-vous jusqu'au suivi post-consultation ou post-hospitalisation.
• Coordonner les relations entre les secrétariats, les médecins, les cadres de santé, les plateaux médico-techniques et les fonctions support.
• Optimiser la programmation des consultations et des interventions ainsi que l'organisation des secrétariats.
• Participer à l'amélioration continue de l'expérience patient et des processus de prise en charge.

Qualité et performance

• Garantir la qualité et la conformité des dossiers patients et veiller au respect des règles de confidentialité, de sécurité des données et des exigences réglementaires.
• Harmoniser les pratiques et déployer les procédures de fonctionnement.
• Suivre les indicateurs d'activité et de performance (délais de rendez-vous, qualité de service téléphonique, programmation, comptes rendus, suivi médico-économique, e-Satis, etc.).
• Identifier les axes d'amélioration et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires.

Gestion de projets et conduite du changement

• Piloter les projets d'optimisation et de digitalisation des parcours patients.
• Accompagner les évolutions organisationnelles et le déploiement de nouveaux outils ou processus.
• Être l'interlocuteur privilégié des médecins, cadres et directions fonctionnelles sur les sujets liés au secrétariat médical.

Participation à la vie institutionnelle

• Participer aux réunions de pôle, staffs, comités qualité et autres instances institutionnelles.
• Représenter le secrétariat médical dans les projets transversaux de l'établissement.

Qualifications

• Formation supérieure (Bac +3 à Bac +5) en management, gestion des établissements de santé, administration ou domaine équivalent.
• Expérience confirmée en management d'équipes et coordination d'activités administratives, idéalement dans un établissement de santé.
• Bonne connaissance du parcours patient, du fonctionnement hospitalier et des activités de secrétariat médical.
• Capacité à piloter une activité à travers des indicateurs de performance et à conduire des projets d'amélioration.
• Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels métiers et des outils de gestion des rendez-vous.

Informations supplémentaires

• Temps de travail & congés : profitez de 7 à 9 semaines de congés par an selon votre roulement et d’un temps de travail annualisé favorisant l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
• Rémunération : bénéficiez d’un salaire fixe évolutif selon votre expérience et vos compétences
• Qualité de vie : bénéficiez de la prise en charge de 75 % de vos frais de transport, d’un parking réservé aux salariés, ainsi que d’un restaurant d’entreprise avec paniers repas.
• Protection sociale : profitez d’une mutuelle avantageuse et d’un accompagnement au logement.
• Évolution professionnelle : développez vos compétences grâce à un parcours d’intégration personnalisé, à la formation continue via notre Campus Formation Santé et à un accompagnement au développement de vos compétences.
• Engagement & collectif : rejoignez un établissement engagé dans une démarche RSE et profitez d’un CSE attractif, avec chèques vacances, cadeaux et séjours à tarifs préférentiels.