Responsable Opérationnel - Coordinateur des Secrétariats Médicaux (H/F)

Groupehospitalierparissaintjoseph; Paris; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Restaurant d'entreprise

Mutuelle Santé

Parking salarié

Remboursement 75% frais de transport

Aide au logement

Job summary

Groupe hospitalier Paris Saint-Joseph recherche un responsable Secretariat médical pour garantir la continuité et la qualité du parcours patient. Vous encadrez les secrétaires médicaux, organisez les plannings et pilotez les projets d’optimisation des parcours patients au sein du pôle.

Vous piloterez le recrutement, l’intégration et le développement des compétences, tout en veillant à la conformité et à la sécurité des données médicales et à l’amélioration continue de l’expérience patient.

Qualifications

• Formation supérieure en management ou administration des établissements de santé.
• Expérience confirmée en management d'équipes dans le secteur hospitalier.
• Capacité à piloter des projets et à déployer des améliorations.

Responsibilities

• Encadrer et animer les équipes de secrétaires médicaux.
• Organiser les plannings et adapter les ressources.
• Gérer le recrutement, l'intégration et le développement des compétences.
• Suivre les indicateurs d'activité et les performances.
• Piloter les projets de digitalisation et d'optimisation des parcours patients.

Skills

Management d'équipes

Coordination administrative

Pilotage de projets

Qualité & conformité

Relation médicale

Education

Bac+3 à Bac+5 en management

Job description

Rattaché(e) à la Direction du Parcours Patient, vous garantissez la continuité, la qualité et la performance des secrétariats médicaux de votre pôle. Véritable relais entre les équipes médicales, soignantes et administratives, vous pilotez l'organisation des secrétariats afin d'assurer un parcours patient fluide, efficient et de qualité.

Vos principales missions :

Management des équipes

Encadrer, accompagner et animer les équipes de secrétaires médicales.

Organiser les plannings et adapter les ressources à l'activité afin d'assurer la continuité de service.

Piloter le recrutement, l'intégration et le développement des compétences.

Réaliser les entretiens professionnels et accompagner la montée en compétences des collaborateurs.

Favoriser la cohésion d'équipe et gérer les situations complexes.

Organisation et coordination des activités

Superviser les activités des secrétariats médicaux de consultation et d'hospitalisation.

Veiller à la fluidité du parcours patient, de la prise de rendez-vous jusqu'au suivi post-consultation ou post-hospitalisation.

Coordonner les relations entre les secrétariats, les médecins, les cadres de santé, les plateaux médico-techniques et les fonctions support.

Optimiser la programmation des consultations et des interventions ainsi que l'organisation des secrétariats.

Participer à l'amélioration continue de l'expérience patient et des processus de prise en charge.

Qualité et performance

Garantir la qualité et la conformité des dossiers patients et veiller au respect des règles de confidentialité, de sécurité des données et des exigences réglementaires.

Harmoniser les pratiques et déployer les procédures de fonctionnement.

Suivre les indicateurs d'activité et de performance (délais de rendez-vous, qualité de service téléphonique, programmation, comptes rendus, suivi médico-économique, e-Satis, etc.).

Identifier les axes d'amélioration et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires.

Gestion de projets et conduite du changement

Piloter les projets d'optimisation et de digitalisation des parcours patients.

Accompagner les évolutions organisationnelles et le déploiement de nouveaux outils ou processus.

Être l'interlocuteur privilégié des médecins, cadres et directions fonctionnelles sur les sujets liés au secrétariat médical.

Participation à la vie institutionnelle

Participer aux réunions de pôle, staffs, comités qualité et autres instances institutionnelles.

Représenter le secrétariat médical dans les projets transversaux de l'établissement.

Formation supérieure (Bac +3 à Bac +5) en management, gestion des établissements de santé, administration ou domaine équivalent.

Expérience confirmée en management d'équipes et coordination d'activités administratives, idéalement dans un établissement de santé.

Bonne connaissance du parcours patient, du fonctionnement hospitalier et des activités de secrétariat médical.

Capacité à piloter une activité à travers des indicateurs de performance et à conduire des projets d'amélioration.

Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels métiers et des outils de gestion des rendez-vous.

Temps de travail & congés : profitez de 7 à 9 semaines de congés par an selon votre roulement et d'un temps de travail annualisé favorisant l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Rémunération : bénéficiez d'un salaire fixe évolutif selon votre expérience et vos compétences

Qualité de vie : bénéficiez de la prise en charge de 75 % de vos frais de transport, d'un parking réservé aux salariés, ainsi que d'un restaurant d'entreprise avec paniers repas.

Protection sociale : profitez d'une mutuelle avantageuse et d'un accompagnement au logement.

Évolution professionnelle : développez vos compétences grâce à un parcours d'intégration personnalisé, à la formation continue via notre Campus Formation Santé et à un accompagnement au développement de vos compétences.

Engagement & collectif : rejoignez un établissement engagé dans une démarche RSE et profitez d'un CSE attractif, avec chèques vacances, cadeaux et séjours à tarifs préférentiels.