Responsable New Business Evènementiel - F / H

Havas Events; Puteaux; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante se présente dans une équipe de santé publique dynamique à Créteil. Le poste de secrétaire implique l'organisation efficace des informations et des documents, tout en garantissant une gestion logistique fluide pour les missions du service. Vous serez au cœur des opérations, accueillant des visiteurs, gérant des communications et soutenant les missions de recherche. Ce rôle est idéal pour une personne autonome, rigoureuse et passionnée par le travail en équipe. Rejoignez un environnement où votre contribution sera valorisée et où des perspectives d'évolution professionnelle vous attendent.

Prestations

Primes de service

Supplément familial

Formation continue

Accompagnement personnalisé

Remboursement des transports

Crèches et centres de loisirs

Possibilité de logement

Stationnement gratuit

Offre diversifiée de restauration

Accès à des loisirs à tarifs préférentiels

Qualifications

• Capacité à organiser le traitement de l'information et des documents.
• Compétences en gestion logistique et administrative.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat et la gestion administrative des services de santé publique.
• Organiser les réunions et gérer les stocks de matériels.

Connaissances

Organisation

Communication

Gestion administrative

Autonomie

Rigueur

Gestion documentaire

Utilisation des outils bureautiques

Formation

Diplôme en secrétariat ou administration

Outils

Technologies de l'Information et de la Communication (TIC)

Description du poste

Situé à Créteil, l'hôpital Henri-Mondor propose une prise en charge complète sur un large panel de spécialités, dont 9 permanences de soin labellisées par l'ARS (orthopédie, urologie, digestif, neuroradiologie, neurochirurgie, ou encore imagerie interventionnelle). Il s'agit de l'un des premiers centres d'urgences du Val-de-Marne. Il compte également 8 centres de références maladies rares et 11 centres de compétences.

Date de parution

Description du poste

Intitulé du poste

Métier : Gestion et administration - Secrétaire

Type d'emploi : Titulaire ou contractuel

Quotité de temps de travail : Horaires de travail

Poste à pourvoir : Immédiat

Présentation du service

L'équipe de Santé Publique est dirigée par le Pr Etienne Audureau, chef de service de Santé Publique. Elle est constituée de 7 personnes, et accueille des stagiaires et doctorants. Elle a pour missions la méthodologie et la biostatistique. Le service de santé publique est également adossé à une équipe de recherche labellisée par l'Inserm (CEpiA).

Missions générales :

1. Organiser le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques et au suivi des dossiers liés aux services de Santé Publique.
2. Organiser et assurer la gestion logistique pour la mise en œuvre des missions du service.

Missions spécifiques :

1. Assurer le secrétariat :

• Participer à l'accueil des visiteurs et stagiaires.
• Recevoir et traiter les appels téléphoniques, mails, fax, courriers (enregistrement, tri, traitement, diffusion et archivage).
• Prendre des rendez-vous, gérer des agendas médecins.
• Prendre des notes et mettre en forme des documents (compte-rendu, rapports).
• Participation à la démarche qualité par une traçabilité rigoureuse et la réactualisation des documents et procédures.

Assurer la gestion administrative :

• Organiser les déplacements et participations aux congrès (gestion des autorisations, frais engagés).
• Coordonner la gestion administrative des stagiaires (dossier de recrutement, convention d'accueil, gestion paye).

Assurer la gestion logistique :

• Organiser des réunions (dates et réservations de salles), visites, conférences, événements, commissions spécialisées, staffs et consultations de méthodologie.
• Gérer les stocks de matériels (saisie des commandes, suivi, contrôle, relance commandes) en lien avec l'INSERM, l'UPEC et les services logistiques AP-HP.

Profil recherché :

• Accueillir et orienter des personnes.
• Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites.
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence.
• S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes.
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau.
• Utiliser les outils bureautiques / Technologies de l'Information et de la Communication (TIC).
• Savoir dialoguer et négocier.
• Rigueur et méthodologie.
• Savoir prendre des initiatives dans le cadre des marges de manœuvre définies.
• Être autonome et savoir rendre des comptes.

Critères candidat :

Corps et / ou grade cible : Assistant médico-administratif

Les avantages de l'AP-HP :

• Primes de service réservées aux nouveaux stagiaires et titulaires (versées en juin et décembre).
• Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge.
• Des perspectives d'évolution professionnelle, notamment via la formation continue (promotion professionnelle, DU et master).
• Un accompagnement personnalisé des agents durant leur carrière (conseil en ressources humaines, prévention des risques professionnels, santé au travail, service social du personnel).
• Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité.
• Des crèches sur horaires d'ouverture élargies et des centres de loisirs sur commissions.
• Des possibilités de logements sur le site en plus de ceux alloués dans le domaine privé AP-HP.
• Une possibilité de stationnement gratuit.
• Une offre diversifiée de restauration (self, food-trucks, cafétéria), de divertissement et activités de bien-être (Bulle, APSAP, médiathèque).
• Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent.
• Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses).