Responsable du pôle immobilier (H / F)

INRAP; Paris; Sur place; EUR 45 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement public de recherche archéologique recherche un Responsable du pôle immobilier pour gérer la stratégie immobilière, les baux et assurer le suivi budgétaire. Ce poste nécessite un Master en droit ou gestion, avec au moins 2 ans d'expérience. Les compétences requises incluent la gestion immobilière, la réglementation des baux, et une maîtrise des outils bureautiques. Le candidat doit avoir un esprit rigoureux, et des compétences relationnelles pour les négociations.

Qualifications

• 2 années d’expérience dans des fonctions similaires, de préférence dans un établissement public.
• Permis B requis.
• Forte maîtrise des enjeux administratifs, juridiques, techniques et financiers.

Responsabilités

• Mise en œuvre de la stratégie immobilière de l’Institut.
• Gestion des baux et conventions d’occupation.
• Suivi des coûts immobiliers et reporting.

Connaissances

Gestion immobilière

Réglementation des baux

Property management

Compétences relationnelles

Formation

Master en droit, gestion ou ingénierie immobilière

Outils

Word

Excel

Description du poste

Notre Institut

Avec plus de 2.200 collaborateurs et chercheurs, l’Institut national de recherches archéologiques préventives est la plus importante structure de recherche archéologique française et l’une des toutes premières en Europe.

Placé sous la double tutelle du ministère de la Culture et du ministère de l’Enseignement supérieur, de l’Innovation et de la Recherche, l’Inrap réalise l’essentiel des diagnostics archéologiques et des fouilles en partenariat avec les aménageurs privés et publics : soit près de 2 000 chantiers par an, en France métropolitaine et dans les départements d’outre-mer.

Les missions de l’institut s’étendent à l’exploitation scientifique des résultats et à la diffusion de la connaissance archéologique auprès du public, actions pouvant prendre la forme de partenariats nationaux comme internationaux.

Doté d’une organisation reposant sur un siège parisien et huit directions interrégionales, il dispose d’un budget de 175 millions d’euros

Poste : Responsable du pôle immobilier (H / F) — Catégorie 5

Filière Administrative

Modalités : Poste à pourvoir par recrutement interne ou externe en CDI ou par voie de détachement

Affectation : Paris – Direction de l’Immobilier et de la Logistique - DIL

Contexte

La Direction de l’Immobilier et la Logistique est composée de deux pôles : le pôle des affaires générales et de la logistique et le pôle immobilier.

Le pôle immobilier a pour mission d’élaborer et de déployer la stratégie immobilière de l’Institut. Il assure le bon fonctionnement immobilier des implantations. Il apporte aux directions régionales un soutien juridique et immobilier (harmonisation et consolidation des besoins ; mise en œuvre des clauses des baux de l’Institut ; etc.). Il met également en œuvre les politiques ministérielles dans le domaine immobilier (procédure de labellisation ; etc.).

Le patrimoine immobilier de l’Inrap est exclusivement locatif ou en occupation de biens domaniaux. L’Institut répond aux règles de la gestion immobilière publique et met en œuvre les objectifs définis dans son SPSI (schéma pluriannuel de stratégie immobilière).

Missions

Sous l’autorité du/la Directeur de l’Immobilier et de la Logistique, le/la responsable du pôle immobilier est chargé(e) de la mise en œuvre de la stratégie immobilière de l’Institut. Il/Elle a sous son autorité les chargé(e)s de gestion du parc immobilier, le/la chargé(e) de travaux et assure la gestion immobilière des implantations et notamment des baux et des marchés d’assurance. Il/Elle élabore et assure le suivi avec son équipe des budgets de son pôle.

Mettre en œuvre le schéma pluriannuel de stratégie immobilière de l’Institut

• Mettre en œuvre le SPSI de l’Institut, en priorisant notamment l’optimisation des implantations aussi bien surfaciques, financières que juridiques et en pilotant la recherche ou le changement de locaux des implantations;
• Proposer et mettre en œuvre les solutions d’optimisation ou de réduction des coûts des implantations ne répondant pas aux critères de la politique immobilière de l’Etat ;
• Réaliser les recherches de nouveaux biens dans le respect des règles de la commande publique et de la politique immobilière de l’Etat ;
• Préciser les critères et les conditions de choix de prise à bail ou de propriété pour les nouveaux locaux ;
• Réaliser les simulations financières des coûts de chaque solution ou projet ;
• Respecter et assurer le suivi des procédures de la politique immobilière de l’État (labellisation ou toute procédure demandée par la Direction de l’Immobilier de l’État ; consultation du Ministère et collaboration avec le bureau de la politique immobilière ; pôle d’évaluation domanial)

Gestion des baux et conventions d’occupation des implantations de l’Inrap

• Écrire force de proposition pour l’optimisation de la gestion des baux et dans l’accompagnement des gestionnaires locaux (GAGI) dans leurs missions ;
• Assurer le suivi administratif et financier des baux (contrôle des loyers et charges, des appels de fonds) et la gestion immobilière des sites (relations avec le bailleur, vérification des obligations des baux, interface du conseil juridique en cas de litiges avec le bailleur, …)
• Élaborer et suivre le budget annuel des implantations (loyers ; charges ; honoraires ; fluides)
• Assurer le suivi des échéances des baux et conventions et en assurer le renouvellement et la renégociation (négociation des loyers et travaux, mise à jour des annexes lors du renouvellement des baux, négociation sur les évolutions des clauses des baux, etc …)

Gestion et pilotage des marchés d’assurances de l’Inrap

• Écrire responsable des marchés d’assurance en RC, dommage aux biens et bris de machine aussi bien sur les implantations que les activités opérationnelles (chantiers archéologiques) ;
• Assurer le suivi financier et administratif ainsi que le reporting auprès du Directeur de l’Immobilier et de la Logistique ;
• Proposer et mettre en œuvre les actions permettant l’amélioration durable des taux de sinistralité ;
• Assurer le renouvellement des marchés d’assurance RC, dommage aux biens et bris de machine ;
• Écrire le/la référent(e) des polices d’assurance, animer et soutenir les agents des directions régionales en charge des déclarations de sinistres.

Gestion budgétaire et financière

• Assurer le suivi de la facturation et les consommations budgétaires (AE / CP) et le respect du budget ;
• Contrôler le coût total immobilier et prendre les dispositions pour veiller en permanence à un rapport qualité / prix optimal (révision triennale ; etc.)

Manager et coordonner avec une équipe de gestionnaires en région

• Encadrer l’activité du service immobilier (actuellement trois agents et un l’apprenti et assurer la continuité d’activité en cas d’absence) ;
• Animer et coordonner les activités de gestion immobilière des gestionnaires en région (GAGI) et s’assurer du respect de la réglementation en matière immobilière et assurance.
• Travailler avec la responsable du service des affaires générales pour assurer le bon cadencement et pilotage au niveau national des actions de maintenance, d’entretien et de conformité réglementaire.

Reporting

• Développer et réaliser le reporting du pôle immobilier et les tableaux de bord de son activité notamment sur les coûts immobiliers des implantations, les échéances de baux et la réalisation du SPSI, ainsi que sur les marchés d’assurance (sinistralité, montant d’indemnisation, …) ;
• Alerter les directions régionales et mettre en place tous plans d’action nécessaire au bon fonctionnement de l’Institut sur les sujets immobiliers et assurances relevant du périmètre de la direction.

Contrôle interne et maîtrise des risques

• Veiller au développement et à l’adaptation continue des procédures de son activité, notamment pour la gestion technique et la conformité réglementaire des implantations ;
• Assurer la maîtrise des risques sur son périmètre.

Niveau de diplôme requis

• Master en droit, gestion ou ingénierie immobilière avec 2 années d’expérience dans des fonctions similaires, de préférence dans un établissement public.

Compétences et expérience requises

• Permis B ;
• Maîtrise de la gestion immobilière et de la réglementation des baux, notamment civils et commerciaux ;
• Forte maîtrise des enjeux de property management : administratifs, juridiques, techniques, financiers (y compris la fiscalité immobilière) … ;
• Maîtrise de la réglementation relative aux assurances ;
• La connaissance de la domanialité publique ;
• Bonnes ressources relationnelles pour les négociations vis-à-vis de ses partenaires et de ses prestataires ;
• Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel ;
• Faire preuve de rigueur et d’organisation.