Responsable des bureaux Licences/Masters LSH - H/F

Ecole Normale Supérieure de Lyon; Lyon; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

L'École Normale Supérieure de Lyon recherche un Responsable des bureaux Licences/Masters pour gérer les activités administratives des étudiants. Ce poste implique le management d'une équipe, la planification, et le respect des règlements, le tout dans un environnement académique stimulant. Le candidat idéal maîtrisera les réglementations de l'enseignement supérieur et pourra travailler en équipe, dans un cadre de qualité de vie et de professionnalisation.

Qualifications

• Maîtriser les outils bureautiques, surtout Excel en niveau avancé.
• Savoir s'approprier rapidement les applications informatiques.
• Savoir transmettre son savoir-faire et former son équipe.

Responsabilités

• Manager une équipe de gestionnaires et organiser l'année universitaire.
• Contrôler l'application des règles administratives et gérer le cursus.
• Répondre aux sollicitations des étudiants et assurer la veille réglementaire.

Connaissances

Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur

Maîtriser le cadre du LMD

Maîtrise de l'anglais au niveau B2

Savoir manager et encadrer une équipe

Savoir gérer des groupes et les conflits

Rigueur

Formation

Diplôme de niveau Master

Outils

Excel

Description du poste

Responsable des bureaux Licences/Masters LSH - H/F, Lyon

Ecole Normale Supérieure de Lyon

Description entreprise :

L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques. Dans le classement de Shanghai et QS, elle se classe au 1er rang des établissements français en termes de performance per capita. Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs. L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

L’Ecole normale supérieure de Lyon est implantée sur 112 829 m2 répartis sur 2 sites très proches l’un de l’autre : René Descartes (siège) et Jacques Monod.

Elle dispose ;

• d’une bibliothèque Diderot de Lyon (1,2 million de volumes disponibles sur le site René Descartes) proposant des collections en SHS (site Descartes), en sciences exactes et expérimentales (site Monod) et en éducation (site Descartes).
• d’un théâtre : la salle Kantor ;
• d’un studio de cinéma : la salle Jean-Claude Carrière ;
• de deux salles de musique ;
• de deux gymnases
• de deux restaurants : un sur le site Descartes et un sur le site Monod.

Son budget annuel est d’environ 150 M €.

L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie et des conditions de travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.

Description du poste :

Missions de la composante :

Le service des études et de la scolarité contribue à la mise en œuvre et au suivi de la politique de formation de l'école. Il veille à la conformité réglementaire de tous les actes de gestion liés à la scolarité et à la formation des normaliens et étudiants sélectionnés sur concours ou sur dossier pour préparer le Diplôme de l'ENS de Lyon, un ou plusieurs Masters, ou suivre une formation d’établissement (D.U.).

Missions du service :

Le bureau des licences et masters en Lettres, Arts et Sciences Humaines (LASH) et Langues et Sciences Economiques et Sociales (LSS) gère les activités administratives en lien avec la scolarité des étudiants de l'inscription administrative jusqu'à la diplomation ainsi que celles en lien avec le statut des normaliens. Les équipes de gestionnaires collaborent avec les équipes pédagogiques et assurent l'accueil au public pour informer et répondre aux différentes demandes.

Activités principales :

• Manager 1 équipe de gestionnaires (Encadrement et animation)
• Veiller au respect de la règlementation et de la politique définie par l'Ecole.
• Planifier et organiser l'année universitaire : candidatures, inscriptions, opérations de rentrée, diplômes,
• Gérer le cursus des normaliens
• Contrôler l'application des règles et procédures administratives
• Répondre aux sollicitations des étudiants et enseignants, des services internes de l'Ecole ou de notre tutelle
• Mobiliser, accompagner les équipes dans les changements
• Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter auprès des partenaires internes et externes
• Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité
• Traiter les démissions des normaliens élèves ; assurer le contrôle de l’assiduité des boursiers.

Activités secondaires :

• Participer au recrutement des agents composant l'équipe suite départs/ congés maternité / congés maladie
• Conduire les entretiens professionnels
• Elaborer, actualiser des procédures
• Répondre aux enquêtes, audits
• Mettre en place des actions de communication (équipe, CDD, site web, portail).

Contexte et environnement de travail :

8 personnes composent ce bureau des Licences/masters. Il est situé sur le site Descartes, et intégré au service des études et de la scolarité lui-même composé de 3 bureaux et de 24 personnes au total.

Conditions particulières d'exercices

Télétravail possible selon convention de l’établissement.

Contrainte de service : Amplitude horaire possible selon les contraintes de calendrier des activités de scolarité. Un samedi par an travaillé à l’occasion de la cérémonie de remise du diplôme

Profil recherché :

Compétences :

Connaissances

• Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche
• Connaître la réglementation applicable aux opérations de scolarité et de gestion des formations
• Connaître le statut des élèves normaliens et la réglementation associée
• Connaître les règles budgétaires

Compétences opérationnelles

• Maîtriser le cadre du LMD
• Maîtrise de l'anglais au niveau B2 du cadre européen commun de référence pour les langues
• Maîtriser l'offre de formation de l'Ecole sur les Licences (en lien avec universités partenaires) et Masters
• Maîtriser les outils bureautiques. Excel en niveau avancé
• Savoir manager et encadrer une équipe
• Savoir s'approprier rapidement les applications informatiques
• Savoir gérer des groupes et les conflits
• Réaliser des synthèses ; rédiger des rapports ou des documents
• Conduire des entretiens
• Déléguer et évaluer
• Savoir transmettre son savoir-faire, former son équipe et la mobiliser sur les priorités.

Compétences comportementales

• Rigueur/fiabilité/intégrité
• Sens relationnel
• Sens du travail en équipe, de la traçabilité écrite et du reporting
• Capacité d'adaptation aux personnes, aux outils, aux nouveaux contextes
• Réactivité