Responsable des archives (H/F)

CY Cergy Paris Université; Cergy; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université dynamique cherche à recruter un responsable du traitement des archives pour piloter un projet ambitieux de dématérialisation. Ce rôle clé implique la gestion, l'organisation et la préservation des informations, garantissant leur accessibilité et conformité. Vous serez chargé d'accompagner les équipes sur les bonnes pratiques de gestion documentaire tout en assurant la sécurité et l'intégrité des archives à long terme. Si vous êtes passionné par l'archivage et souhaitez évoluer dans un environnement stimulant, cette opportunité est faite pour vous.

Prestations

52 jours de congés payés par an

Remboursement de 75% des transports en commun

Participation à la complémentaire santé

Politique active de formation

Qualifications

• Expérience de 24 mois en gestion documentaire et archivistique.
• Capacité à structurer et retrouver des informations efficacement.

Responsabilités

• Assurer la conformité juridique et réglementaire des documents.
• Piloter le déploiement d'un archivage électronique.

Connaissances

Gestion documentaire

Connaissances archivistiques

Analyse documentaire

Communication

Travail en équipe

Formation

Diplôme en archivistique ou domaine connexe

Outils

Outils informatiques de gestion documentaire

Description du poste

Description
Il s'agit d'une création de poste. CY Cergy Paris Université n'a pas de service dédié aux archives. Chaque direction ou composante assure elle-même la conservation de ces documents, le plus souvent au format papier. CY Cergy Paris Université est engagé dans un projet de dématérialisation structurant, avec le déploiement d'une Gestion Électronique de Documents (GED) et d'un outil de Gestion de Processus Métiers (BPM) à partir de 2025, et à termes, d'un Système d'Archivage Électronique (SAE). Dans un projet de Gestion Électronique de Documents (GED) ou de Gestion des Processus Métiers (BPM), le responsable du traitement des archives joue un rôle clé dans la gestion, l'organisation et la préservation des informations. Ses missions sont multiples et comprennent des tâches techniques, organisationnelles et stratégiques pour garantir que les documents soient accessibles, conformes aux normes et correctement archivés.

Les enjeux sont les suivants :

1. Accompagner/conseiller les directions et les composantes sur les obligations réglementaires et les bonnes pratiques en matière de référencement des documents ;

Dans le cadre d'une démarche ambitieuse de dématérialisation des procédures et de gestion électronique de documents, il s'agit de piloter le déploiement d'un archivage électronique.

Activités principales :

1. Assurance de la conformité juridique et réglementaire
2. Analyse et évaluation des besoins documentaires
3. Organisation et classification des documents
4. Mise en œuvre de la gestion documentaire électronique
5. Sécurité et gestion des accès
6. Préservation et gestion des archives à long terme
7. Formation et sensibilisation des utilisateurs
8. Audit et amélioration continue

Savoirs :

1. Définir et appliquer les règles d'archivage
2. Règles et principes du classement et de l'analyse archivistique
3. Outils informatiques
4. Connaissance appréciée de l'environnement de la recherche de l'enseignement supérieur et des enjeux
5. Organisation et fonctionnement des universités
6. Culture administrative

Savoir-faire :

1. Structurer et retrouver l'information
2. Utiliser les techniques de communication et les méthodes pédagogiques
3. Évaluation et priorisation des besoins
4. Structuration de tableaux de bord pour le suivi de l'activité
5. Travail en équipe
6. Définition et mise en œuvre de procédures et de règles

Qualités :

1. Capacité forte d'adaptation
2. Sens de l'observation, de l'organisation et d'autonomie
3. Rigueur / fiabilité
4. Discrétion, capacité à respecter la confidentialité
5. Sens relationnel et esprit de collaboration
6. Sens du service public

Conditions de travail :

1. CDD de 12 mois pour les agents contractuels ou détachement/mutation pour les agents titulaires à pourvoir dès à présent
2. Basé sur Cergy à 5 min du RER A ou Transilien ligne L
3. 38h35 hebdomadaires + variabilité éventuelles des horaires
4. 52 jours de congés payés par an
5. Remboursement abonnement transports en commun trajet domicile-travail 75%
6. Participation employeur à la complémentaire santé à hauteur de 15 € / mois
7. Politique active de formation des personnels
8. Rémunération selon les grilles de la fonction publique (Catégorie A/IGE)

Si ce poste vous intéresse, que vous aimez les challenges et que vous souhaitez évoluer dans un environnement dynamique avec des objectifs ambitieux, n'hésitez pas à postuler !

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 24 Mois

Savoirs et savoir-faire

• Classer des documents
• Maintenir une documentation précise et à jour
• Participer à un inventaire
• Réaliser une veille documentaire
• Sélectionner des informations documentaires

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• S'adapter aux changements
• Être à l'écoute, faire preuve d'empathie