Responsable des affaires générales et des relations avec les usagers

TN France; Besançon; Sur place; EUR 35 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé dynamique recherche un Responsable des affaires générales et des relations avec les usagers. Dans ce rôle essentiel, vous serez l'adjoint direct de la direction, chargé de coordonner les relations avec les usagers, de superviser la gestion des plaintes et de piloter des projets visant à améliorer l'expérience patient. Vous aurez également un rôle clé dans la gestion des ressources humaines de l'équipe. Ce poste offre l'opportunité de contribuer à des initiatives significatives au sein d'une institution engagée envers l'amélioration continue des services de santé.

Qualifications

• Expérience en gestion des relations avec les usagers et coordination de projets.
• Compétences en gestion des ressources humaines et analyse des réclamations.

Responsabilités

• Coordination des relations avec les usagers et gestion des plaintes.
• Préparation des dossiers d’autorisations d’activités de soins.

Connaissances

Gestion des relations avec les usagers

Coordination de projets

Gestion RH

Analyse des réclamations

Formation

Diplôme en gestion publique ou administration

Outils

Chronos

Description du poste

Responsable des affaires générales et des relations avec les usagers, Besançon

Le responsable des affaires générales et des relations avec les usagers est l’adjoint direct de la directrice pour les missions relatives aux relations avec les usagers. Il dispose à ce titre d’une délégation de signature pour certains documents.

Il coordonne la gestion des autorisations sanitaires et des labellisations maladies rares.

Il est également en charge des dossiers de secrétariat général et à ce titre, il assiste le DGA dans l’organisation des instances, la préparation des ODJ, et la rédaction des comptes-rendus.

En matière de relations avec les usagers, il coordonne l’élaboration et le suivi de la politique usagers du CHU. Il supervise la gestion de la CDU, entretient les relations avec les associations, et pilote les projets usagers du CHU.

Il est également responsable de la gestion du standard et de l’encadrement de ses professionnels.

• Gestion RH de l’équipe DRUQ, notamment l’encadrement de la chargée des relations avec les usagers et de la secrétaire de direction, ainsi que la participation aux évaluations. Encadrement des professionnels du standard ; gestion des plannings et des congés via le logiciel Chronos.
• Suivi et gestion des conventions gérées par la DRUQ (avec associations, mairie, sages-femmes libérales, IVG médicamenteux, convention BAMARA – maladies rares, etc.).
• Mise à jour de la valise de garde (vérification du contenu physique et dématérialisé).
• Réponse aux enquêtes et collecte de données émanant de l’ARS, de la DGOS, de l’IGAS, de l’INCA, en lien avec les interlocuteurs concernés.
• Gestion de certains projets, notamment les appels à projets.

Missions liées au Secrétariat général

• Préparation des dossiers d’autorisations d’activités de soins et d’équipements matériels lourds soumis à l’ARS, l’ASN, et l’ABM, y compris inspections et réponses, ainsi que le suivi de l’état des autorisations.
• Gestion des labélisations des dossiers maladies rares.

Missions liées aux relations avec les usagers

• Supervision et gestion des réponses aux usagers suite à des plaintes ou réclamations.
• Participation à des projets visant à améliorer les conditions d’hospitalisation.
• Développement d’une démarche pour favoriser l’expérience et l’expertise patient.
• Relations avec les associations (maison des usagers, conventions, journée des associations).
• Suivi de la CDU : coordination du secrétariat, suivi des ODJ, animation avec médiation, rapport annuel, plans d’action, refonte du livret d’accueil, redynamisation du MDU, journée des associations, etc.
• Assurance de la qualité dans les démarches usagers, notamment l’analyse des réclamations et contentieux.
• Gestion des demandes d’interprètes par les services de soins, relations avec les prestataires, et suivi du renouvellement des marchés.