Responsable de la Cellule de Portage des marchés F/H

GIP Paris Formations & Compétences

Paris

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EUR 34,000 - 42,000

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Job summary

GIP FCIP Paris recherche un Responsable de la Cellule Portage pour piloter l’activité, assurer le suivi administratif et financier des marchés et coordonner les relations avec les opérateurs, partenaires et financeurs.

Le candidat idéal dispose d’un Bac+3 et d’une expérience dans les marchés publics ou la formation professionnelle, maîtrise les outils de reporting et participe à l’élaboration des indicateurs de performance et des décisions du pilotage régional.

Qualifications

Connaissance de la réglementation des marchés publics et des dispositifs de formation
Expérience de portage de marchés de formation appréciée
Maîtrise des outils bureautiques et de suivi d’activité
Rigueur, sens de l’organisation, prise d’initiative et gestion des priorités
Capacité d’analyse et de synthèse
Capacité à travailler en équipe et à communiquer avec des interlocuteurs variés
Autonomie et réactivité face aux urgences

Responsibilities

Piloter l'activité de la Cellule Portage et coordonner les relations avec les opérateurs et financeurs
Assurer le suivi administratif et financier des marchés et veiller au respect des procédures
Préparer et suivre les commandes et documents contractuels
Élaborer et suivre les indicateurs et bilans d’activité pour les instances de pilotage
Contribuer à l’élaboration du kit administratif et assurer sa mise en pratique
Assurer la conformité des procédures et le suivi tout au long de chaque marché
Animer et coordonner les réunions et partenariats du groupement

Skills

Réglementation des marchés publics

Gestion de marchés

Rigueur et organisation

Analyse et synthèse

Travail en équipe

Autonomie et réactivité

Capacité d’initiative

Education

Bac +3 minimum

Tools

Outils bureautiques

Reporting

Plateformes financeurs

Gestion dématérialisée

Job description

Vos missions

Au sein de la cellule de portage des marchés du Groupement d’Intérêt Public Formation Continue et Insertion Professionnelle (GIP FCIP) de Paris, le Responsable de la Cellule Portage pilote l'activité de la Cellule Portage et contribue au pilotage régional des marchés. Il garantit la bonne exécution administrative, financière et contractuelle des marchés, assure le suivi de leur réalisation et coordonne les relations avec les opérateurs du groupement, les partenaires de réalisation et les financeurs. Il produit les analyses et les éléments de suivi nécessaires à la sécurisation des marchés et à la prise de décision des instances de pilotage.

Animation de la Cellule Portage

Organise, coordonne et supervise l'activité de la Cellule Portage.
Répartit les activités, fixe les priorités et veille au respect des échéances.
Anime l'équipe et accompagne la montée en compétences des collaborateurs.
Veille à l'application des procédures et au bon fonctionnement de la cellule.

Pilotage régional de l'activité

Participe à la définition et actualisation des indicateurs de suivi des marchés obtenus avec la Cellule Marché Région Académique
Produit et analyse les indicateurs de réalisation par marché, lot, territoire et structure.
Identifie les écarts entre commandes, réalisations et objectifs contractuels et propose les actions correctives adaptées.
Réalise les bilans d'activité et produit les éléments d'aide à la décision destinés aux instances de pilotage.
Participe à l’élaboration du kit administratif et veille à son utilisation et mise en pratique pour chaque session mise en place
Etablit les process de fonctionnement administratif et financier impliquant l’ensemble des co-traitants, des sous-traitants pour chaque marché
S’assure de la conformité des procédures administratives sur toute la durée du marché (conventions signées, avenants, bons de commande…)
Est l’interlocuteur unique du commanditaire pour la préparation et le suivi des commandes ainsi que toute demande complémentaire
Valide avec l’animateur de lot le potentiel de positionnement sincère du réseau, et des partenaires co-traitants
Participe à la capitalisation des données et des retours d'expérience afin de contribuer à l'amélioration continue des pratiques de mise en œuvre des marchés.
Communique régulièrement avec les co-traitants et les partenaires sur l’état de réalisation du marché, sur les points de blocage, et les modifications éventuelles.
En cas de contrôle ou audit du commanditaire, accompagne le co-traitant à sa préparation et participe à sa réalisation
Elabore des plans d’amélioration selon les résultats des principaux indicateurs et audits réalisés
Réalise le suivi quantitatif (saturation, consommation, financier) en lien avec le gestionnaire du lot et qualitatif en lien avec l’animateur de lot des différentes actions réalisées : actions de formation, actions de communication et veille à réduire les zones de risque engendrant des pénalités.

Organisation des instances régionales de fonctionnement et décisionnelles

Prépare les éléments de suivi destinés aux instances régionales.
Contribue à l'information des gouvernances concernées.
Alerte sur les risques susceptibles d'impacter les objectifs contractuels.
Contribue aux dialogues de gestion avec les financeurs.
Contribue à la préparation des différentes instances des commanditaires pour assurer le lancement du marché
Co-anime la réunion de lancement et les réunions de suivi du groupement avec l’animateur de lot.

Préparation des réponses à appels d’offres

Assurer la gestion administrative de la réponse aux marchés : collecter les pièces administratives nécessaires à la constitution du dossier de candidature (en interne et/ou en externe)
Assurer le dépôt des candidatures dans sa globalité en lien avec la responsable de la cellule marchés.

Liste non exhaustive

Profil

Vous êtes titulaire d’un Bac +3 minimum. Vous justifiez idéalement de trois ans d’expérience sur un poste similaire, idéalement dans la gestion de marchés publics ou la formation professionnelle.

Connaissance de la réglementation des marchés publics, des procédures de la commande publique et des dispositifs de formation professionnelle
Expérience de portage de marchés de formation appréciée
Maîtrise des outils bureautiques, de suivi d’activité et de gestion dématérialisée (outils de reporting, plateforme financeurs)
Rigueur, sens de l'organisation, prise d’initiative et gestion des priorités
Capacité d’analyse et de synthèse
Capacité à travailler en équipe et à communiquer avec des interlocuteurs variés
Autonomie et réactivité face aux urgences

Nous recrutons et reconnaissons tous les talents, et nous sommes attachés à la mixité et à la diversité.

Avantages