Responsable courrier et actes administratifs (h/f)

cdg69; Provence-Alpes-Côte d'Azur; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité locale recherche un Responsable courrier et actes administratifs pour superviser la gestion des courriers et des documents administratifs. Ce poste impliquera l'encadrement d'équipes et la gestion de procédures administratives, offrant une opportunité d'exercer des responsabilités variées dans un environnement dynamique.

Qualifications

• Expérience dans le secteur administratif requis.
• Capacité à superviser des équipes et à gérer le courrier.
• Compréhension des procédures administratives souhaitée.

Responsabilités

• Gestion des courriers entrants et sortants.
• Rédaction de documents administratifs.
• Suivi du budget et gestion des marchés.

Connaissances

Pratique de l'informatique

Capacités rédactionnelles

Management / Animation d'équipes

Autonomie

Rigueur

Réactivité

Formation

Formation juridique et administrative

Outils

Pack office Word

Pack office Excel

Pack office Outlook

GLPI

Intranet

Poséidon

e-convocation

Description du poste

Responsable courrier et actes administratifs (h/f), Alpes-Maritimes

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Attaché
Attaché principal
Attaché hors classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Oui Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Le service Actes administratifs et Courrier, situé à l'Hôtel de Ville, est rattaché à la Direction Adjointe Assemblées communales, Actes administratifs-Courrier, Associations+, au sein de l'Administration Générale. Ce service est en lien avec l'ensemble des directions municipales. Sous l'autorité de la directrice et de son adjointe, l'agent recruté aura principalement en charge l'encadrement des agents du service, la gestion des courriers entrants et sortants et des actes administratifs. Il devra par ailleurs veiller à la simplification et à l'évolution des procédures administratives du service et au suivi des marchés du service. Missions / conditions d'exercice * Gestion, contrôle et suivi du traitement des actes administratifs et de ceux reçus des organismes extérieurs ;
* Gestion, contrôle et suivi de l'attribution et de l'enregistrement du courrier et des tâches inhérentes ;
* Contrôle et suivi de la réception, du tri et de l'affranchissement des courriers ;
* Rédaction de documents administratifs (actes, mails, courriers, convocations, comptes-rendus, procédures) ;
* Suivi du budget et des marchés ;
* Suivis d'activités ;
* Gestion des congés et absences des agents du courrier et des actes administratifs ;
* Gestion et suivi des archives de la DA ;
* Polyvalence dans l'ensemble des attributions liées aux actes administratifs et au courrier. Profils recherchés Savoir-faire :
* Formation juridique et administrative ;
* Pratique de l'informatique (Logiciels métiers : GLPI, Intranet, Poséidon, e-convocation - Pack office Word, Excel, Outlook) ;
* Culture générale et territoriale ;
* Culture juridique et administrative ;
* Capacités rédactionnelles.

Savoir-être :
* Management / Animation d'équipes / Diplomatie ;
* Autonomie / Capacité à rendre compte et à prendre du recul ;
* Réactivité / Capacité à gérer les situations d'urgence et les conflits potentiels ;
* Rigueur ;
* Adaptabilité ;
* Discrétion ;
* Disponibilité.