Responsable administrative du site INSPE h/f

CY CERGY PARIS UNIVERSITE; Gennevilliers; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

CY CERGY PARIS UNIVERSITE recrute un(e) responsable administrative pour gérer les aspects administratifs, financiers et logistiques de son site à Gennevilliers. Le poste implique une collaboration étroite avec les équipes pédagogiques et la direction, ainsi que des tâches de supervision, de gestion des ressources humaines et de respect des réglementations. Une expérience en gestion administrative et une connaissance de la fonction publique sont requises.

Prestations

52 jours de congés payés par an

75 % du titre de transports remboursé

Mutuelle employeur participative

Jusqu'à 2 jours de télétravail par semaine

Accès à des offres culturelles et sportives

Qualifications

• Connaissance des réglementations administratives et financières.
• Savoir organiser et animer une équipe.
• Maîtrise des logiciels bureautiques et de gestion.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative, financière et logistique du site.
• Encadrer et planifier l'activité des équipes administratives.
• Participer à l'élaboration du budget et au contrôle des dépenses.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion financière

Savoir hiérarchiser

Connaissance juridique

Formation

Diplôme en gestion ou administration publique

Outils

WORD

EXCEL

Apogée

Description du poste

La responsable administrative du site (RAS) de formation assure auprès du responsable pédagogique de site (RPS) et sous la responsabilité de la responsable administrative de composante, la gestion administrative, financière et logistique du site, ainsi que la gestion et le suivi des heures enseignants.

En matière de pilotage:

Mettre en place la politique de l’établissement dans sa mise en œuvre administrative sur le site

Mesurer l’activité des équipes administratives et techniques et contrôler l’utilisation des moyens (adéquation charges/moyens)

Mettre en place sur le site les calendriers et procédures arrêtés au niveau de la composante et veiller à leur respect

Participer aux réunions périodiques organisées par la RAC pour lui rendre compte de ses activités, la tenir au courant de toutes les difficultés rencontrées et lui faire toute proposition d’amélioration

Alerter la direction sur des risques potentiels

Prendre part aux décisions du Comité de pilotage (COPIL) du site

En matière de ressources humaines:

La RAS a autorité sur l’ensemble des personnels de l'INSPÉ du site

Gérer et contrôler les services des enseignants et les intervenants extérieurs

Encadrer et animer les équipes administratives et techniques

Coordonner les moyens humains et matériels nécessaire à la réalisation des objectifs

Évaluer les besoins en formation

Planifier l’activité des équipes administratives du site

Évaluer les besoins en personnel en fonction de la charge de travail

Gérer le temps de travail, les congés, les absences, les congés maladie, le contentieux

La RAS travaille en coordination avec le service des ressources humaines de la composante et en collaboration directe avec la RAC

En matière financière :

Participer à l’élaboration du budget

Assurer le contrôle, le suivi et l’analyse des dépenses et des recettes affectées au site

Dans ce domaine, la RAS travaille en étroite collaboration avec le service financier de la composante et la RAC

En matière juridique :

Mettre en œuvre et contrôler l’application des textes réglementaires et notes internes

Régler les dossiers sensibles et les situations de litige dans ses différents domaines d’activité en collaboration avec la RAC

Assurer le suivi matériel et réglementaire des élections et COPIL

Dans ce domaine, la RAS travaille en étroite collaboration avec le coordinateur des sites de formation CY et la RAC

En matière de sécurité :

Contribuer à la mise en œuvre de la politique d’hygiène et de sécurité

Dans ce domaine, la RAS travaille en étroite collaboration avec le coordinateur des sites de formation CY et de la direction de l’Hygiène, de la sureté et de l’environnement de Cergy Paris Université

En matière de scolarité :

Mettre en œuvre les consignes de la RAC, les procédures, calendriers et documents communs définis et arrêtés au niveau de la composante

Mettre en œuvre la réglementation liée à la formation et au concours

S’assurer du bon déroulement des examens

S’assurer de la fiabilité et de la cohérence des données relatives à la scolarité des étudiants du site (vérification de la saisie des notes, des tableaux synoptiques, des PV…)

Participer à la préparation et aux jurys d’examens

Dans ce domaine, la RAS travaille en étroite collaboration avec la RAC adjointe et la RAC

En cas d'absence, suppléer afin d'assurer la continuité du service.

· Connaître le système éducatif, l'organisation des études du système universitaire et la réglementation des masters,

· Connaître l’organisation et le fonctionnement de CYU et de l'INSPÉ de l’académie de Versailles,

Compétences :

· Connaître la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics,

· Connaître les logiciels bureautiques (WORD, EXCEL, Outlook, ...) et de gestion (Apogée, Celcat, Saghe et Sifac, Compas).

· Savoir hiérarchiser les tâches et savoir organiser son activité en fonction des priorités,

· Savoir les principes élémentaires de gestion des ressources humaines et des règles d’hygiène et de sécurité

· Savoir faire preuve de rigueur afin d’organiser les services dont il a la charge,

· Savoir conduire les entretiens professionnels de ses subordonnés,

· Savoir anticiper, planifier, alerter et rendre-compte aux autorités idoines,

· Savoir faire appliquer les procédures administratives et faire respecter les calendriers de l’INSPÉ.

· Encadrer, animer une équipe, voire gérer d’éventuelles tensions relationnelles,

· Savoir élaborer des choix, planifier des actions, estimer les besoins en moyens,

· Savoir expliquer et appliquer les textes applicables au site, au personnel et aux usagers,

· Savoir expliquer et appliquer les directives et les notes infra-réglementaires de l’INSPÉ.

Conditions de travail :

Poste ouvert aux agents titulaires (en détachement) et aux agents contractuels (CDD de 12 mois)

️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an

Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail

???? Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois

Politique de formation interne développée

Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)

Poste basé sur le site de Gennevilliers à pourvoir dès que possible

Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel.

Rémunération :

• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie A/IGE)