Responsable administratif(ve) du centre de recherche sur les circulations, les liens et les éch[...]

ehess; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une structure publique recherche un.e assistant.e de gestion pour le Centre. Le poste implique des tâches variées telles que le secrétariat, la gestion financière, l'accueil des chercheurs et étudiants, avec un accent sur la communication des activités du Centre. Les candidats doivent avoir un BAC et une expérience en gestion administrative.

Qualifications

• Expérience dans la gestion administrative et financière d'une structure publique est nécessaire.
• Une expérience au sein de l'écosystème universitaire sera appréciée.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat et la gestion administrative et financière du Centre.
• Participer à la communication et aux évènements du Centre.
• Assurer l'accueil et l'orientation des étudiants et chercheurs.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Aisance relationnelle

Capacité d’adaptation

Sens de l'organisation

Qualités rédactionnelles

Formation

BAC exigé

Outils

Pack Office

Description du poste

Placé.e sous la responsabilité de la direction du Centre, vous l’assisterez dans la gestion des affaires courantes, dans l’animation et la communication du Centre. A ce titre, vos principales missions consisteront à :

• Assurer le secrétariat ainsi que la gestion administrative et financière du Centre;
• Participer aux actions de communication et aux évènements du Centre;
• Assurer l’accueil et l’orientation des étudiants, chercheurs invités et doctorants – français et étrangers – et les accompagner dans leurs démarches.

Gestion et suivi des activités du Centre :

• Assurer la circulation de l’information administrative et être l’interlocuteur-trice des services centraux de l’EHESS et des organismes extérieurs;
• Assurer la gestion des actes administratifs et financiers en lien étroit avec les services centraux de l’EHESS;
• Suivre le budget et contrôler son exécution, en lien avec la Direction des affaires financières de l’EHESS;
• Assurer les dépenses courantes ainsi que la gestion des missions de l’ensemble des membres du Centre, qu’ils soient permanents ou non;
• Valider les engagements juridiques et les services faits dans le logiciel de gestion SIFAC;
• Assurer la mise à jour et l’analyse régulière de tableaux de bord de l’activité administrative, financière et scientifique du Centre (suivi d’indicateurs pour la réponse aux enquêtes).

Participation à la communication et à la promotion des activités du Centre, en interne et en externe :

• Assurer la circulation de l’information au sein du Centre;
• Rédiger et diffuser les comptes-rendus des réunions du Conseil de Laboratoire et des AG;
• Assurer l’organisation et la logistique des manifestations scientifiques du Centre;
• Mettre en œuvre des actions de communication (site internet, newsletter, réseaux sociaux, bulletin annuel sur les activités du Centre, etc.);
• Mettre à jour le site Web du Centre (annuaire, publications, évènements…).

Accompagnement des enseignants-chercheurs :

• Assurer une veille sur les appels à projet (AAP) et accompagner les membres du Centre dans la réponse à ces AAP, notamment dans l’élaboration du budget prévisionnel;
• Monter les dossiers administratifs et financiers et assurer le suivi des projets de rechercheen lien avec la direction du développement de la recherche de l’EHESS;
• Collecter les informations auprès des enseignant-chercheur-es, doctorant-es et chercheur-ses invité-es afin de mettre à jour le site Web et de répondre aux enquêtes diverses;
• Contribuer à la réponse aux audits (rapport Hcéres).

Accompagnement des nouveaux membres :

• Assurer l’accueil et le suivi des chercheur-es invité-es, des doctorant-es, des étudiant-es, des vacataires, des stagiaires, etc. et les accompagner dans leurs démarches.
• Organisation de l'enseignement supérieur
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d'élaboration de documents
• Finances publiques

Compétences opérationnelles

• Maîtriser les outils bureautiques (Pack Office) et idéalement les outils de suivi des dépenses (budget, recette, missions);
• Connaitre les règles générales de la comptabilité publique et des marchés publics.

Compétences comportementales

• Aisance relationnelle (nombreux contacts avec les chercheur-es; fonctions support);
• Capacité d’adaptation, goût pour la polyvalence;
• Prise d’initiative, réactivité;
• Sens de l’organisation, rigueur;
• Qualités rédactionnelles;
• Sens de l’écoute;
• Savoir travailler en autonomie;
• Avoir le sens du travail en équipe;
• Savoir rendre compte régulièrement de son activité et savoir faire circuler l’information.
• BAC exigé;
• Une expérience dans la gestion administrative et financière d’une structure publique;
• Une expérience au sein de l’écosystème universitaire sera fortement appréciée.

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