Responsable administratif.ve Direction des Formations

Institut National des Sciences Appliquées de Rennes; Rennes; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Institut National des Sciences Appliquées de Rennes recherche un·e responsable administratif·ve. Le candidat·e idéal·e gérera la coordination des services de formation, supervisera les équipes, et sera responsable de l'élaboration des budgets. Ce poste, proposé en CDD renouvelable, offre des avantages et une mission portée sur la qualité et l'efficacité administrative.

Prestations

45 jours de congés annuels

RTT possibles selon rythme horaire

Qualifications

• Connaissance sur le pilotage d’un EPSCP.
• Connaissance du fonctionnement de l'INSA et des cursus étudiants.
• Gestion des groupes et des conflits.

Responsabilités

• Organiser, coordonner et superviser les pôles et services de la DirFor.
• Établir et proposer le budget, contrôler et analyser sa répartition.
• Participer à la démarche qualité de la direction des formations.

Connaissances

Encadrer/Animer un groupe

Piloter un projet

Jouer un rôle de conseil ou d’aide à la décision

Transmettre des connaissances

Assurer une veille

Formation

Diplôme supérieur en gestion ou domaine connexe

Description du poste

Le·a responsable administratif·ve rejoindra un des piliers de l’établissement, au cœur des activités de l’INSA, à savoir la direction des formations qui est une équipe déjà constituée de 20 personnes réparties en quatre pôles et services, tous sous la responsabilité de la directrice déléguée des formations. Les entités constituant la direction des formations (DirFor) sont : le service Scolarité, le Pôle Alternance, le Pôle Santé et la Cellule Pédagogique.

La personne recrutée travaillera en symbiose avec la directrice déléguée des formations et viendra renforcer une équipe dynamique au service des étudiants et personnels de l’INSA, qui travaille en forte collaboration avec tous les services de l’établissement.

Activités principales :

• En parfaite collaboration avec la directrice déléguée des formationset dans le respect du périmètre décisionnel de celle-ci: organiser, coordonner et superviser le fonctionnement régulier et continu des pôles et services de la DirFor. Mettre en œuvre un plan d’action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés,

• Mobiliser et coordonner ces moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la DirFor,

• Réaliser des entretiens professionnels, valider les congés des équipes, selon une répartition établie par la directrice des formations,

• Assister et conseiller la directrice déléguée des formations et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes,

• Établir et proposer le budget, contrôler et analyser sa répartition et son exécution,

• Piloter des projets d’évolution technique de la Dirfor (logiciel PEGASE etc.),

• Participer à la préparation des audits de la DirFor (CTI notamment) et assurer la mise en œuvre des recommandations,

• Réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes,

• Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l’organisation, la production et les moyens de la DirFor,

• Participer à la démarche qualité de la direction des formations,

• Suivre et analyser les indicateurs et les tableaux de bord en lien avec les formations, évaluer et présenter le résultat des actions, contrôler les résultats par projets,

• Assurer une veille stratégique, identifier et proposer des pistes nouvelles, assurer une veille sur les sources potentielles de financement et les évolutions réglementaires,

• Rédiger les contrats et les conventions en lien avec les formations, en collaboration avec les partenaires extérieurs et contribuer au développement des partenariats,

• S’assurer du relais des informations en interne,

• Contrôler l’application des règles et procédures administratives.

Connaissances et compétences attendues :

Connaissances

• Connaissances sur le pilotage d’un EPSCP

• Connaissance du fonctionnement de l'INSA et des cursus étudiants

• Objectifs et projets de l’INSA (feuille de route stratégique)

• Droit public / finances publiques

• Connaissances budgétaires générales

• Méthodologie de conduite de projet

• Gestion des groupes et des conflits

Compétences opérationnelles

• Encadrer/Animer un groupe

• Piloter un projet

• Jouer un rôle de conseil ou d’aide à la décision

• Transmettre des connaissances

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Savoir représenter l’établissement

• Créer les conditions favorables à un entretien

• Conduire des entretiens

• Réaliser des synthèses et rédiger des rapports ou des documents

• Concevoir des tableaux de bord

• Assurer une veille

• Mettre en œuvre une démarche qualité

Savoirs-être professionnels

• Capacité de prospective

• Capacité à développer une vision stratégique

• Sens relationnel, écoute active

• Discrétion

• Réactivité / adaptabilité /disponibilité

• Rigueur / Fiabilité

• Gestion du stress

Constitution du dossier :

Les candidatures (lettre de motivation, CV) devront être adressées au plus tard pour le 17/08/2025.

Les candidat·e·s retenu·e·s seront invité·e·s à un entretien fin août/début septembre 2025 à l’INSA Rennes.

Informations complémentaires :

• Rémunération sur la grille ITRF des IGR selon l'expérience.

• 45 jours de congés annuels + RTT possibles selon rythme horaire et nécessités de service.

• CDD de 2 ans renouvelable.

• Poste ouvert aux titulaires et contractuels.

• Prise de poste dès que possible à partir du 01/09/2025.

Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.