Responsable Administratif H/F CDD

Alegria.group; Clichy; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme de formation recherche un·e Responsable Administratif·ve pour gérer la conformité et l'efficacité des processus administratifs. Ce poste est crucial pour piloter les dispositifs réglementaires et garantir la qualité des dossiers administratifs. L'idéal est un candidat avec une solide expérience en gestion administrative et une bonne maîtrise des exigences légales liées à la formation professionnelle.

Qualifications

• Expérience solide en gestion administrative dans un organisme de formation.
• Maîtrise des dispositifs de financement de la formation professionnelle.
• Connaissance des exigences réglementaires : Qualiopi, RGPD, Code du travail.

Responsabilités

• Piloter les dispositifs contractuels et réglementaires.
• Garantir la qualité, la traçabilité et l'exhaustivité des dossiers administratifs.
• Être l'interlocuteur·rice principal·e des financeurs.

Connaissances

Gestion administrative

Exigences réglementaires

Sens de l'organisation

Maîtrise d'Airtable

Maîtrise de Notion

Outils

Airtable

Notion

Edusign

EDOF

Description du poste

Une mission clé au cœur de la transformation de la formation professionnelle

Alegria.academy, organisme de formation certifié Qualiopi, à l’intersection du digital, de l’innovation pédagogique et de l’impact social, recherche un·e Responsable Administratif·ve pour un remplacement de congé maternité (6 mois).

En tant que véritable chef·fe d’orchestre de la gestion administrative du pôle Formation, vous assurez la conformité, l’efficacité opérationnelle et la fiabilité des processus. Aux côtés de la Head of Education, vous jouez un rôle stratégique dans le pilotage de notre activité.

Vos missions:

En étroite collaboration avec la direction pédagogique, vous serez amené·e à :

• Piloter les dispositifs contractuels et réglementaires (CPF, OPCO, POEI, B2B…)
• Garantir la qualité, la traçabilité et l’exhaustivité des dossiers administratifs (via Airtable, Notion, Edusign, EDOF)
• Être l’interlocuteur·rice principal·e des financeurs, partenaires et autorités de contrôle
• Manager et accompagner un·e coordinateur·rice administratif·ve
• Suivre et optimiser la gestion des financements publics et privés (collecte de pièces, délais, relances…)
• Sécuriser l’ensemble du processus administratif jusqu’à la facturation et la comptabilité
• Mettre en place des reportings de suivi (comptes, complétion, anomalies, paiements…)
• Veiller à l’application rigoureuse des normes : Qualiopi, RGPD, DREETS, financeurs
• Préparer et faciliter les audits qualité et bilans obligatoires (BPF, reporting financeurs…)
• Anticiper les risques de non-conformité et proposer des actions correctives efficace

Profil recherché:

Le profil que nous recherchons

• Vous justifiez d’une expérience solide en gestion administrative dans un organisme de formation
• Vous maîtrisez les dispositifs de financement de la formation professionnelle
• Vous connaissez parfaitement les exigences réglementaires : Qualiopi, RGPD, Code du travail
• Vous êtes reconnu·e pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité à structurer des process
• À l’aise avec les outils numériques, vous avez une bonne maîtrise de : Airtable, Notion, Edusign, EDOF