Responsable administratif F / H

Université d'Orléans; Chartres; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université d'Orléans recherche un(e) gestionnaire administratif au centre de formation de Chartres. Vous serez responsable de l'organisation et de la coordination de services administratifs en lien avec le personnel et la gestion financière. Ce poste à temps plein requiert une formation en administration ou gestion et une autonomie significative avec des compétences en leadership.

Prestations

57 jours de congés annuels

Formation continue

Forfait mobilité durable

Prise en charge partielle des transports

Qualifications

• Connaissance des administrations publiques et de l'enseignement supérieur.
• Maitrise des techniques d'élaboration de documents et de communication.
• Expérience en gestion administrative souhaitée.

Responsabilités

• Coordonner et planifier les activités du personnel.
• Gérer le budget et les conventions.
• Superviser les inscriptions et examens.

Connaissances

Autonomie

Leadership

Sens de l'organisation

Capacité à gérer le stress

Capacité d’écoute

Formation

Formation Bac à bac+2 administration / gestion

Description du poste

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.

Elle compte 18 500 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.

Lieu d’exercice : INSPE Centre Val de Loire – Centre de formation de Chartres

Prise de poste : Poste à pourvoir à partir de septembre

Type de contrat / Statut : Catégorie B, ouvert aux titulaires et contractuels (CDD 1an), temps plein

Vous êtes rattaché au centre de formation de Chartres de l’Institut National Supérieur du Professorat et de l’Éducation (INSPÉ) Centre-Val de Loire (CVL). Votre mission consiste à assurer l'organisation et la coordination des services administratifs et logistiques du centre (gestion du personnel, scolarité, financier…) en lien permanent avec le siège académique de l’INSPÉ CVL.

Activités principales

Gestion du personnel BIATSS :

• Coordonner et planifier les activités des agents, gérer le temps de travail / congés
• Anticiper avec le responsable du centre de formation, les remplacements de personnels en lien avec le service de gestion des ressources humaines de l’INSPE CVL et la Direction de la composante
• Conduire les entretiens professionnels annuels des agents placés sous sa responsabilité et en rédiger les comptes rendus ; fixer, conjointement avec les agents, des objectifs réalistes et mesurables ; actualiser les fiches de poste
• Participer au développement professionnel des agents en prenant part à tous les événements-clés d’un personnel Biatss titulaires (primes, promotion, CIA, avancement) et contractuels : avis sur les demandes de formation
• Animer le centre de formation et décliner les orientations du pôle Vie de l’Institut de la composante : réunions de services, temps d’échange (gestion du site, informer de l’actualité de l’INSPE CVL et de l’université), …

NB : pour les 2 agents encadrés (accueil, maintenance et ménage) l’organisation des missions est faite en collaboration avec la directrice adjointe de l’éducation, de l’enseignement supérieur et du sport du CD28 (rattachement fonctionnel)

Gestion financière et des conventions en lien avec le service financier du siège académique de l’INSPE CVL :

• Préparer et exécuter le budget alloué aux activités du centre de formation
• Suivre l'inventaire des biens et équipements
• Gérer les prêts de matériels et les conventions avec les partenaires
• Contrôler les états de frais des personnels partis en mission et procéder à leur mise en paiement.

Gestion administrative des services d’enseignement en lien avec le responsable de centre :

• Suivre les services (prévisionnels et définitifs)
• Suivre les dossiers administratifs des enseignants en lien avec le service de gestion des ressources humaines du siège académique de l’INSPÉ CVL
• Vérifier les dossiers vacataires

Encadrement des activités de scolarité en lien avec le service des études du siège académique et le responsable du centre de formation :

• Superviser les campagnes d’inscriptions administratives et pédagogiques selon les calendriers établis
• Organiser et assurer le respect de la réglementation des sessions d’examens
• Accompagner les agents à la gestion administrative de l’emploi du temps des formations : saisie dans ADE, déversement dans SAGHE, respect des quotas

Coordination du fonctionnent du centre de formation avec le Conseil Départemental d’Eure-et-Loir :

• S’assurer du respect par les agents et des usagers de l’INSPÉ CVL de la bonne mise en œuvre de la politique de prévention (sécurité incendie, vigipirate…) et des règles sanitaires du PUEL
• Veiller à l’application des règles de gestion de l’université en tenant compte des contraintes du PUEL
• Travailler avec le Conseil Départemental d’Eure-et-Loir à une bonne coordination et avoir un rôle d’alerte auprès de la direction de l’INSPÉ CVL en cas de désaccord, de dysfonctionnement ou de projets

Contribuer à la réflexion collective au niveau académique :

• Alerter en cas de dysfonctionnement constaté ou prévisible
• Participer et / ou coanimer des groupes de travail et d'échanges
• Aider à la conception d'outils et de procédures partagés

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation Bac à bac+2 administration / gestion ou expérience en lien avec le poste

• Connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques et particulièrement l’organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
• Droit des examens et concours
• Maitrise des techniques d'élaboration de documents
• Maitrise des techniques de communication
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Mettre en œuvre une démarche qualité

Compétences et qualités requises

• Autonomie et polyvalence
• Leadership, esprit fédérateur, capacité d’animation et de communication
• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Capacité à gérer le stress
• Capacité d’écoute
• Sens de la confidentialité
• Savoir rendre compte

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme / homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique :

• Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :
• Développement de ses compétences à travers une large offre de formation
• Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail
• 57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste
• Et des avantages …
• Activités sportives et culturelles
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Prise en charge partielle des transports
• Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,
• Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. avant le 06 / 07 / 2025

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