Responsable administratif et moyens généraux (H/F) (F/H)

Université PSL; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université PSL recherche un Responsable du pôle administratif et moyens généraux pour superviser l'entretien et la logistique du campus. Ce poste inclut la gestion de l'équipe et des budgets ainsi que l'administration de la bibliothèque. Vous rejoindrez une institution prestigieuse dédiée à l'éducation et à la recherche, visant à préparer les futures générations d'ingénieurs tout en contribuant aux objectifs de transition numérique et environnementale.

Prestations

Opportunités de développement de carrière

Égalité et diversité dans le processus de recrutement

Engagement pour l'insertion professionnelle

Qualifications

• Diplôme Bac + 2 requise, expérience dans un poste administratif.
• Compétences en gestion budgétaire, management d'équipe appréciées.
• Connaissance des outils bureautiques requise.

Responsabilités

• Gestion administrative et budgétaire, préparation du budget annuel.
• Encadrement d'une petite équipe (2 personnes) et gestion de la bibliothèque.
• Organisation d'événements sur le site et suivi des marchés.

Connaissances

gestion administrative et budgétaire

sens de l'organisation

management d'équipe

polyvalence et adaptabilité

capacité à communiquer

Formation

Diplôme Bac + 2

Outils

Excel

Word

Description du poste

MINES Paris - PSL forme depuis sa création en 1783 des ingénieurs de très haut niveau capables de résoudre des problèmes complexes dans des champs très variés.

Première école d'ingénieurs en France par son volume de recherche contractuelle, MINES Paris - PSL dispense une importante activité de recherche orientée vers l’industrie. Ses domaines de recherche s’étendent de l'énergétique aux matériaux, en passant par les mathématiques appliquées, les géosciences et les sciences économiques et sociales. L’école d'ingénieurs développe également la création de chaires d’enseignement et de recherche sur des thèmes émergents.

Structure d'accueil

L’École nationale supérieure des Mines de Paris (MINES Paris) est une des plus prestigieuses écoles d’ingénieurs en France et la première école par son volume de recherche orientée vers l’industrie. L’école des Mines de Paris forme des ingénieurs généralistes via une expérience pédagogique innovante et pluridisciplinaire, dans laquelle sciences de l’ingénieur et sciences humaines et sociales sont étroitement liées. Cette double culture est renforcée encore par son appartenance à l’Université PSL, qui se positionne dans le top 50 des classements internationaux, et qui constitue une véritable opportunité d’enrichissement des parcours.

Mines Paris est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du ministère de l’économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique.

Missions

Activités principales

Votre Environnement

Le campus de l'innovation Mines Paris - PSL à Versailles (Délégation Versailles Satory) correspond à l’une des quatre implantations de l’École. La délégation a pour mission principale l'offre de services aux usagers. Elle rassemble près de 250 collaborateurs et étudiants.

La délégation est composée d'un bâtiment classé "Etablissement Recevant du Public (ERP)" et héberge une bibliothèque et trois centres de recherche dont un classé Zone à Régime Restrictif (ZRR), ce qui implique un contrôle poussé de l’accès sur le site.

Votre Challenge Et Vos Missions

Rattaché(e) à la Déléguée du site, vous serez le(la) Responsable du pôle administratif et moyens généraux en charge de l'entretien, de la logistique et de la coordination des activités du campus (3 personnes). À ce titre, vous encadrerez 2 personnes (un.e assistant.e d'accueil et un gestionnaire budgétaire et financier) et travaillerez en coordination avec le Responsable technique et maintenance et la Chargée Hygiène, Sécurité et Environnement du site (HSE).

Vous serez également en charge de la gestion et de l'animation de la bibliothèque (30%), en lien fonctionnel avec la bibliothèque du site de Paris.

Vos Principales Missions Seront Les Suivantes

1. Gestion administrative et budgétaire

• Participer à la préparation du budget prévisionnel annuel de la délégation
• Suivre la bonne exécution des budgets et assurer la saisie et le suivi des engagements pour les centres et services
• Assurer le suivi administratif des marchés et contrats
• Participer à l'organisation des événements sur le site
• Concevoir les supports de communication pour le campus
• Contribuer à l'organisation de la Commission Locale HSE (ordre du jour, envoi des convocations, rédaction des comptes rendus...)
• Participer aux actions de l'école et venir en support général en fonction de l'actualité du site (cordées de la réussite, comités divers...) en lien avec la déléguée du site

1. Encadrement

• Management quotidien de l'assistant.e en charge de l'accueil et du gestionnaire budgétaire et financier

1. Gestion et de l'animation de la bibliothèque

• Renseigner et former les publics
• Gérer et valoriser les ouvrages et revues (réception, équipement antivol, intégration au catalogue...)
• Gérer les transferts d'ouvrages et revue entre les bibliothèques de site
• Animeer les espaces et assurer la médiation scientifique (mise en place d'exposition, valorisation des centres...)

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Le poste s’adresse à une personne titulaire a minima d’un diplôme Bac + 2 ou de catégorie B de la Fonction Publique (grade classe supérieure ou exceptionnelle). Une première expérience professionnelle dans un poste administratif ou de pilotage des moyens généraux est requise. Une première expérience en management d'équipe sera également appréciée.

Il s’agit d’une fonction administrative et de coordination générale de l'activité d'un campus, demandant de la rigueur, de la réactivité, une grande adaptabilité, une bonne organisation et de la méthode. Le poste implique une capacité à gérer en autonomie les dossiers, d’avoir le goût du travail en équipe et de bonnes capacités relationnelles et humaines.

Le (la) candidat(e) devra être polyvalent(e) et aura les compétences nécessaires en gestion administrative et budgétaire, la connaissance des outils bureautiques, notamment Excel et Word, ainsi que des notions confirmées en gestion de pièces comptables. Il ou elle devra faire preuve de capacité d’apprentissage pour l’utilisation des logiciels internes et des procédures internes.

Pour ce poste, les principales compétences recherchées sont :

Savoirs Et Savoir-faire

• gestion administrative et budgétaire
• sens de l'organisation
• maîtrise des outils bureautiques standards
• management d'équipe, notions d'anglais

Savoir-être

• polyvalence et adaptabilité
• véritable esprit de service
• capacité à communiquer et à travailler en équipe

…Et de nous ! Travailler à Mines Paris - PSL, c’est aussi :

• Rejoindre une institution prestigieuse et chargée d’histoire
• Être acteur de la transition numérique et de la transition vers la neutralité carbone pour faire face à l’urgence climatique
• Appartenir à un établissement de l'Université PSL, 33ème au classement mondial de Shanghai

Mines Paris - PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Mines Paris - PSL s'engage également dans l'insertion professionnel et au développement de carrière des personnes en situation de handicap