Responsable administratif et financier/Responsable administrative et financière

Batka - Groupe de 12 entreprises RH; Marcq-en-Barœul; Sur place; EUR 55 000 - 75 000; Plein temps

Résumé du poste

KeyWe recrute un Responsable Administratif et Financier pour garantir l’excellence opérationnelle des aspects administratifs et comptables des managers de transition et du cabinet.

Le poste est très opérationnel et s’inscrit en collaboration étroite avec la Secrétaire Générale de Batka, en lien avec les clients et les managers en mission, avec un focus fort sur la réactivité et la fiabilité des processus.

Qualifications

• Formation Bac+5 en gestion, comptabilité, finance ou administration des entreprises exigée.
• Autonomie et sens du service client largement requis pour interagir avec managers et clients de haut niveau.
• Maîtrise des outils bureautiques et de reporting, esprit d’initiative et capacité à piloter des processus.
• Expérience en gestion administrative, comptable ou contrôle de gestion est un atout.

Responsabilités

• Gérer les aspects administratifs et comptables des managers de transition et assurer leur suivi contractuel et financier.
• Établir et suivre la facturation client, les relances et le recouvrement, optimiser les délais de paiement.
• Piloter la trésorerie quotidienne et les relations bancaires, contribuer au prévisionnel et clôtures.
• Produire et analyser les indicateurs de performance, réaliser les écarts et alimenter les budgets prévisionnels.
• Veiller à la conformité RGPD et assurer l’amélioration continue des processus via Odoo et automatisations.

Connaissances

Autonomie

Réactivité

Rigueur

Excellent relationnel

Sens du service

Engagement

Formation

Bac+5 en gestion, comptabilité, finance ou administration des entreprises

Outils

Odoo

Excel

Word

Description du poste

KeyWe est un cabinet de management de transition qui propose une offre premium de proximité : des dirigeants et experts qualifiés, mobilisables sous 48h, pour accompagner ses clients dans leurs enjeux de croissance, de transformation ou de restructuration. Cette exigence de qualité et de proximité — au cœur des valeurs KeyWe (Engagement, Enthousiasme, Exigence, Proximité) — ne s'arrête pas à la sélection du manager : elle se prolonge tout au long de la mission, dans une logique de partenariat de confiance avec le client comme avec le manager.

KeyWe c'est 4 bureaux, un chiffre d'affaires de 16 millions d'euros, une équipe investie, dynamique et ambitieuse. L'entreprise présente un beau potentiel de croissance sur un marché en plein développement.

Dans le cadre de son développement et de sa structuration, KeyWe crée un poste de Responsable Administratif et Financier, dont la vocation est de garantir cette même excellence sur le terrain administratif et comptable : une expérience sans couture, fluide et de proximité, pour le manager de transition comme pour le client, à la hauteur de la promesse premium de KeyWe. Le poste est très opérationnel et travaille en complément de la Secrétaire Générale de Batka.

Missions principales

1. Relation et gestion administrative/comptable des managers de transition

• Être l'interlocuteur de référence des managers de transition en mission sur l'ensemble des sujets administratifs et comptables du quotidien, avec la même exigence de qualité et de réactivité que la promesse KeyWe faite au client
• Assurer le suivi administratif et contractuel selon le statut de chaque manager : contrats, documents, avenants, …
• Assurer la gestion comptable de leur mission (notes de frais, éléments variables, suivi des pièces nécessaires à la facturation et au règlement)
• Collecter, vérifier et contrôler les Comptes Rendus d'activité des managers de transition en mission
• Contribuer au suivi de la satisfaction des managers et des clients sur le volet administratif, et remonter les irritants pour nourrir l'amélioration continue, assurer un lien fluide et de confiance entre les managers en mission, les clients et l'équipe KeyWe sur ces sujets

2. Facturation, recouvrement et gestion fournisseurs

• Établir la facturation client, suivre le poste clients
• Gérer les relances, le suivi des impayés et l'optimisation des délais de règlement
• Piloter le cycle fournisseurs : réception, contrôle, validation et paiement des factures
• Assurer le respect des délais de paiement et la bonne tenue des échéanciers

3. Trésorerie et comptabilité

• Être garant de la trésorerie quotidienne : suivi, pilotage et prévisionnel
• Gérer les relations bancaires courantes (opérations, suivi des comptes)
• Assurer le contrôle des opérations courantes et le suivi comptable, en lien avec l'expert-comptable et le CSP de Batka
• Contribuer activement aux clôtures mensuelles et annuelles

4. Contrôle de gestion et pilotage de la performance

• Produire et faire vivre les indicateurs de performance (commerciaux, financiers, opérationnels) et les tableaux de bord mensuels
• Analyser la performance de l'activité et mettre en lumière les tendances, points d'attention et leviers d'amélioration
• Réaliser les analyses d'écarts (budget et N-1)
• Participer à l'élaboration des budgets prévisionnels, aux exercices d'atterrissage et au suivi de la trajectoire vs objectifs

5. Gestion administrative générale, conformité et outils

• Piloter l'ensemble des processus administratifs courants de KeyWe (documents légaux de la société, suivi des obligations réglementaires)
• Assurer l'interface avec les organismes externes (assurances, administrations, expert-comptable, commissaire aux comptes)
• Produire les documents clients
• Veiller à la conformité contractuelle et RGPD des documents administratifs traités (données sensibles des managers et clients)
• Contribuer à l'amélioration continue de l'utilisation d'Odoo (ERP KeyWe) sur les processus administratifs, comptables et de facturation
• Être force de proposition pour tester et déployer des automatisations, intégrer l'IA dans nos process, et développer l'efficience de l'activité, contribuer à simplifier et fiabiliser les process existants
• Piloter le recrutement pour les besoins internes de KeyWe (hors managers de transition placés chez les clients) : rédaction et diffusion des offres, sourcing, présélection des candidatures
• Organiser et mener les entretiens
• Assurer le suivi du processus jusqu'à l'intégration des nouveaux collaborateurs

Résultats attendus

• Fiabilité et respect des délais de facturation client, sur la base de CRA correctement collectés et contrôlés
• Réduction et maîtrise des délais de règlement clients (DSO) et du niveau d'impayés
• Respect des délais de paiement fournisseurs et bonne tenue des échéanciers
• Fiabilité et tenue des délais des clôtures mensuelles, qualité et régularité des tableaux de bord et analyses d'écarts
• Qualité perçue de l'expérience administrative par les managers de transition et les clients (réactivité, fluidité, sans couture)
• Progression de l'utilisation d'Odoo et gains d'efficacité obtenus grâce aux automatisations mises en place

Profil recherché

• Formation Bac+5 en gestion, comptabilité, finance ou administration des entreprises
• Première expérience sur un poste administratif, comptable ou de gestion, incluant idéalement des bases en contrôle de gestion et gestion opérationnelle
• Autonomie attendue sur le suivi de trésorerie, le contrôle des opérations et la production des tableaux de bord dès la prise de poste
• Excellent relationnel et sens du service haut de gamme : le poste implique un contact quotidien avec les managers de transition et les clients, dans l'esprit de proximité et d'exigence qui caractérise KeyWe
• Réactivité, pédagogie et souci du détail, pour offrir une expérience fluide et sans couture à chaque interlocuteur
• Excellente maîtrise des outils bureautiques
• Appétence pour les outils et sujets d'automatisation, force de proposition sur l'amélioration des process
• Rigueur très importante, sens de l'organisation et autonomie sur les tâches opérationnelles récurrentes
• Sens de l'engagement, et implication

Perspectives d'évolution Le poste offre de réelles perspectives d'évolution au sein de KeyWe et du Groupe Batka.