Responsable administratif et financier

Association IM'PACTES; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association à but non lucratif basée à Paris recherche un(e) Responsable administratif et financier. Ce rôle implique la gestion de la comptabilité, des ressources humaines et des projets, avec un accent sur la conformité légale et les relations avec les partenaires. Le candidat idéal doit avoir entre 5 et 10 ans d'expérience et une forte capacité d'organisation et d'autonomie. Rémunération à négocier selon expérience.

Qualifications

• Bac +5 ou expérience équivalente.
• Expérience de 5 à 10 ans en gestion administrative et financière, de préférence dans le secteur associatif.
• Maîtrise des outils de gestion financière.

Responsabilités

• Gérer le budget et la comptabilité de l'association.
• Assurer le secrétariat général de l'association.
• Gérer les ressources humaines et le suivi des employés.

Connaissances

Autonomie

Organisation

Connaissance des règles comptables et financières

Gestion de projets

Capacité de communication

Description du poste

IM'PACTES est une association loi 1901 à but non lucratif, d'intérêt général, créée en 2022 par la professeure Céline Greco. Sa mission est de favoriser, développer et promouvoir la santé, la scolarité et l’accès à la culture des enfants, adolescents et jeunes majeurs protégés par l’aide sociale à l’enfance (ASE).

Ses objectifs sont d’améliorer la prise en soins physiques et psychiques des enfants victimes de violences et de garantir les chances de chaque enfant et protéger leur avenir. En les accompagnant sur le plan scolaire, en leur permettant d’accéder plus facilement à la culture, à l’expression artistique, aux livres, en facilitant leur prise d’autonomie (bourses, permis de conduire, etc…) et en créant pour eux un réseau d’entreprises prêtes à les accueillir.

L’association est constituée d’équipes engagées, placées sous l’autorité de la Présidente. La Direction Education, la Direction de la Santé concourent à la mise en œuvre du plan stratégique de la structure, épaulés par le ou la responsable administratif et financier.

Descriptif du poste

Placé sous l’autorité de la Présidente de l’association, le ou la Responsable administratif et financier travaille en lien étroit avec la directrice du pôle Education et avec le directeur du pôle Santé à qui il / elle rapporte au quotidien.

Il / elle a pour mission de :

v Assurer le secrétariat général de la vie des instances de l’association :

o Préparation et suivi des conseils d’administration et des bureaux : rédaction et envoi des convocations, des ordres du jours, des projets de délibération, des comptes-rendus

v Gestion des dossiers juridiques et administratifs :

• Assurer le suivi juridique de l’association (déclarations préfectorales, modifications statutaires, assurances, RGPD, CNIL, etc.).
• Rédiger puis Veiller à la bonne application du règlement intérieur et à la conformité des pratiques avec les statuts.
• Assurer l’interface avec les administrations, le cabinet comptable, le trésorier, les banques, les avocats, notaires et commissaires aux comptes.
• Signature et suivi des conventions avec les bénévoles

v Archivage et documentation :

• Organiser l’archivage physique et numérique des documents officiels de l’association.
• Mettre à jour les bases documentaires internes.

v Gestion des moyens généraux :

• Superviser les locaux de l’association : maintenance, sécurité, accessibilité, aménagements.
• Gérer les relations avec les prestataires (ménage, maintenance, sécurité, fournitures, …).
• Assurer l’inventaire, l’entretien et le renouvellement du matériel informatique, bureautique, etc.
• Organiser la mise à disposition du matériel aux équipes et leur récupération en cas de départ.

o Suivi des contrats avec les prestataires informatiques, chauffage, gardiennage, …

II- Partie financière et RH :

v Gérer le budget et la comptabilité de l’ensemble de l’association, en lien avec la Présidente et les directions Education et Santé :

o Respect des règles comptables

o Analyse des comptes

o Supervision technique

o Etablissements des états de synthèse (bilan, compte de résultat, annexe…)

o Etablissement de tableaux de bord et outils de reporting de synthèse de toute l’activité de la structure sur la base de ceux fournis par les directions

o Elaboration du budget prévisionnel global annuel et suivi trimestriel sur la base des budgets fournis par chaque direction

o Suivi des réalisations et des écrits

o Suivi de la trésorerie

o Relations avec les banques

v D’assurer le suivi quotidien de la comptabilité de l’association :

o Traitement des devis et paiements des factures fournisseurs et imputation / classements des factures via le logiciel

o Participer et veiller à la correcte imputation comptable et analytique des factures fournisseurs

o Pointer et lettrer les opérations comptables

o Traitement quotidien du courrier (ouverture, classement et traitement de la boite contact)

o Traitement des relevés de cartes bleues (de la vérification à la comptabilisation, s’assurer de la bonne réception des factures CB)

v Gestion administrative des ressources humaines, en lien avec la Présidente et les deux directeurs :

vGestion administrative du personnel : congés payés, soldes de tout compte, contrats de

o Gestion administrative du personnel : congés payés, soldes de tout compte, contrats de travail

o Vérification et validation des états de payes en lien avec le prestataire RH,

o Suivre les obligations en matière de sécurité du travail (registre sécurité, DSE, formations, entretiens annuels.).

o Veille juridique ; Respect de la convention collective en vigueur

III- Appui au mécénat

v Gérer les partenaires dans la durée en formalisant les conventions, s’assurer de leur bonne exécution, envoi des rappels d’engagements; Suivi des convention pour établir les appels de fonds, les bilans et leur renouvellement

v Assurer un reporting rigoureux des dons et subventions reçus, et une bonne collaboration avec les autres services de l’association

v Rédaction des réponses aux appels à projets portés par les institutions publiques et privées, en transversalité avec la Présidente et les deux directeurs

v Rédaction de bilans et de comptes rendus pour les mécènes.

v Développement des relations institutionnelles et partenariales.

v Rédaction de fiches projets pour financement ou présentation stratégique

IV- Gestion de projets

Projets Structurants – Horizon 2025

• Mise en place du projet ARUP
• Mise en conformité RGPD / DPO.
• Finalisation et Déploiement d’une application mobile.
• Mise en place d’un outil de gestion des rendez-vous (APIS).
• Constitution et gestion d’une flotte de véhicules pour les rendez-vous.
• Lancement et gestion d’un espace de restauration.
• Coordination des projets de déménagement (logistique, planification,

Dans le cadre de cette mission, il / elle devra être :

• Autonome et organisé, il / elle maitrise parfaitement les règles comptables et financières;
• Maîtrise des principales règles RH;
• Force de proposition et forte capacité à travailler en transversalité;
• Capacité à alterner des travaux sur des sujets opérationnels et stratégiques
• Maitrise de la gestion de projets et de partenaires;

Expérience : entre 5 et 10 ans (une expérience dans le caritatif serait un plus)

Rémunération : selon expérience

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