Responsable Administratif et Financier

Institut Catholique de Lille; Lille; Sur place; EUR 30 000 - 33 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution d'enseignement supérieur à Lille recherche un responsable administratif et financier pour accompagner la direction dans la gestion stratégique et opérationnelle. Le candidat idéal possède une formation Bac +5 et une expérience de 5 ans dans une fonction similaire. Il assurera la gestion budgétaire, la logistique et le suivi des admissions, tout en veillant aux normes en vigueur. La rémunération varie entre 30 et 33 KE, avec des avantages tels qu'une carte de titre restaurant et 22 jours de RTT.

Prestations

Carte titre restaurant

22 jours de RTT

Divers événements fédératifs

Qualifications

• Expérience de 5 ans dans une fonction similaire ou équivalente.
• Connaissance des règles budgétaires et comptables, conception de tableaux de bord.
• Savoir manipuler les chiffres avec précision.

Responsabilités

• Accompagner l’équipe de direction dans les réflexions relative au modèle économique.
• Participer au suivi du budget et des coûts.
• Assurer la relation avec les étudiants pour les problèmes financiers.

Connaissances

Maitrise de l’anglais (B2-C1)

Sens du relationnel et communication

Organisation et rigueur

Dynamique et réactif

Formation

Formation de niveau Bac +5

Outils

Internet

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Description du poste

Le ou la responsable administratif et financier accompagne étroitement la directrice adjointe au déploiement de la stratégie (DADS) dans le cadre des réflexions relatives à la gestion administrative et financière. Il (elle) peut être amené(e) à la suppléer dans ces domaines et contribue au bon fonctionnement administratif et financier de l’entité. Il (elle) assure des tâches administratives et organisationnelles qui permettent à la DADS d’avoir à disposition les informations nécessaires à jour. Il/elle pilote le pôle administratif et financier composé à ce jour de 3 personnes.

Accompagnement de l’équipe de direction

• Accompagner l’équipe de direction dans les réflexions relatives au modèle économique (barèmes, impayés, etc.).
• Être force de proposition sur les moyens permettant la rentabilité et la productivité des activités de l’entité.
• Formuler des propositions sur les politiques de dépenses, les nouveaux procédés.
• Veiller au respect des procédures mises en place, notamment s’assurer de la mise en œuvre des règles de dépenses et, plus largement, des règles comptables et budgétaires.
• Assurer le respect des normes et règlements en vigueur dans l’Entité et au sein de l’ICL-ESR (règlement intérieur, charte informatique, règles d’hygiène et de sécurité, usage des locaux, etc.). Le cas échéant, prendre les mesures immédiates nécessaires et alerter le (la) Directeur(trice) des moyens généraux et/ou le (la) Directeur(trice) des projets immobiliers et/ou le (la) Responsable sécurité et prévention des risques. Proposer d’éventuels ajustements.
  
  

Gestion budgétaire / financière

• Participer au suivi du budget (reporting, suivi des sections analytiques, etc.)
• Elaborer et améliorer les procédures, mettre en place des tableaux de bord et indicateurs d’activité.
• Créer, proposer et faire valider les tableaux de bord pour le suivi des coûts. Piloter, suivre et analyser l’ensemble de ces outils et mettre en place un système d’alerte efficace.
• Négocier avec des partenaires extérieurs pour le compte de la Direction (clients, fournisseurs, etc.)
• Assurer le suivi de la facturation et l’interface avec le service comptabilité de l’ICL.
• Vérifier et pointer les factures fournisseurs et prestataires ainsi que les notes de frais. Les transmettre au service comptabilité. En assurer le suivi (relances, etc.).
• Etudier les dossiers financiers des étudiants. Contrôler et suivre les relances en cas de retard de paiement, en lien avec le Service de gestion des affaires étudiantes (SGAE).
• Gérer les dispositifs de bourses d’ESPOL, accompagner les étudiant(e)s ou futurs inscrit(e)s dans la recherche de financement des frais liés aux études. Accueillir, informer et assurer le suivi personnalisé des étudiant(e)s en difficulté, leur apporter des solutions adaptées ou les orienter vers les services (ou commissions) spécialisé(e)s.
  
  

Gestion administrative et financière des admissions et inscriptions

• Accueillir et informer les étudiants et leurs parents pour toute question relative à leur inscription ou problèmes financiers.
• Prendre en charge la relation avec le SGAE.
• Suivre le processus de sélection sur les plateformes dédiées.
• Gérer les dossiers d’inscription ou de réinscription.
• Suivre les demandes de bourse ou de réduction.
• Gérer les accords pédagogiques.
• Suivre les abandons et les remboursements.
• Suivre les relances des impayés réalisées par le SGAE.
  
  

Gestion administrative et logistique

• Gestion administrative et RH (contrats et suivi des enseignants vacataires, gestion et suivi des prestataires d’enseignement dans le respect des règles en vigueur, gestion et suivi des congés des personnels de l’entité etc.), alerter l’équipe de direction le cas échéant.
• Gestion logistique (commande de matériels, gestion des stocks de fournitures), gestion de l’accueil, etc.
• Suivre et accompagner les fournisseurs extérieurs : bons de commande et devis.
  
  

Profil Recherché

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Formation de niveau Bac +5 ou expérience professionnelle équivalente.
• Expérience de 5 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
• Maitrise de l’anglais (B2-C1)
• Connaissance des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Maitrise d’outils budgétaires ou comptables.
• La maitrise d’Agora et des plateformes Parcoursup, Mon Master et Actradis serait un plus.
• Connaissance des règles budgétaires et comptables, conception de tableaux de bord.
• Savoir manipuler les chiffres avec précision, analyser et synthétiser les informations.
• Maintenir la discrétion et la confidentialité
• Avoir le sens du relationnel et de la communication, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'initiative et être force de proposition.
• Capacité d’écoute et de travail tant en équipe qu’en autonomie
  
  

Ce Que Nous Proposons

Statut Cadre

Rémunération entre 30 et 33 KE

Carte titre restaurant (valeur facile du titre : 10 euros)

22 jours de RTT (sur une année complète)

Divers événements fédératifs