Responsable Administratif du Bureau d'Études H / F

Fayolle; Soisy-sous-Montmorency; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de bâtiment recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) en gestion des appels d'offres. Le rôle implique la coordination des informations internes et externes, la gestion des certifications, ainsi que la garantie de la conformité administrative. Le candidat idéal, titulaire d'un Bac +2, doit faire preuve de rigueur, d'organisation et posséder d'excellentes compétences en communication. Une première expérience dans le bâtiment est un atout.

Qualifications

• Expérience dans un service d'études de prix est un plus.
• Connaissance des procédures de réponse aux marchés publics.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Responsabilités

• Gérer les appels d'offres administratifs.
• Suivre les échanges et transmettre les informations.
• Piloter les renouvellements de certifications.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Communication écrite et orale

Formation

Bac +2 en assistanat de gestion, administration

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Pilotage administratif des appels d'offres :

1. Téléchargement et enregistrement des dossiers d'appels d'offres
2. Constitution des dossiers de réponse
3. Validation des pièces administratives et vérification du dossier complet avant réponse dématérialisée
4. Veille au respect des délais de réponse et suivi des compléments à fournir
5. Archivage physique et numérique structuré
6. Mise à jour continue du logiciel interne de suivi des dossiers
7. Renouvellement et gestion des clés de signature électronique pour l'ensemble du groupe

Coordination et communication interne / externe :

1. Suivi rigoureux des échanges pendant la consultation (additifs, questions / réponses, report de délai, invitations à négociation ou audition, etc.)
2. Transmission rapide et claire des informations aux services concernés (Bureau d'Etudes, Direction, secteur Travaux)
3. Échanges avec les Maîtres d'Ouvrage, partenaires, cotraitants, sous-traitants
4. Point d'entrée administratif pour l'ensemble des interlocuteurs internes et externes dans le cadre des appels d'offres
5. Support logistique pour les réunions et les comités techniques

Gestion proactive des certifications :

1. Pilotage des renouvellements Qualibat et FNTP
2. Anticipation des échéances
3. Constitution et envoi des dossiers (références, attestations de travaux, documents justificatifs)
4. Participation aux réunions internes et lien avec les organismes certificateurs
5. Mise à jour du logiciel interne de suivi spécifique

Liasse administrative & conformité :

1. Garante de la validité et de la conformité de la liasse administrative de l'entreprise
2. Collecte et contrôle régulier des documents nécessaires auprès des services internes (Attestations fiscales et sociales, assurances, Kbis, etc.)
3. Collaboration avec une assistante administrative en binôme

Vous : Êtes organisé(e) et rigoureux(se). Titulaire d'un Bac +2 en assistanat de gestion, administration, ou équivalent. Expérience : Une première expérience dans un service d'études de prix ou dans un environnement bâtiment est un plus. Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook). Connaissance des procédures de réponse aux marchés publics. Qualités personnelles : Rigueur, sens de l'organisation et autonomie. Esprit d'équipe et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément. Excellente communication écrite et orale.