Responsable administratif des résidences et accueil de jour - H/F

TN France; Saint-Cloud; Sur place; EUR 35 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une structure de santé dynamique en tant que Responsable Administratif pour les résidences et accueils de jour. Vous serez au cœur de la gestion administrative, garantissant une facturation précise et un suivi rigoureux des dossiers. Travaillant dans un environnement inclusif, vous aurez l'opportunité de contribuer à l'amélioration continue des services offerts aux résidents. Avec un accès à diverses commodités et un cadre de travail agréable, cette position est idéale pour ceux qui souhaitent faire une différence dans le secteur de la santé tout en développant leurs compétences professionnelles.

Prestations

Accès à une crèche

Amicale du personnel

Conciergerie

Covoiturage KAROS

Parking

Transports en commun

Séances de massages gratuites

Ostéopathie à tarif réduit

Restaurants du personnel

Deux rooftops

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et facturation dans un environnement de santé.
• Maîtrise des outils bureautiques et sens de l'organisation.

Responsabilités

• Gestion de la facturation et des tableaux financiers pour les résidences.
• Management de l'équipe administrative et organisation du travail.

Connaissances

Gestion administrative

Facturation

Outils bureautiques

Communication

Rigueur

Sens de l'écoute

Formation

Bac + 5

Outils

CPAGE

ORBIS

Excel

Description du poste

Responsable administratif des résidences et accueil de jour - H/F, Saint-Cloud

Description entreprise :

Situé dans les Hauts-de-Seine (92), aux portes de Paris sur les bords de Seine, le Centre Hospitalier des Quatre Villes (Saint-Cloud, Sèvres, Chaville et Ville d’Avray), aussi appelé CH4V, est un établissement public de santé, acteur du service public hospitalier.

Il emploie environ 1200 agents et dispose de 600 lits d’hospitalisation complète et places d’hôpital de jour (soins ambulatoires).

Description du poste :

Le Centre Hospitalier des Quatre Villes recrute un(e) responsable administratif(ve) pour ses résidences pour personnes âgées et ses accueils de jour situés sur les villes Saint-Cloud et Sèvres (92).

Missions :

Facturation des séjours

• Vérification et Renseignement du logiciel de facturation CPAGE
• Vérification et Suivi en remplacement du tableau des mouvements
• Suivi des tableaux financiers (commun avec TP et finances)
• En remplacement d’un gestionnaire : Gestion des demandes de prélèvements automatiques
• Facturation mensuelle : Emission des titres de recettes (résidents payants, et départements hors 92 pour l’APA) + des avis de prélèvement + des contributions des ash
• Facturation mensuelle de l’APA pour le département 92 (sans émission de titre)
• Dépôt chorus pour la facturation ASH et APA auprès des départements
• En support des gestionnaires : Suivi des GIR, des dossiers APA et des dossiers ASH
• En remplacement d’un gestionnaire Saisie des actes de soins des intervenants libéraux
• Clôture de l’exercice : lien avec le TP et la DAF et validations des données des logiciels CPAGE (logiciel de facturation CH4V) et Hélios (logiciel comptable du TP)
• Réalisation d’effacement comptable sur demande du TP
• Envoi mensuel des tableaux / mémoire à l’appui des dépôts dans Chorus
• Envoi mensuel des tableaux financiers au TP
• Envoi par mail des dossiers de provisionnements des arrivées des résidents à l’ASH
• Envoi des nouveaux tarifs et GIR aux départements hors 92 pour l’APA

Régies d’avances et de recettes pour les résidences et accueil de jour (régisseur principal des 2 sites)

• Remise de la carte de régie et suivi des achats (DFT-NET et Excel)
• Vente de tickets repas et suivi

Gestion de l’équipe

• Plannings de l’équipe administrative, des animateurs, des psychologues, des psychomotriciens, et de l’accueil de jour
• Management et formation de l’équipe administrative
• Organisation du travail administratif incluant l’élaboration et la mise en œuvre des procédures

Communication

• Envoi des mails institutionnels d’informations aux familles y compris PJ
• CVS : élaboration du CR et envoi des invitations
• Réunions des familles : élaboration du CR et envoi des invitations
• Participations aux réunions de service, aux COPIL

Démarche qualité

• Participation aux réunions liées à la démarche qualité et réunions hebdomadaires de coordination par site
• Elaboration / mise à jour de procédures en lien avec le service administratif
• Elaboration de compte rendu de réunions, y compris celles avec les familles

En remplacement des adjoints - Accueil physique, téléphonique, courrier et courriel de la Résidence

• Information du public sur les conditions d’admission et de fonctionnement de la Résidence
• Ouverture du portail visiteurs
• Réponse aux questions et réclamations des résidents et de leur entourage ou orientation si besoin vers l’interlocuteur concerné.
• Réponse aux appels sur l’ensemble des Résidences
• Gestion du courrier : tri du courrier et redistribution auprès des professionnels, renvoi si besoin des courriers des résidents aux référents familiaux
• Visites de l’établissement

En remplacement des adjoints Constitution et suivi des dossiers administratifs des résidents tout au long de leur séjour

• Réponse aux demandes d’admission et instruction des dossiers
• Gestion administrative des entrées et des sorties (constitution des dossiers, registre des entrées/sorties, registre des décès, adressage des chèques de dépôt de garantie au Trésor Public)
• Remplissage des logiciels CPAGE et ORBIS
• Suivi des admissions, gestion de la file d’attente et du taux d’occupation de la Résidence
• Suivi de l’occupation des lits : envoi du flyer des Résidences aux partenaires, utilisation de ViaTrajectoire, collaboration régulière avec les assistantes sociales des services hospitaliers du CH4V et autres CH
• Suivi des mouvements dans Resid’ehpad et Cert’DC
• Relations avec les partenaires CAF, CPAM, Tuteurs, Départements
• Gestion administrative des successions
• Archivage du dossier administratif : gestion et suivi des dossiers archivés (création / durée de conservation / destruction : selon procédures) et maintien en état de la salle d’archives.

En remplacement des adjoints Secrétariat de la Résidence

• Gestion des panneaux d’information et mises à jour
• Commandes de papeterie pour l’administration du site
• Gestion du relevé de suggestions
• Envoi des courriers de projet d’accompagnement personnalisé
• Diverses tâches administratives

En remplacement des adjoints Hôtellerie

• Réception du linge à marquer et préparation pour envoi au prestataire
• Renseignement du logiciel linge
• Silverdo : intégration des menus, gestion des cartes postales en l’absence de l’animateur
• Demandes d’interventions techniques (logiciel Asset +)
• Envoi aux familles et tuteurs des besoins en produits d’hygiène et vêtements des résidents

Contrat : CDI

Lieu de travail : Saint-Cloud et Sèvres

Les plus du CH4V : Accès à une crèche, l'amicale du personnel, le CGOS, une conciergerie, solution de covoiturage KAROS, parking et transports en commun, séances de massages assis minute gratuites et d'ostéopathie à tarif réduit, restaurants du personnel, deux rooftops.

Le CH4V s’engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.

Profil recherché :

• Bac + 5
• Accueil du public
• Connaissance globale du fonctionnement d'un EHPAD
• Maîtrise des outils bureautiques
• Disponibilité, sens de l’écoute
• Rigueur, autonomie, sens de l’organisation, et discrétion
• Qualités relationnelles