Responsable administratif de l'Institut Méditerranéen d'Océanologie (MIO) F/H

TN France; Mende; Sur place; EUR 35 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de recherche dynamique recherche un Responsable Administratif pour superviser les activités administratives d'une unité d'océanologie. Ce poste clé implique la gestion d'une équipe administrative, la mise en œuvre de politiques budgétaires et la coordination des activités institutionnelles. Le candidat idéal aura une solide expérience en management, une bonne connaissance des réglementations administratives et juridiques, ainsi qu'une capacité à communiquer efficacement. Cette opportunité offre un environnement de travail flexible avec des avantages tels que le télétravail et des congés généreux, parfait pour ceux qui souhaitent allier carrière et qualité de vie.

Prestations

Télétravail jusqu'à 2 jours/semaine

Congés de 50 jours la première année

Primes

Accompagnement pour personnes en situation de handicap

Avantages liés aux transports et loisirs

Qualifications

• Bonne connaissance de la réglementation juridique et administrative.
• Expérience en management et capacité à déléguer.

Responsabilités

• Mettre en œuvre la politique du laboratoire et gérer l'équipe administrative.
• Contrôler l'application des règles administratives et superviser le budget.

Connaissances

Réglementation juridique

Management

Communication

Gestion des conflits

Maîtrise de l'anglais

Formation

Diplôme en gestion ou administration

Description du poste

Responsable administratif de l'Institut Méditerranéen d'Océanologie (MIO) F/H, Lachamp

Aix-Marseille Université

L'Institut Méditerranéen d'Océanologie (M.I.O) est une unité mixte de recherche en Océanographie multi-tutelles (Aix Marseille Université (AMU), Univ. Toulon, CNRS-INSU, IRD) de agents qui étudient le milieu marin par des approches biologiques, chimiques, physiques ou de modélisation.

Le responsable administratif aura pour missions de :

1. Mettre en œuvre la politique du laboratoire et les règles des tutelles en termes d'activités administratives et de pilotage, en relation étroite avec la directrice du laboratoire et les directeurs adjoints.
2. Encadrer hiérarchiquement, fonctionnellement et manager l'équipe administrative du laboratoire, comprenant huit agents. Le service administratif est divisé en un pôle ressources humaines, un pôle projet, un pôle gestion financière et un pôle communication.
3. S'assurer de la bonne exécution des tâches des agents du service administratif, proposer des solutions en cas de difficultés, et suivre les dossiers complexes tels que CPER, ERC, conventions.
4. Coordonner et veiller à la mise en œuvre de la politique du laboratoire en matière de budget, ressources humaines, communication, en supervisant toutes les étapes budgétaires. En lien avec la responsable budget, établir, soumettre et suivre le budget provenant des subventions des quatre tutelles et des contrats, contrôler sa répartition et son exécution. Mettre en œuvre la procédure d'appel d'offres si nécessaire, et réaliser le suivi et l'analyse des recettes et dépenses en collaboration avec le responsable du budget.
5. Organiser les espaces de stockage des documents du MIO et participer à la réflexion sur l'optimisation des activités.
6. Assister, conseiller la hiérarchie, et représenter éventuellement l'institut auprès de partenaires internes et externes lors de réunions.
7. Réaliser ou suivre les enquêtes, audits et évaluations demandés par les tutelles AMU, CNRS, Université de Toulon, et IRD.
8. Participer au réseau des responsables administratifs (RA) des laboratoires d'AMU et de l'OSU Institut Pythéas.
9. Suivre, analyser et présenter les indicateurs du tableau de bord, en contrôlant les résultats par projet.
10. Coordonner les activités institutionnelles et juridiques en lien avec le chargé de gestion, veiller à l'organisation des conseils et des élections des représentants.
11. Contrôler l'application des règles et procédures administratives, assurer la veille réglementaire et le montage de dossiers complexes en collaboration avec les services des tutelles.

Le poste est basé sur le campus Luminy à Marseille, avec des déplacements ponctuels à Toulon environ une fois tous les deux mois.

Position hiérarchique : Sous l'autorité de la Directrice d’unité, en relation avec les directeurs adjoints et responsables des équipes de recherche.

Profil recherché : Bonne connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière des établissements publics, expérience en management, capacité à déléguer, évaluer, prévenir et gérer les conflits. Rigueur, fiabilité, bonnes qualités de communication, maîtrise de l'anglais (niveau B1-B2).

Processus de recrutement : Après réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé, puis un entretien avec les responsables. En cas de succès, un parcours d'accueil, d'intégration et de formations sera proposé.

Environnement de travail : Bénéficiez d'une flexibilité du travail (télétravail jusqu'à 2 jours/semaine après 6 mois), de congés (50 jours la première année, 58 après), de primes, d'un accompagnement pour les personnes en situation de handicap, et d'avantages liés aux transports et loisirs.