Responsable administratif de l'Institut Méditerranéen d'Océanologie (MIO) F/H

Aix-Marseille Université; Lachamp-Ribennes; Hybride; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de recherche à Marseille recherche un Responsable administratif pour l'Institut Méditerranéen d'Océanologie. Le candidat idéal possède une expérience en management et des connaissances en réglementation des établissements publics. Les missions incluent la supervision d'une équipe administrative et le suivi du budget. Des déplacements à Toulon sont à prévoir, avec une flexibilité de télétravail possible.

Prestations

Jusqu’à 50 jours de congés la première année

Primes mensuelles et annuelles

Prise en charge des transports en commun à 75%

Possibilité de télétravail jusqu'à 2 jours/semaine

Qualifications

• Bonne connaissance des établissements publics.
• Expérience en management requise.
• Maîtrise de l'anglais à un niveau B1-B2.

Responsabilités

• Mise en œuvre de la politique du laboratoire.
• Encadrement de l'équipe administrative.
• Suivi du budget et contrôle des dépenses.
• Participation aux réseaux de responsables administratifs.

Connaissances

Connaissances en réglementation juridique

Management

Anglais (B1-B2)

Description du poste

Responsable administratif de l'Institut Méditerranéen d'Océanologie (MIO) F/H, Lachamp

Aix-Marseille Université

L'Institut Méditerranéen d'Océanologie (M.I.O) est une unité mixte de recherche en Océanographie multi-tutelles (Aix Marseille Université (AMU), Univ. Toulon, CNRS-INSU, IRD) qui étudie le milieu marin par des approches biologiques, chimiques, physiques ou de modélisation.

Le responsable administratif aura pour missions de :

• Mettre en œuvre la politique du laboratoire et les règles des tutelles en termes d'activités administratives et de pilotage, en relation étroite avec la directrice du laboratoire et les directeurs adjoints.
• Encadrer hiérarchiquement, fonctionnellement et manager l'équipe administrative du laboratoire comprenant huit agents, répartis en pôles ressources humaines, projet, gestion financière et communication.
• S'assurer de la bonne exécution des tâches des agents, proposer des solutions en cas de difficultés, et suivre les dossiers complexes tels que CPER, ERC, conventions.
• Coordonner et assurer la mise en œuvre de la politique du laboratoire en matière de budget, ressources humaines, communication, en supervisant toutes les étapes budgétaires, en lien avec la responsable budget.
• Établir et suivre le budget à partir des subventions des tutelles et des contrats, contrôler sa répartition et son exécution, et réaliser le suivi des recettes et dépenses.
• Organiser les espaces de stockage des documents et participer à l'optimisation des activités administratives.
• Assister et conseiller la hiérarchie, représenter le laboratoire lors de réunions avec certains partenaires.
• Réaliser ou suivre les enquêtes, audits et évaluations demandés par les tutelles.
• Participer au réseau des responsables administratifs des laboratoires d'AMU et de l'OSU Institut Pythéas.
• Suivre et analyser les indicateurs de performance, évaluer et présenter les résultats, contrôler par projet.
• Coordonner les activités institutionnelles et juridiques, veiller à l'organisation des conseils et renouvellements.
• Contrôler l'application des règles et procédures administratives, assurer la veille réglementaire et suivre le montage des dossiers complexes.

Le poste est basé sur le campus Luminy à Marseille, avec des déplacements ponctuels à Toulon environ tous les deux mois.

Position hiérarchique :

Sous l'autorité de la Directrice d’unité, en relation avec les directeurs adjoints et responsables des équipes de recherche.

Le candidat doit avoir de bonnes connaissances en réglementation juridique, administrative et financière des établissements publics, une expérience en management, et maîtriser l'anglais niveau B1-B2.

Processus de recrutement :

Une étape d’échange téléphonique, suivie d’un entretien avec les responsables. En cas de succès, intégration rapide avec parcours d'accueil et formations adaptées.

Environnement de travail :

• Flexibilité du travail avec possibilité de télétravail jusqu'à 2 jours/semaine après 6 mois.
• Jusqu’à 50 jours de congés la première année, puis 58 jours.
• Primes mensuelles et annuelles, application du RIFSEEP.
• Accompagnement pour les personnels en situation de handicap.
• Prise en charge à 75% des transports en commun, options de parking ou forfait mobilité durable.
• Accès à diverses prestations sociales, sport, culture et loisirs.