Responsable administratif de Département (réf. 925-2-RE26) (H/F)

Description

Au sein de la Direction du Département de Master Physique Fondamentale et Applications de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université. Localisation: 4 Place Jussieu 75005 Paris

Fonctions : Responsable administratif.ve de Département

Catégorie : A

Corps : Assistant Ingénieur de recherche et de formation

BAP : J - Administration et pilotage

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission :

- L'équipe administrative du Département du Master de Physique fondamentale et applications assure la gestion administrative, pédagogique et financière de la Mention qui accueille les étudiants de M1 et des divers parcours-types en M2 en liaison avec les services centraux de Sorbonne Université et les autres établissements partenaires.

- La mission du ou de la Responsable administratif.ve du Département est d'assister le Directeur et l'ensemble des personnels du département (équipe de directions, équipe administrative, enseignants et étudiants) en liaison avec les services centraux de Sorbonne Université (SU), et de coordonner, encadrer et animer l'équipe administrative et technique.

Activités principales :

1. Assurer la liaison entre les partenaires externes, les composantes et les autres services de l'établissement
2. Participer aux réunions organisées par les services centraux de SU (DFIPVE)
3. Collecter, exploiter, mettre à jour et transmettre en interne et en externe les informations et décisions
4. Assurer la fonction de coordinatrice scolarité : suivre l'évolution de la réglementation et des procédures
5. Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques du service
6. Réaliser les indicateurs du service : devenir des étudiants, statistiques, permettant de produire les bilans du département
7. Alimenter les bases de données et répondre aux enquêtes en liaison avec les différents services centraux de SU
8. Organiser les réunions du Conseil de département et les diverses réunions de coordination administratives ou pédagogiques au sein du Département
9. Organiser les élections des délégués enseignants et étudiants et IATOS au Conseil de Département
10. Organiser le Forum annuel des parcours de la mention
11. Orchestrer la cérémonie de remise de diplômes
12. Préparer le budget avec l'équipe de direction du département, suivre sa mise en place et son exécution avec la gestionnaire rattachée à la direction de l'UFR
13. Gérer des demandes d'heures de vacations
14. Maîtriser le paramétrage de l'offre de formation du master, dans l'application Apogée
15. Accueillir et informer les étudiants
16. Traiter les dossiers de candidature des étudiants étrangers passant par Campus France
17. Gérer administrativement le M1 PFA en anglais, les M2 "Systèmes complexes", "Systèmes biologiques et concepts physique", "Météorologie océanographie climat ingénierie pour les observations spatiales", inscrire les étudiants administrativement et pédagogiquement, collecter les notes et éditer les procès-verbaux de semestre et de niveau
18. Gérer les stages obligatoires des étudiants du M1 PFA en anglais et des M2 sur la plateforme dédiée
19. Actualiser les sites web

Encadrement : OUI - 3B

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• Débutant accepté

Savoirs et savoir-faire

• Élaborer, suivre et piloter un budget
• Encadrement d’agents permanents ou contractuels
• Elaborer bilans et indicateurs pour exploitation
• Adaptabilité et autonomie
• Savoir animer et coordonner activité équipe
• Sens du service public, confidentialité
• Maîtriser rédaction notes et documents synthèse
• Planifier et prioriser activités service
• Capacité à organiser, planifier, animer, coordonner
• Capacité à proposer des solutions adaptées
• Word, Excel, Casper, Sifac, Moodle, Power Point

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de leadership
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Formations

• Bac+2 ou équivalents

Source: France Travail (https://www.francetravail.fr/)