Responsable adjoint du Secrétariat Général H/F - Mairie de MAGNY-LES-HAMEAUX

Communes; Île-de-France; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une commune dynamique recherche un Responsable adjoint du Secrétariat Général pour assurer un rôle clé dans la gestion administrative. Ce poste implique l'accueil des citoyens, la gestion de l'agenda du Maire, ainsi que la coordination des réunions et des élections. Le candidat idéal devra posséder un diplôme de niveau 5 et avoir une solide maîtrise des outils informatiques tels qu'Excel et Word. Les qualités requises incluent rigueur, organisation, et un excellent sens de la communication. Rejoignez une équipe engagée au service de la communauté et contribuez à la gestion efficace des affaires municipales.

Qualifications

• Connaissances des procédures administratives et du fonctionnement de la Fonction publique territoriale.
• Aptitudes à utiliser des logiciels de traitement des actes administratifs.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique, gestion de l'agenda du Maire.
• Rédaction et vérification des documents administratifs.
• Organisation des élections et suivi des résultats.

Connaissances

Gestion administrative

Communication

Organisation

Maîtrise de l'orthographe

Confidentialité

Formation

Diplôme de niveau 5 (BAC+2)

Outils

Excel

Word

Power Point

Description du poste

Responsable adjoint du Secrétariat Général H/F - Mairie de MAGNY-LES-HAMEAUX

Rattaché(e) à la Direction Générale, et placé(e) sous l'autorité de la responsable du Secrétariat Général, vos principales missions seront :

1. Accueil physique et téléphonique du Secrétariat Général
2. Gestion de l'agenda du Maire et organisation des réunions des autres élus
3. Participation à la préparation et au suivi du Conseil Municipal
4. Participation à la gestion des autres actes administratifs (décisions, arrêtés)
5. Assurer et suivre la publicité des actes administratifs et tenue des registres relevant du Secrétariat Général
6. Participation à la gestion/coordination de la reliure des actes administratifs des services
7. Traitement du courrier entrant : tri, orientation, diffusion
8. Travaux de secrétariat : rédaction, mise en forme, vérification des documents et des notes, frappe de courriers, classement et suivi des dossiers, archivage
9. Gestion et suivi de la GRC (Gestion Relation Citoyenne)
10. Transmission des demandes des administrés faites à Monsieur le Maire aux services et suivi
11. Organisation des dossiers protocolaires
12. Participation aux élections : préparation du scrutin, procès-verbaux, secrétaire d'un bureau de vote, vérification des résultats en bureau centralisateur
13. En l'absence de la responsable du Secrétariat ou en cas de besoin, vous assurez l'intérim et notamment les convocations aux commissions municipales et comités consultatifs.

Profil recherché

Titulaire d'un diplôme de niveau 5 (BAC+2). Connaissances du fonctionnement de la Fonction publique territoriale et maîtrise des procédures administratives de la gestion du Conseil Municipal. Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, Power Point) exigée. Aptitudes à utiliser des logiciels de traitement des actes administratifs et des courriers. Maîtrise parfaite de l'orthographe, de la grammaire et de la syntaxe ainsi que des techniques de secrétariat. Qualités requises : Rigueur, organisation, esprit d'équipe et réactivité, qualités rédactionnelles et de communication, sens de l'accueil, appliquer les obligations de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle absolue, être en mesure de prendre des initiatives.

Poste à pourvoir au 15/02/2025.

Qui sommes-nous?

9 500 habitants (1 quartier en veille active) au sein de la Communauté d'agglomération de Saint-Quentin-en-Yvelines (12 communes, 230 000 habitants) et du Parc Naturel Régional de la Haute Vallée de Chevreuse, la ville se distingue par un patrimoine historique, des pavillons individuels, du logement social et de nombreux espaces verts, agricoles et naturels.