Responsable adjoint du Bureau de la Vie Etudiante F/H (H/F)

Fondation Bordeaux Université; Pessac; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

La Fondation Bordeaux Université recherche un(e) chargé(e) de gestion de la vie étudiante pour améliorer la qualité de vie sur campus. Vous serez en charge d'accompagner les étudiants et de gérer les aspects logistiques, en collaboration avec diverses instances éducatives. Ce poste exige autonomie, rigueur et compétences relationnelles afin de dynamiser la vie de campus et soutenir les initiatives étudiantes.

Qualifications

• Expérience de 12 mois minimum.
• Autonome et organisé(e) avec un bon sens relationnel.
• Capacité à travailler en équipe et à rédiger des rapports.

Responsabilités

• Assister le responsable du service dans ses missions.
• Gérer l'accueil physique et téléphonique.
• Planifier et organiser les commissions et suivre le budget.

Connaissances

Communication interpersonnelle

Logiciel de traitement de texte

Utilisation de logiciels de tableur

Gestion du stress

Suivi administratif

Outils

Suite Office

Sphinx

Trello

Skello

Adobe

Description du poste

DescriptionAu sein de la direction de la vie universitaire, le service de la vie étudiante développe une offre de services aux étudiants et aux associations. Spécialisé dans l'accueil, l'accompagnement (notamment social) et l'intégration des primo-entrants, en particulier internationaux, il est également en charge de la coordination du dispositif de rentrée, du soutien à la vie associative et du renforcement de l'engagement étudiant, mais aussi de l'amélioration de la qualité de vie sur les campus, en lien avec le développement durable. Il met en œuvre la politique de vie étudiante de l'établissement, et a pour mission de dynamiser la vie de campus, et améliorer le bien-être étudiant. Il collabore avec les instances universitaires et assure le secrétariat des conseils de vie de campus. Contexte et spécificités du poste : Le Service de la Vie Étudiante est placé sous la responsabilité de la Directrice de la vie universitaire. C'est un service central organisé en bureau sur les différents campus, au plus près des usagers. Il conseille et met en œuvre la politique en matière de vie étudiante de l'établissement. Il contribue à dynamiser la vie de campus de tous les sites et à améliorer la qualité de vie des étudiants à l'Université. Le BVE de Pessac est composé d'un responsable de catégorie A, d'un responsable adjoint de catégorie B, d'une chargée de logement de catégorie B et d'un agent de catégorie C. Des emplois étudiants sont également recrutés chaque année pour des périodes plus ou moins longues. Permanences/astreintes : une permanence d'une demi-journée 2 fois par mois sur la campus Bastide pour les rendez-vous d'accompagnement avec les associations étudiantes du site. Déplacements possibles sur les campus Talence et Bordeaux pour des réunions inter-BVE mais aussi pour Fête la rentrée en septembre sur les campus Bastide, Périgord et du Pin à Agen. Ponctuellement, activités en soirée. Missions : Vous assistez le responsable du service dans ses missions quotidiennes et veillez au bon fonctionnement du guichet d'accueil, en garantissant un accueil de qualité pour les usagers. Vous soutenez les étudiants désireux de s'engager dans la vie étudiante, en leur apportant un appui logistique, matériel et financier adapté à leurs besoins. Dans le cadre de la gestion du FSDIE projets, vous contribuez à l'élaboration du bilan annuel et à la préparation de l'enquête ministérielle. Vous planifiez et organisez les commissions, assurez le suivi du budget, et accompagnez les associations étudiantes dans le montage de leurs projets et de leurs budgets. Activités principales : Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...) Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) Profil attendu: Vous gérez les projets avec méthode, rigueur et respect des délais. Collaboratif-ve, vous travaillez en équipe et assurez un reporting clair. Vous rédigez rapports et bilans avec précision, tout en appliquant les procédures en vigueur. Vous maîtrisez la suite Office, Sphinx, Trello, Skello, Adobe et les réseaux sociaux. Autonome, organisé-e et réactif-ve, vous communiquez efficacement et faites preuve d'un bon sens relationnel. Vous encadrez les étudiants, animez des réunions et suivez leurs missions avec sérieux.

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 12 Mois
  
  

Savoirs et savoir-faire

• Communication interpersonnelle
• Logiciel de traitement de texte
• Techniques de gestion du stress
• Utilisation de logiciels de tableur
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Assurer un accueil téléphonique
• Identifier, traiter une demande client
• Assurer la confidentialité des informations
• Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil
• Faciliter la résolution de questions et démarches administratives
• Garantir un suivi administratif
• Gérer des situations de crise ou d'urgence
• Maintenir une communication claire et professionnelle
• Maintenir un environnement de travail propre et organisé
• Rédiger des messages et des emails professionnels
• Relayer de l'information
  
  

Savoir-être professionnels

• Faire preuve d'autonomie
• Faire preuve de réactivité
• Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
  
  

Source: France Travail (https://www.francetravail.fr/)