Référent organisation et coordination adminsitrative (H/F)

Agence Régionale de Santé Grand Est (Ars Grand Est); Colmar; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

L’Agence Régionale de Santé Grand Est (ARS Grand Est) recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) au sein de la Délégation Départementale du Haut-Rhin. Vous rejoignez l’équipe mutualisée d’assistantes et apportez votre soutien aux services Sanitaire et Autonomie, assurant le bon fonctionnement des échanges et le suivi des dossiers des établissements sanitaires et médico-sociaux.

Vous coordonnez les réunions, organisez les commissions et projets, améliorez les outils de travail et assurez le

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et assistanat de direction.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel.
• Capacité à rédiger des courriers et synthèses.
• Bon relationnel et capacité à communiquer avec divers interlocuteurs.

Responsibilities

• Accompagner les cheffes de service dans l’organisation et la coordination.
• Organiser les réunions, commissions et événements et assurer leur suivi.
• Améliorer les outils et méthodes de travail et gérer le classement et l’archivage.
• Assurer les échanges avec les partenaires et la gestion des messageries.

Skills

Rigueur

Organisation

Autonomie

Esprit d'équipe

Relationnel

Tools

Excel

Job description

Au sein de la DélégationDépartementale du Haut-Rhin, vos missions seront les suivantes:

Vous rejoignez l’équipe mutualisée d’assistantes et intervenez en appui des services Sanitaire et Autonomie.

Véritable relais organisationnel et administratif, vous contribuez au bon fonctionnement des services, à la fluidité des échanges et au suivi des dossiers des établissements sanitaires et médico-sociaux.

Coordination et appui à l’organisation des services:

• Vous accompagnez les cheffes de service dans l’organisation et la coordination de leurs activités
• Vous organisez les réunions, commissions et événements, et assurez leur suivi logistique
• Vous contribuez à l’amélioration des outils et méthodes de travail et pilotez l’organisation du classement et de l’archivage
• Vous assurez les échanges avec les partenaires et participez à la gestion des messageries de la délégation

Gestion et suivi administratif des dossiers:

• Vous assurez le suivi des dossiers des établissements sanitaires et médico-sociaux, dans le respect des procédures et des échéances
• Vous participez à la rédaction des arrêtés administratifs et à la création d’outils de suivi
• Vous recueillez, analysez et synthétisez les résultats des enquêtes menées auprès des partenaires

Appui aux missions spécifiques des services:

• Vous assurez le suivi administratif de dossiers liés à la fonction publique hospitalière: mouvements de grève, carrières et évaluations des directeurs d’établissements publics, dossiers des praticiens hospitaliers
• Vous apportez votre soutien administratif à la cellule des transporteurs sanitaires

Profil recherché

• Vous savez:
  • Organiser et coordonner des activités administratives
  • Assurer le suivi de dossiers et anticiper les échéances
  • Rédiger des courriers, comptes rendus et synthèses
  • Communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés
• Vous connaissez:
  • Les techniques de gestion administrative et d’assistanat de direction
  • Les outils bureautiques, notamment Excel
  • Les méthodes de classement, d’archivage et l’environnement institutionnel médico-social
• Vous êtes:
  • Rigoureux et organisé
  • Autonome et force de proposition
  • Polyvalent, réactif et adaptable
  • Doté d’un excellent relationnel et d'un esprit d’équipe

Présentation de Agence Régionale de Santé Grand Est (Ars Grand Est)

Agence Régionale de Santé Grand Est (ARS Grand Est)