Référent Archives & Gestion des Dossiers (SIAM/BAI)

Préfecture de Loire-Atlantique; Nantes; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Préfecture de Loire-Atlantique recherche un référent archives pour le SGCD 44. Il assure le fonctionnement des activités d’archives au sein du bureau logistique et collabore avec les services et les archives départementales.

Le poste implique la sensibilisation, le conseil et l’organisation de la destruction et du stockage, le pilotage de SIAM et le respect des règles de gestion documentaire, avec possibilités de télétravail selon les missions.

Qualifications

• Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis.
• Maîtrise des normes en matière de gestion documentaire et d’archivage / niveau maîtrise - requis.

Responsibilities

• Sensibiliser en lien avec les Archives Départementales (AD) l’ensemble des services en matière d’archivage sur les enjeux et objectifs de la gestion des documents et données / les méthodes et outils pour gérer les documents et les données au quotidien: trier, organiser, verser, éliminer.
• Conseiller les services en lien avec les Archives Départementales (AD) pour qu’ils réalisent: un état des lieux macro de la situation au regard de la gestion des documents / une feuille de route, et la définition de règles de gestion des archives dans le respect de la réglementation.
• Organiser et superviser la destruction physique des dossiers après signature des visas d’élimination par les AD
• Organiser la prise en charge matérielle des boîtes et leur acheminement aux AD
• Contribuer à la recherche de solutions spatiales pour le stockage des archives intermédiaires (AI)
• Définir, en concertation avec les services, les espaces dédiés aux services producteurs, et veiller au respect de l’organisation mise en place
• Pour la DDTM: gérer le BAI ( bureau des archives intermédiaires) et notamment l’application SIAM (système d’information et de gestion de l’archivage) et l’espace de stockage des archives intermédiaires
• Pour le SGCD: mettre en place le BAI et le gérer
• Alimenter la rubrique intranet du SGCD dédiée aux archives en lien avec la cheffe de bureau
• Proposer et organiser les prestations externalisées le cas échéant, dans le cadre de l’enveloppe budgétaire attribuée, en lien avec les archives départementales et les services concernés.
• Communiquer les informations en interne et conseiller les usagers: textes applicables, règlesd’archivage…

Skills

Gestion documentaire

Archivage

Analyse

Réglementation

Organisation

Relations humaines

Tools

SIAM

Job description

Préfecture de Loire-Atlantique recherche un référent archives pour le SGCD 44. Il assure le fonctionnement des activités d’archives au sein du bureau logistique et collabore avec les services et les archives départementales.

Le poste implique la sensibilisation, le conseil et l’organisation de la destruction et du stockage, le pilotage de SIAM et le respect des règles de gestion documentaire, avec possibilités de télétravail selon les missions.