Recrutement | Assistant(e) d’Institut pour la Faculté d’Education

UCLy; Lyon; Sur place; EUR 30 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

UCLy recherche un(e) gestionnaire de scolarité pour assurer la gestion et l'organisation administrative des étudiants en Master et Licence. Ce rôle implique la coordination des plannings, la communication avec les étudiants et l'utilisation de divers outils logistiques. Idéalement, le candidat doit avoir une bonne capacité d'adaptation, un excellent relationnel, et savoir travailler en équipe, tout en gérant efficacement les tâches administratives dans un environnement dynamique.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative ou secrétariat.
• Bonnes compétences interpersonnelles nécessaires.
• Capacité à travailler en équipe et à s'adapter.

Responsabilités

• Gérer la scolarité dans le respect des procédures et réglementations.
• Suivre les dossiers administratifs des étudiants.
• Organiser logiquement la formation et les évaluations.

Connaissances

Relationnel

Esprit d'équipe

Capacités d'adaptation

Outils

Synergie

SPARC

MOODLE

TEAMS

Ecampus

Description du poste

• Assurer la gestion de scolarité des formations de l’unité dans le respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur.
• Participer aux tâches communes du secrétariat avec l’équipe administrative de la Faculté d’Education.

Tâches spécifiques (liste non exhaustive)

• Gérer en équipe et en collaboration avec l’attaché de direction, l’administration pédagogique pour les étudiants en Master MEEF et Licence sciences de l’éducation :
• Assurer l’accueil, le contact quotidien et la transmission de l’information pour les étudiants, les enseignants et les partenaires institutionnels (INSPE, ISFEC, CEPEC) en direct, par mail et par téléphone,
• Être en charge de l’import et de la vérification des données d’inscriptions avec suivi, envoi des certificats de scolarité, envoi des notices informatiques, transmission des cartes étudiantes,
• Suivre les dossiers administratifs : élaboration des plannings, récupérer les conventions de stages, suivi des absences, suivi des notification CROUS,
• Organiser la formation sur le plan logistique : réservation des salles et de l’équipement nécessaire au distanciel, préparation des documents administratifs et pédagogiques : émargements, supports de cours, replanification des séances en cas de besoin,
• Planifier les évaluationsen lien avec les responsables des études : réserver les salles et les surveillants, récupération des sujets et des supports d’examens, vérification de la saisie des notes par les ISFEC et le CEPEC, correction sur demande et paramétrage d’ecampus…,
• Commission de parcours : réservation de la salle, clôture des moyennes sur Synergie, paramétrage et impression des listes et PV de cursus, impression des bulletins provisoires, archivage des documents signés sous serveur,
• Jurys académiques : transmission des listes et PV de cursus au partenaire Lyon 1, archivage des documents retournés signés, publication des résultats dans les délais légaux,
• Transmissions des notes : remplissage du tableau des codes UE, génération des fichiers CSV et envoi au partenaire Lyon 1,
• Remise des documents officiels Lyon 1 aux étudiants : suivi de l’émargement, des procurations et des décharges (si remise globale au représentant de l’ISFEC),
• Suivre, contrôler la réalisation, et assurer le reporting de certaines actions,
• Apporter une aide à la mise en œuvre logistique des manifestations organisées par l’équipe de la faculté d’Education (réunions du Lirefop, journées de rentrée, conférences, colloques, journée d’études, etc…).
• Assurer un soutien transversal auprès de la direction, des responsables des études et de l’assistante de direction.

Outils spécifiques

• Utilisation du logiciel Synergie (gestion pédagogique), SPARC (inscriptions en ligne), d’ADE SOFT (logiciel de planification et de réservation de salle) MOODLE (pédagogie en ligne) TEAMS ou tout autre logiciel de visioconférence accepté par l’UCLY et d’ECAMPUS (intranet pour les étudiants et enseignants) pour l’ensemble des tâches.
• Bon relationnel
• Esprit d’équipe
• Capacités d’adaptation

Durée de travail : CDI, Temps complet

Prise de fonction : dès que possible

Indice plancher du poste : 380, employé qualifié II, Niveau UDESCA C

Les candidats salariés sont invités à retirer un dossier de candidature au Service des Ressources Humaines ou sur l’Intranet Salarié (Espace RH >

mobilité).

Pour tout renseignement complémentaire, s’adresser à Mme KOFFI BREDOU, R.A.U : poste 50.93 ou à Mme TAUTY, Directrice de la Faculté d’Education poste 51.04.

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