[PSP / SIEGE]ASSISTANTE ADMINISTRATIVE DE POLE _POLE SANTE PUBLIQUE

HOSPICES CIVILS DE LYON; Lyon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Les HOSPICES CIVILS DE LYON recrutent une Assistante administrative polyvalente pour le site Lacassagne. Ce poste offre la possibilité de travailler au sein d'un environnement hospitalier dynamique, en assurant des missions variées telles que le secrétariat, l'organisation logistique et l'appui aux équipes médicales. Vous serez un point de contact clé au sein de cette structure, favorisant la communication interne et le suivi administratif des activités. Les candidats doivent manifester de l'organisation, de la rigueur et des capacités relationnelles.

Prestations

28 jours de congés annuels

15 jours de RTT

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (pack Office, messagerie, bases de données).
• Organisation, rigueur et autonomie.
• Expérience en milieu hospitalier est un plus.

Responsabilités

• Gestion du secrétariat administratif (accueil, courrier, documents).
• Organisation logistique (planification, réunions, suivis).
• Suivi administratif (dossiers, facturation, respect des délais).

Connaissances

Organisation

Rigueur

Aisance relationnelle

Capacités rédactionnelles

Outils

Pack Office

Bases de données

Description du poste

Vous souhaitez intégrer un pôle dynamique au sein d’un établissement hospitalier de référence?
Nous recrutons une Assistante administrative polyvalente, rigoureuse et autonome, pour accompagner la direction du pôle dans ses missions quotidiennes : secrétariat, organisation logistique, suivi administratif, appui aux équipes médicales et communication interne.

Positionnement dans l'organisation

• Rattachement hiérarchique : Cadre administratif du pôle

• Relations fonctionnelles : Chefs de service, médecins, cadres du pôle, secrétaires médicaux et administratifs, directions fonctionnelles (RH, finances, qualité, informatique…), partenaires extérieurs (ARS, ABM, Université Claude Bernard Lyon 1, etc.)

Misions principales

1. Gestion du secrétariat administratif

• Accueil physique et téléphonique sur site.

• Gestion du courrier, courriels, rédaction de documents administratifs simples.

• Mise à jour de tableaux de bord, plannings et bases de données.

2. Organisation logistique et gestion des agendas

• Planification des rendez-vous du quatuor de Pôle (Chef de Pôle, Directeur, Cadres soignants et Administratif)

• Organisation des réunions (réservations, convocations, préparation des dossiers, relances, listes de présence, installation).

• Rédaction et diffusion des comptes-rendus avec suivi des actions.

• Coordination des événements internes (AG, conférences, réunions).

• Gestion des arrivées, départs et planning des stagiaires.

• Gestion du matériel (papeterie, informatique, fournitures).

3. Suivi administratif des activités du pôle

• Participation à la gestion des dossiers transversaux : conventions, appels à projets, rapports d’activité.

• Appui à la collecte de données et facturation trimestrielle des transports d’organes.

• Gestion des comptes logistiques : ordres de mission France et étranger, frais, locations, fournitures.

• Réception, vérification, enregistrement, suivi et contribution aux dialogues de gestion.

• Suivi des échéanciers, relances administratives, archivage papier et numérique.

• Veille au respect des délais réglementaires.

4. Appui aux professionnels de santé

• Interface avec les services hospitaliers pour besoins logistiques ou organisationnels.

• Gestion de la diffusion des protocoles, procédures et communications internes.

5. Actions de communication

• Contribution à la gestion et à la mise à jour du site intranet.

• Élaboration et diffusion des newsletters internes.

• Diffusion des communications internes aux équipes du pôle.

Profil recherché :

• Maîtrise des outils bureautiques (pack Office, messagerie, bases de données).

• Organisation, rigueur et autonomie.

• Capacités rédactionnelles.

• Sens du service et aisance relationnelle.

• Discrétion et respect absolu de la confidentialité.

• Une expérience en milieu hospitalier est un plus.

Conditions de travail :

• Lieu : Site Lacassagne

• Quotité de temps de travail : 100%

• Rythme de travail : 5 jours du lundi au vendredi

• Poste classé à repos fixe : 28 CA + 15 RTT (sur la base d'une année pleine)

• Date de recrutement souhaitée : 01/09/2025