PREF69 - Responsable du pôle - Assistante(e) secrétariat de la préfète de région

Préfecture du Rhône; Rhône; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Une administration publique régionale est à la recherche d'un(e) Responsable du pôle - Assistante(e) secrétariat. Le poste implique l'encadrement des secrétaires, la gestion de l'agenda de la préfète, et la nécessité de compétences en organisation et relations humaines. Ce rôle est fixé à Lyon avec des horaires spécifiques et une durée d'affectation minimale de 3 ans.

Qualifications

• Connaissances techniques requises au niveau pratique.
• Compétences bureautiques nécessaires.
• Capacité à s'organiser et à gérer un projet.
• Maîtrise du travail en équipe.
• Compétences en rédaction requises.

Responsabilités

• Encadrer les agents du secrétariat.
• Gérer l'agenda de la préfète de région.
• Gérer les appels téléphoniques.
• Suivre le budget de la préfète.
• Gérer des dossiers ponctuels.

Connaissances

Connaissances techniques en environnement professionnel

Compétences en informatique – bureautique

Organisation

Gestion de projet

Travail en équipe

Rédaction

Sens des relations humaines

Accueil

Adaptation

Communication

Expression orale

Description du poste

PREF69 - Responsable du pôle - Assistante(e) secrétariat de la préfète de région

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible Non

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales
Tâches permanentes:
- Encadrement des agents du secrétariat mutualisé(préfète de région, directrice de cabinet et conseiller diplomatique) : gestion du planning des quatre secrétaires
- Gestion de l’agenda de la préfète de région (prise de rendez-vous, gestion du planning, gestion des déplacements et de la représentation de la préfète)
- Gestion des appels téléphoniques
- Gestion de la boite mail fonctionnelle de la préfète, du courrier et des annuaires
- Suivi du budget de la préfète
- Gestion de dossiers ponctuels
- Gestion des actes d’hospitalisation sans consentement

Tâches transversales organisées en rotation hebdomadaire entre les quatre secrétaires :
- Réception et traitement du courrier réservé (entrant/sortant)
- Réservations de la salle Érignac et logistique évènementielle
- Mise en forme de la synthèse bimensuelle départementale
- Gestion des invitations de la préfète
- Lancement des visioconférences de la préfète (Compagnons/Érignac)
Votre environnement professionnel
Activité du service :
Le cabinet est chargé de l’organisation des visites et des déplacements ministériels dans le département, du protocole et des relations extérieures, de l’information du ministère de l’Intérieur en matière d’élections et d’affaires politiques, du suivi du courrier parlementaire et ministériel, de l’instruction des dossiers de demande d’attribution de distinctions honorifiques.
Le service de la communication est chargé des relations avec la presse, de la communication des services de l’Etat, de la réalisation de lettres et de plaquettes d’information.

Composition et effectifs du service :
Le cabinet de la préfète de région compte 36 agents
Liaisons hiérarchiques :
Préfète de région - Directrice de cabinet
Liaisons fonctionnelles :
Les autres services du cabinet: protocole, secrétariat de direction, garage, communication etc...
Les secrétariats des membres du corps préfectoral et des chefs de service de la préfecture
Les services déconcentrés de l’État
Les collectivités territoriales - les permanences des parlementaires - les entreprises - les associations

Profil recherché

Compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques :
Connaitre l’environnement professionnel : Niveau pratique Requis
Avoir des compétences en informatique – bureautique : Niveau pratique Requis


Savoir faire :
Savoir s’organiser : Niveau maîtrise Requis
Savoir gérer un projet : Niveau pratique Requis
Savoir travailler en équipe : Niveau maîtrise Requis
Savoir rédiger : Niveau pratique Requis


Savoir être :
Avoir le sens des relations humaines : Niveau maîtrise Requis
Savoir accueillir : Niveau maîtrise Requis
Savoir s’adapter : Niveau pratique Requis
Savoir communiquer : Niveau pratique Requis
Savoir s’exprimer oralement : Niveau pratique Requis

Vos perspectives
Possibilité d’évoluer au sein d’autres sections du cabinet de la Préfète

Localisation administrative :
Préfecture du Rhône
Cabinet de la préfète de la région Auvergne-Rhône-Alpes, préfète du Rhône
Adresse: 18 rue de Bonnel 69003 Lyon
Emploi fonctionnel : Assistant(e) de direction / ADM005A

Spécificités du postes / contraintes :
NBI : 10 points
Poste non télétravaillable
Horaires spécifiques: travail en équipe, fonctionnement par rotation afin d’assurer une présence au secrétariat de 08 h 00 à 19 h 00 – (2 tranches horaires: 08 h 00 – 16 h 20 ou 10 h 30 – 19 h 00)
Disponibilité, réactivité, savoir gérer le stress, savoir prendre des initiatives, avoir du bon sens, savoir anticiper les évènements et gérer les priorités.
Discrétion.
Durée minimale d'affectation sur le poste : 3 ans
Qui contacter pour se renseigner sur les missions du poste :
Mme Emmanuelle DARMON, directrice de cabinet
Tél: [phone]
Mail: [e-mail]


Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
- CV
- lettre de candidature
- formulaire de mobilité (uniquement pour les titulaires des 3 fonctions publiques) que vous trouverez sur la page d'accueil ou sur :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Fondement juridique du code général de la fonction publique
2° de l’article L332-2

Vacant à partir du 01/10/2025

Assistante / Assistant de direction

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