PREF38-Assistant(e) de direction au sein du pôle des assistants préfète et directrice de cabinet

Préfecture de l'Isère; Auvergne-Rhône-Alpes; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution gouvernementale en France recherche un(e) assistant(e) de direction pour gérer les agendas, accueillir les visiteurs, et coordonner les déplacements des membres du corps préfectoral. Le candidat idéal aura des compétences en bureautique et une bonne maîtrise de la communication. Poste basé à Grenoble, avec un engagement requis entre 3 à 5 ans.

Qualifications

• Connaître l'environnement professionnel à acquérir.
• Compétences en informatique - bureautique requises.
• Compétences budgétaires et comptables à acquérir.

Responsabilités

• Accueillir téléphoniquement et des visiteurs.
• Gérer et suivre les agendas électroniques.
• Organiser les déplacements des membres préfectoraux.
• Trier et suivre courriers et fax.
• Coordonner le travail d’évaluation du corps préfectoral.

Description du poste

PREF38-Assistant(e) de direction au sein du pôle des assistants préfète et directrice de cabinet

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Télétravail possible Non

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales
Accueil
Accueil téléphonique et des visiteurs des autorités ainsi que filtrage. Pendant son absence, suppléance de l’huissier.

Coordination des agendas
Gérer et suivre les agendas électroniques en lien avec les services et les diffuser

Organiser les déplacements des membres du corps préfectoral en liaison avec le garage – réservation trains et hôtels
Assurer la préparation des dossiers « journées » avec demandes de notes aux services Prises de rendez-vous en lien avec les services et demandes de notes
Management de l’information
Trier et suivre les courriers, les fax, parapheurs et sous-couverts Gestion des boîtes fonctionnelles secrétariat-préfet / secrétariat-dircab / boîte préfet
Gestion des outils communs, gestion du tableau des réunions récurrentes, mise en place de réunions, réservation des salons d’honneur
Domaine réservé
Coordonner le travail d’évaluation du corps préfectoral et les archiver
Planning des permanences et administration des congés du corps préfectoral Réception dans les appartements : notes d’organisation et plans de table
Gestion des réceptions privées du préfet en lien avec la résidence
Centralisation des congés du cabinet du préfet sous la supervision du directeur de cabinet


Assistance de direction administrative
Gestion et rédaction de la correspondance des autorités qui ne relève pas des activités officielles gérées par le service du protocole, rédaction de courriers simples, frappe, photocopies, etc.)

Appui transversal aux missions du cabinet (notamment en situation de crise, élections, médailles, préparation des visites ministérielles,.)
Votre environnement professionnel
Activités du service du cabinet
Gérer les affaires transversales du Cabinet
Gestion des dossiers urgents en fonction de l’actualité
Coordination de l’activité du cabinet

Composition et effectifs du service
La Direction du Cabinet comprend la direction des sécurités et le bureau du cabinet et de la communication interministérielle
La Direction des sécurités comprend :
le bureau du pilotage des politiques publiques de sécurité
Le bureau des polices administratives et des armes
le service interministériel des affaires civiles et économiques de défense et de protection civile qui comprend
Le bureau du cabinet et de la communication interministérielle comprend les missions de représentation de l’État, de communication, de transport d’autorité (garage) et de secrétariat préfet.

Liaisons hiérarchiques
Préfète, directrice de cabinet,

Profil recherché

Connaissances techniques :
Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - à acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables / niveau pratique - à acquérir

Savoir-faire :
Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
Savoir analyser / niveau maîtrise - à acquérir
Avoir l'esprit de synthèse / niveau maîtrise - à acquérir


Savoir-être :
Avoir le sens des relations humaines
/ niveau pratique - requis
Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir / niveau pratique - requis

Éléments de candidature

Personnes à contacter

[e-mail]

Localisation administrative et géographique / Affectation
Préfecture de l’Isère Cabinet du Préfet
12, place de Verdun – 38021 GRENOBLE Cedex 1


Vos perspectives
Possibilité d’évolution au sein de la catégorie
Liste des pièces requises pour déposer une candidatures voir formulaire de demande de mobilité
- Lien vers le formulaire de mobilité : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Durée attendue sur le poste: 3 à 5 ans

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Discrétion et aisance relationnelle, travail en équipe au sein du pôle et des services;
Disponibilité en vue d’une couverture quotidienne optimale : Plages horaires de 08h30 à 18h30 avec possibilité d’extension en cas exceptionnel, couvertes en rotation par 3 agents;
Poste placé sous l’autorité de la préfète et de la directrice de cabinet;

Qui contacter :
Pauline GIRARDOT Directrice de Cabinet
[e-mail]
04 76 60 48 70

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique
2° de l’article L332-2

Vacant à partir du 01/11/2025

Assistante / Assistant de direction

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