Gestionnaire des données et des outils du portefeuille des projets
APHM (Assistance Publique - Hopitaux de Marseille)
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Avantages offerts par ce poste
Résumé du poste
Qualifications
- Min. 5 ans d'expérience sur un poste similaire recommandé.
- Connaissance du milieu hospitalier est un plus.
- Capacité à travailler sous pression dans un environnement exigeant.
Responsabilités
- Gérer le portefeuille de projets et soutenir les chefs de projets.
- Assurer la qualité des données et le suivi des projets.
- Produire des tableaux de bord stratégiques.
Connaissances
Formation
Outils
Description du poste
Véritable garant dans l’avancée et la fiabilité des projets, si vous souhaitez occuper un rôle transversal dans tous les projets de la direction et participer à la transformation des projets numériques, ce poste vous attend.
Nous recrutons un(e) Project Management Office Opérationnel
L’équipe de la direction des services numériques est composée de 175 collaborateurs. Elle élabore et met en œuvre une feuille de route dans le domaine stratégique du numérique, au service de l’innovation médicale et organisationnelle, de la gestion et de la valorisation des données, du parcours patient, de la digitalisation des fonctions supports et de la sécurisation des systèmes d’information.
Elle couvre l’ensemble des métiers de l’informatique et est intimement associée aux projets de l’établissement. Elle est certifiée ISO 9001, ISO 27001 et HDS (Hébergeur de Données de Santé).
Elle gère 3 salles machines, 225 locaux techniques, plus de 250 serveurs physiques et plus de 1 000 serveurs virtuels, 10 000 postes de travail, 4 000 imprimantes.
Sur la base de cette infrastructure technique, plus de 350 applications médicales ou non médicales sont maintenues en conditions opérationnelles autour d’un bus inter applicatif (EAI).
L’Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM)
Engagée dans un projet de modernisation ambitieux « Cap 2030 », l’Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM) est, avec ses 4 sites hospitaliers, sa plateforme logistique et ses 12 instituts de formation, le troisième CHRU de France, le plus important centre hospitalier et le 1er employeur de la Région Sud - Provence-Alpes-Côte d'Azur.
Ses missions sont le soin, la formation, la recherche ainsi que la prévention et l’éducation à la santé.
L’AP-HM est également établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire « Hôpitaux de Provence » réunissant les établissements publics du département et associant l’hôpital d’instruction des armées Laveran.
🎯 Vos missions principales
Dans le cadre du système de management certifié de la direction, vous êtes le promoteur du processus « Gérer les projets » et vous contribuez à l’exécution du portefeuille projets en apportant un appui aux chef(fe)s de projets.
Vous êtes également l’expert du logiciel de gestion de portefeuille : Project Monitor.
Vous assurerez les activités suivantes :
Mettre en œuvre le Système de management de la DSN :
- Application du cadre méthodologique (ISO 9001 et 27001) ;
- Mise en cohérence des pratiques projet sur l’ensemble de la DSN ;
- Développement de la culture projet et du pilotage par la valeur.
Participer à l’alignement stratégique et au pilotage par la valeur des projets :
- Participer à la priorisation des projets au regard de leur impact, valeur, risques et capacités ;
- Fournir des analyses d’aide à la décision pour les instances de gouvernance ;
- Construire les tableaux de bord stratégiques (capacitaire, risques globaux, avancement, valeur).
Contribuer à l’exécution du portefeuille de projets :
- Comprendre la feuille de route DSN ;
- Assurer la qualité des données projet ;
- Être le référent des revues périodiques de direction : préparation, animation, synthèse.
- Identifier les risques transversaux du portefeuille ;
- Proposer des plans d’actions ;
- Contribuer aux exercices d’audit et aux exigences ISO ;
- Conduire les actions d’amélioration continue du processus « PR03-Gérer les projets ».
Gestion opérationnelle et paramétrage avancé de Project Monitor :
- Paramétrage avancé du logiciel PPM (gabarits de projets, workflows, indicateurs, écrans, rôles, référentiels) ;
- Gestion des droits ;
- Administration évolutive (versioning, intégration nouvelles pratiques, nouveaux objets)
- Création et modification de rapports personnalisés ;
- Supervision de la qualité des données dans l’outil ;
- Tests suite aux mises à jour ;
- Proposer des améliorations.
Suivi de l’utilisation de l’outil par les chefs de projets :
- Contrôle de la complétude et de la mise à jour des projets ;
- Relances en cas de non mise à jour ou incohérences ;
- Accompagnement individuel pour améliorer la qualité de saisie ;
- Organisation et suivi de la mise à jour mensuelle des informations projet (chaque 15 du mois) en vue des différents comités projets ;
- Analyse des écarts entre données déclarées et données réelles ;
- Vérification de la saisie des charges / consommés / jalons.
Reporting et production d’indicateurs du portefeuille :
- Construction et maintenance des indicateurs stratégiques et opérationnels ;
- Production automatisée et diffusion aux parties prenantes ;
- Qualité, cohérence et consolidation des données ;
- Création de rapports spécifiques (risques, charges, dérives, avancement) ;
- Support au pilotage directionnel (comités, revues trimestrielles, arbitrages) ;
Accompagnement, sensibilisation et formation des chefs de projet :
- Accompagnement des nouveaux chefs de projets ;
- Animation de sessions de formation Project Monitor ;
- Création de guides et bonnes pratiques, animation de webinars, newsletter mensuelle ;
- Coaching individuel sur la gestion du planning, les charges, les risques ;
- Sensibilisation à l’importance des données fiables ;
- Support quotidien (hotline PMO)
Accompagner la conduite du changement et la montée en maturité projet :
- Sensibiliser, former et accompagner les chefs de projet ;
- Développer la maturité méthodologique.
Le profil que nous recherchons
- Rigoureux(se) et organisé(e), vous planifiez, gérez et optimisez les ressources (financières, humaines, formation, planning, reporting) tout en assurant une gestion documentaire et un paramétrage fiable des données.
- Analytique, synthétique et orienté(e) performance, vous formalisez les besoins, construisez des tableaux de bord stratégiques (Power BI, Excel avancé) et intégrez les notions de ROI, coûts complets et CAPEX/OPEX dans vos analyses.
- Autonome, proactif(ve) et réactif(ve), vous priorisez, prenez des initiatives et excellez dans la résolution d’incidents au sein d’environnements exigeants et transverses.
- Collaboratif(ve) et fédérateur(trice), vous exercez un leadership mobilisateur, favorisez la coopération et accompagnez les utilisateurs grâce à votre communication claire et votre écoute active.
- Expert(e) en gestion de portefeuille projets (PPM), vous maîtrisez les outils dédiés (Project Monitor, outils de modélisation) ainsi que les référentiels de pilotage tels que PMBOK, PRINCE2, MoP et ITIL.
- Vigilant(e) et orienté(e) conformité, vous assurez la sécurité des systèmes d’information, l’analyse des risques et le respect des normes ISO 9001, ISO 27001, RGPD et d’identitovigilance.
🎓 Votre parcours
- Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac +2 à Bac +4
- Vous justifiez d’une expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire.
- Compte tenu de la sensibilité des informations, le candidat devra répondre aux conditions d’une éventuelle habilitation au secret de la défense nationale.
- La connaissance du milieu hospitalier est un plus.
Ce que nous vous proposons
- Statut : Grade Technicien supérieur hospitalier
- Poste à temps complet : 39h par semaine avec 19 RTT par an
- 28 jours de congés annuels par an
- Possibilité de télétravail selon les règles en vigueur et l’organisation du service
- Une facilité d'accès à des places en crèches
- Un dispositif d’aide au logement
- Pour vos déplacements : un forfait mobilité durable ou une prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% (dans la limite du plafond fixé par la loi)
- L'accès aux restaurants du personnels des différents sites à un tarif avantageux
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