Operations & Administration manager

Dragon Hill; Mouans-Sartoux; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entité culturelle innovante recherche un responsable administratif pour superviser l'infrastructure et garantir l'efficacité de la résidence. Ce poste clé nécessite une expertise en gestion de projet, une excellente maîtrise des outils CRM, et une capacité à travailler sous pression. Les candidats doivent avoir au moins 7 ans d'expérience dans un rôle similaire, avec des compétences exceptionnelles en communication et en résolution de problèmes. Rejoignez une équipe dynamique et contribuez à un environnement créatif où les artistes peuvent s'épanouir. Si vous êtes passionné par l'art et la culture, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Au moins 7 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Excellente maîtrise des plateformes CRM et des outils de gestion.

Responsabilités

• Superviser l'infrastructure administrative de Dragon Hill.
• Gérer les budgets, les contrats et la logistique des projets spéciaux.

Connaissances

Gestion de projet

Communication

Résolution de problèmes

Gestion logistique

Compétences financières

Autonomie

Collaboration

Formation

Diplôme en gestion ou domaine connexe

Outils

Salesforce

Google Workspace

Asana

Trello

Monday.com

Description du poste

Description de l'entreprise/de l'organisme

Nichée sur les hauteurs de Cannes, en lisière du charmant village de Mougins, réputé pour son havre artistique longtemps fréquenté par des artistes tels que Pablo Picasso, Henri Matisse, Marc Chagall et Berthe Morisot, Dragon Hill est une entité culturelle établie à l'été 2024 dans une maison paysagée de Jacques Couelle.

Considéré comme l’un des chefs-d'œuvre architecturaux les plus emblématiques de la région, Dragon Hill a fait l’objet d’une exposition au Centre Pompidou en 1988 afin de célébrer la pratique de son architecte.

Guidée par son esprit visionnaire, l'orientation curatoriale se développe en 3 entités :

1. Une résidence d’artiste supportée par ArtReview : La mission principale de Dragon Hill est d'accueillir des chercheurs, des écrivains et des créateurs pour travailler, seuls ou en groupe, sur une œuvre ou une publication, afin de la concevoir, de la faire progresser ou de la finaliser. À cette fin, la résidence vise à offrir un sanctuaire créatif et un espace permettant aux artistes d'échapper au rythme et à la pression de l'industrie moderne et de réfléchir, de rechercher, de créer et de collaborer.
2. Un jardin de sculptures : Dragon Hill profite de l'exposition unique de ses abords paysagés à la lumière stellaire et changeante de la région, afin de proposer l'exposition de sculptures monumentales et significatives d'Antony Gormley, Gisela Colon, Thomas Houseago, Carlos Cruz-Diez, Claudia Comte et de nombreux autres talents exceptionnels.
3. Un showroom design : Les qualités physiques de la maison seront accommodées chaque année par l’exposition de mobiliers design épousant au mieux la morphologie organique de la propriété.

Description du poste

Il s'agit d'un rôle essentiel : vous serez responsable de la supervision de l'infrastructure administrative de Dragon Hill, de la mise en œuvre et de la maintenance des systèmes qui favorisent le bon déroulement et l'efficacité de notre résidence, et vous assisterez le directeur dans l'exécution rigoureuse du programme. Ce poste est destiné à une personne qui excelle dans la structure, la planification, les systèmes et l'exécution.

Sous l'autorité directe du directeur, gérer les systèmes administratifs liés aux opérations quotidiennes de Dragon Hill :

• Maintenir et mettre à jour quotidiennement le CRM Salesforce avec les contacts des artistes, les archives d'œuvres, l'historique des transactions et la participation aux événements.
• Superviser la gestion des documents, la tenue des registres et le classement (numérique et physique).
• Gérer les budgets, le suivi des dépenses et le rapprochement des comptes en coordination avec l'équipe comptable.
• Gérer les contrats, les factures et les reçus de manière organisée et ponctuelle.
• Assurer la liaison avec la direction et l'équipe londonienne concernant les rapports, les échéances et les priorités.
• Mettre en œuvre et gérer des outils de gestion des tâches (par exemple, Asana, Trello, Monday.com) pour coordonner les activités opérationnelles.
• Suivre les tâches sur l'ensemble des flux de travail, notamment les arrivées d'artistes, les événements et l'entretien des propriétés.
• Planifier et exécuter la logistique des projets spéciaux (par exemple, la production de catalogues, les visites VIP, les campagnes marketing).
• Gérer et mettre à jour les plannings des artistes, les arrivées et les départs, l'affectation des studios et le calendrier des événements.
• Coordonner les réservations, les transferts, les commandes de fournitures et l'installation des studios en collaboration avec l'équipe.
• Être le point de contact opérationnel entre Dragon Hill et l'équipe londonienne.
• Communiquer clairement et professionnellement avec les artistes, les prestataires et les invités, en français et en anglais.

Description du profil recherché

Au moins 7 ans d'expérience dans un poste similaire d'opérations, de gestion de projet ou d'assistant de direction de haut niveau.

• Excellente maîtrise des plateformes CRM (Salesforce de préférence), de Google Workspace et des outils de gestion de projets/tâches.
• Parler couramment le français et l'anglais (à l'oral comme à l'écrit).
• Excellentes compétences en communication, coordination et résolution de problèmes.
• Expérience en gestion logistique complexe et en multitâche sous pression.
• Solides compétences financières (budgets, facturation, rapprochement).
• Souci du détail exceptionnel.
• Travailler de manière autonome et collaborative.
• Discrétion, professionnalisme et approche proactive de la gestion des informations sensibles et des clients prestigieux.

Date de prise de fonction

Avril ou mai 2025 dans l'idéal

Rémunération envisagée

A déterminer selon le profil et l'expérience