Officière / officier d'état civil - Référente / référent numérique

cdg69; Bretagne; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une ville dynamique recherche un(e) officière / officier d'état civil pour gérer les actes d'état civil et assurer la qualité du service public. Ce poste inclut également la fonction de référent numérique, nécessitant de solides compétences en informatique et une connaissance des règlements administratifs. Un environnement de travail stimulant, avec des horaires de permanence bien définis, attend les candidat(e)s intéressés.

Qualifications

• Connaissance en réglementation applicable aux formalités administratives.
• Polyvalent, rigoureux et organisé avec sens de la confidentialité.

Responsabilités

• Établir et contrôler les actes d’état civil.
• Être le référent numérique pour le service état civil.
• Accueillir et renseigner le public sur les services d'état civil.

Connaissances

Connaissance de l’environnement territorial

Maîtrise de l’outil informatique

Capacité à travailler en équipe

Sens du service public

Qualités relationnelles

Outils

Siècle

dem@t

Airs courrier

Description du poste

Officière / officier d'état civil - Référente / référent numérique, Morbihan

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Rédacteur

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi La direction citoyenneté et relations usagers traduit l’ambition de la Ville en matière de qualité d’accueil et de services rendus au public.

Dans ce cadre et pour les services au public, vous serez chargé(e) de l'ensemble des missions dévolues aux agents recevant du public pour instruire et constituer les actes d’état civil. Ainsi, vous participez au bon fonctionnement des services à la population et à la garantie d’un service de qualité rendu aux usagers. Également, vous êtes le référent numérique de l’état civil. Missions / conditions d'exercice Établissement des actes d’état civil et des livrets de famille
Recevoir les déclarations relatives à l’état civil (naissances, décès, reconnaissances parentales, etc.)
Apprécier et contrôler les demandes au regard des différents documents présentés
Établir les actes d’état civil (naissances, décès, reconnaissances, changements de prénoms, changements de noms)
Instruire et constituer les dossiers de titres d’identité (cartes nationales d’identité et passeports)
Gestion des dossiers et des cérémonies de mariages, parrainages civils et PACS
Constituer les dossiers de mariage et de parrainages civils puis établir les actes
Assister les élus à l’occasion des cérémonies
Assurer la gestion de l’enregistrement, la modification et la dissolution des PACS : permanences d’enregistrement des PACS et mise à jour du registre
Tenue administrative des registres d’état civil
Délivrer les actes d’état civil (via le portail dem@t, COMEDEC ou demandes directes des usagers)
Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés
Procéder aux rectifications administratives des erreurs matérielles des actes
Rédiger et apposer les mentions
Rédiger des courriers courants
Accueil et renseignement du public
Accueillir et renseigner le public sur l’ensemble des services de l’état civil
Expliquer les modalités et les procédures liées à l’état civil

Référent numérique
Accompagner les agents du service état civil sur les logiciels et le matériel informatique, en lien avec la Direction des services numériques (DNUM)
Assurer le lien avec la DNUM pour les mises à jour et les évolutions de logiciel
Participer à la rédaction de guides utilisateurs et guides de procédures et contribuer à la formation des agents de l’équipe
Assurer un appui et un conseil sur la mise à jour et la simplification des procédures
Exercer une veille et participer aux projets en lien avec le numérique

En fonction des évolutions et nécessités de service, participation à toute activité administrative du service Profils recherchés Connaissance de l’environnement territorial - Connaissance dans le domaine de l’état civil et en réglementation applicable aux formalités administratives
Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels métiers (Siècle, dem@t, Airs courrier…)
Capacité à travailler en équipe – Capacité d’anticipation des demandes - Capacité à être polyvalent, rigoureux et organisé - Sens de la confidentialité, qualités relationnelles et sens de l’accueil (écoute – patience – discrétion) - Ponctualité - Sens du service public
Appétence pour les sujets en lien avec le numérique

•Horaires de travail :
˗ permanences quotidiennes liées à l'amplitude d'ouverture du service : de 8h30 à 17h15 du lundi au vendredi,
˗ permanences par roulement le samedi de 9h à 12h et de 14h à 17h (bureau et assistance de l’élu pour les mariages)
• Ce poste est assorti de la NBI sur des fonctions liées à l’accueil du public à titre principal sous réserve que les conditions soient remplies