Officier d'état civil délégué

Placé sous l'autorité du responsable de la cellule état civil du service Vie Civile et Citoyenne, il assure la réception des déclarations, la rédaction, la correction des actes. Il appose les mentions et procéde aux transcriptions. Il délivre les actes et extraits conformément aux textes en vigueur. Il traite les demandes COMEDEC. ll s'assure de la bonne conservation des registres. Il assure l'accueil des usagers, la réception des dossiers de mariage, pacs, changements de nom. Il assiste les élus selon les besoins du service, y compris lors des cérémonies de mariage.

Responsabilités :

1. Recevoir les déclarations et renseigner les usagers
2. Rédiger les actes
3. Rectifier les actes
4. Apposer les mentions
5. Procéder aux transcriptions
6. Délivrer les actes et les extraits
7. Réceptionner et contrôler les dossiers de mariage
8. Recueillir les demandes de changement de nom et/ou de prénom
9. Enregistrer les PACS, suivre les dossiers jusqu'à leur dissolution
10. Contrôler des dossiers de demande de crémation
11. Délivrer et mettre à jour les livrets
12. Assurer la bonne conservation des registres
13. Enregistrer le courrier
14. Classer et archiver les documents du service
15. Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers
16. Orienter les usagers vers le bon agent ou le bon service
17. Participer à l'amélioration en continu de l'activité du service
18. Assurer différentes missions selon les besoins du service ou du pôle vie civile et citoyenne
19. Traiter les demandes COMEDEC
20. Assister les élus lors des cérémonies

Savoirs :

1. Maîtrise de la législation relative à l'état civil
2. Code Civil; IGEC
3. Législation funéraire
4. Connaissance du CGCT
5. Pouvoirs de police du maire en matière funéraire
6. Maîtrise des outils informatiques
7. Maîtrise du logiciel métier OPUS
8. Connaissance des fiches de procédure du service

Savoirs Etre :

1. Sens des responsabilités
2. Amabilité et courtoisie
3. Tenue et élocution correcte
4. Discrétion
5. Rigueur
6. Esprit d'équipe
7. Empathie
8. Disponibilité
9. Sens de l'organisation

Savoir faire :

1. Savoir appliquer et expliquer la législation en vigueur
2. Savoir appliquer et expliquer les consignes à ses collègues
3. Rechercher et diffuser une information fiable
4. Assimiler et appliquer les évolutions législatives et réglementaires
5. Identifier et collaborer avec les organismes extérieurs : police, gendarmerie, parquet, entreprises de pompes funèbres, notaires, banques...
6. Rendre compte à son supérieur de son activité
7. Sens de l'accueil - Amabilité

Environnement de travail :

1. Travail au guichet par roulement
2. Permanence, par roulement, sur site le samedi matin de 09h00 à 12h00 et téléphonique pour les mariages l’après-midi
3. Cérémonies par roulement, les samedis et selon les besoins du service

Poste de catégorie C - Adjoint administratif

Groupe RIFSEEP 1 - mini 300 € maxi 750 €