Office Manager H/F

VOLUNTAE; Roissy-en-France; Sur place; EUR 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de sécurité recherche un(e) Office Manager pour gérer l'entretien et la sécurité des agences. Vous aurez la responsabilité de garantir un environnement de travail optimal, de coordonner les interventions de maintenance et de gérer les budgets. Ce poste exige une expérience confirmée de 7 ans minimum, idéalement dans un contexte multisite. Le salaire est proposé à 50K€ brut annuel.

Qualifications

• Expérience de 7 ans minimum en tant qu’Office Manager.
• Capacité à gérer des missions opérationnelles et administratives.
• Excellente organisation et sens des priorités.

Responsabilités

• Assurer l'entretien et la sécurité de l'ensemble des agences.
• Gérer les baux et l'aménagement des locaux.
• Garantir la maintenance de 1er niveau des équipements.

Connaissances

Organisation

Communication écrite et orale

Gestion de budgets

Coordination de prestataires

Outils

Pack Office

ERP

Messagerie professionnelle

Description du poste

VOLUNTAE, expert des métiers comptable et financier en cabinet ou en entreprise, recrute pour le leader de la sécurité privée en France et à l’international. Nous recrutons pour un site qui est en charge de la sécurité et de la prévenance dans les aéroports.

Nous recherchons pour notre client un(e) Office Manager H/F.

Les missions de votre poste :

En tant qu’office manager, vous serez en charge des missions suivantes :

-Garantir l'entretien, la sécurité et le maintien en fonctionnement des équipements, du matériel, des infrastructures et des bâtiments de la structure pour l’ensemble des Agences,

-Assurer la mise en place des projets associés,

-Mettre en place, coordonner et contrôler les interventions de maintenance de sous-traitance et/ou prestataires,

-Assurer la commande et suivi : des uniformes, de la téléphonie et du parc automobile,

-Assurer la gestion des locaux : gérer les baux, assurer l'aménagement notamment des salles de repli et améliorer l'environnement (aménagement, réorganisation de l’espace de travail des équipes terrain...),

-Garantir les conditions matérielles de travail optimales dans le respect des normes d'hygiène et de sécurité des biens et des personnes,

-Assurer et participer à l’ouverture et la fermeture des agences (déménagement, installation de salles de repli, téléphonie, ...)

-Être garant du budget alloué et assurer le suivi financier des dépenses en suivant le processus achat du groupe et/ou des instructions qui lui seront communiquées,

-Garantir la réalisation des travaux de petite maintenance (changement d’ampoule, installation matériel etc…)

-Garantir la maintenance de 1er niveau de la téléphonie et du hardware (imprimante, ordinateur).

-Assurer le dépouillement, l’orientation et la rédaction des courriers,

-Assurer un service de haut niveau dans le filtrage des appels téléphoniques et dans la prise de rendez-vous avec les partenaires internes/externes,

-Assurer les réunions et séminaires (préparations des documents, convocations, locations de salles, compte-rendu, …),

-Participer aux tâches administratives d’un syndicat professionnel,

-Gérer les dépenses courantes de l’activité aviation (fournitures de bureau …),

-Gérer notamment les fournisseurs (achats, commandes, négociations …),

-Classer et préparer les pièces comptables pour les dépenses engagées par l’activité (factures, justificatifs de déplacements …).

La maîtrise des outils bureautiques (pack Office, ERP, messagerie professionnelle…) est indispensable. Un bon niveau de communication orale et écrite est également attendu.

Informations sur ce poste :

Poste en CDI

Localisé sur Roissy (95)

Salaire : 50K€ brut fixe annuel selon profil et expérience

Votre profil :

Vous justifiez d’une expérience confirmée de 7 ans minimum en tant qu’Office Manager, idéalement dans un environnement exigeant et multisites. Vous avez démontré votre capacité à gérer simultanément des missions opérationnelles, administratives et logistiques, tout en respectant des contraintes budgétaires et des délais serrés.

Doté(e) d’un excellent sens de l’organisation, vous savez prioriser les tâches, coordonner les interventions de multiples prestataires et assurer une qualité de service irréprochable.

Reconnu(e) pour votre rigueur, votre autonomie, et votre sens de l’anticipation, vous êtes également à l’aise dans la gestion de la relation avec des interlocuteurs variés (équipes internes, fournisseurs, syndicats professionnels…).

« Voluntae, votre réussite est notre volonté »

Référence de l’offre : TSCA3